De fem viktigste grunnene til at programvarekonsolidering er viktigst for CIO-er (og hvordan du kan gjøre det selv)

Økonomisk usikkerhet og banebrytende teknologier som generativ kunstig intelligens (Gen AI) ser ut til å ha ført til at IT- og teknologikonsolidering står øverst på virksomheters to-do-lister verden over. Men i virkeligheten søker organisasjoner - les Chief Information Officers - hele tiden etter måter å strømlinjeforme driften og forbedre effektiviteten på.

Best of breed vs. konsolidering først

Når det gjelder teknologipakken, svinger pendelen mellom "best of breed" og "konsolidering først". I de foregående årene har bedriftsledere og CIO-er sett en betydelig vekst i bruken av spesialisert "best in breed"-programvare for å håndtere ulike aspekter av virksomheten. Enpunktsløsninger blomstret i et marked som aksepterte en enkelt funksjonalitet som rettferdiggjorde et kjøp av en programvareplattform.

Men nå er pendelen på vei den andre veien, med økonomisk usikkerhet og teknologisk innovasjon som bidrar til å forsterke utviklingen. IT-sjefer konsoliderer i økende grad programvareleverandørene sine til noen få nøkkelaktører, ikke bare for å spare kostnader, men også for å forbli konkurransedyktige ved å holde tritt med transformative innovasjoner som Gen AI. Og disse nøkkelaktørene må gjøre det mulig for virksomhetene å innovere raskt og vise bevis på verdi så snart som mulig.

Utforsk den nyeste trenden innen digital transformasjon

I denne artikkelen skal vi se nærmere på fem hovedgrunner til at en CIO ønsker å konsolidere programvareleverandører, og deretter går vi gjennom beslutningsprosessen som er involvert i evalueringen av disse leverandørene. Kort oppsummert? Konsolidering er ikke noe å frykte, og det gir nye muligheter til å skape effektivitet og rask innovasjon.

Grunn til å konsolidere #1: Kostnadsbesparelser

Det sies at "En krone spart er en krone tjent". Og ved å kutte ned på antall leverandører kan en organisasjon ofte forhandle seg frem til bedre priser og volumrabatter med dem som blir igjen. Dette gir potensial for betydelige besparelser på kostnader som programvareavgifter, vedlikeholdskostnader og supporttjenester.

Utover de generelle kostnadsøkningene som følger av å ha flere leverandører, er den mindre åpenbare begrunnelsen at ved å redusere antallet programvareleverandører reduserer organisasjonen også kompleksiteten - og dermed kostnadene - ved å administrere dem.

Grunn til å konsolidere nr. 2: Strømlinjeformet support og leverandøradministrasjon

Det fører oss til det faktum at det å administrere flere programvareleverandører kan være et logistisk mareritt for CIO-er, IT-team og eiere av forretningssystemer. Hver leverandør har en tendens til å følge sine egne supportprosesser, SLA-er og eskaleringsprosedyrer, noe som gjør det vanskelig å håndtere og løse problemer på en effektiv måte.

Konsolidering av programvareleverandører effektiviserer antall kontaktpunkter og forenkler kommunikasjonen. Med færre leverandører å forholde seg til kan organisasjoner bygge sterkere relasjoner med de viktigste leverandørene, noe som fører til mer responsiv support og raskere løsninger. Dette forbedrer ikke bare den generelle brukeropplevelsen, men bidrar også til å minimere nedetid og opprettholde kontinuiteten i virksomheten.

Grunn til å konsolidere nr. 3: Bedre integrasjon og interoperabilitet

Jo flere programvareløsninger som finnes, desto mer komplekst og tidkrevende kan det bli å integrere systemene sømløst. Ved å konsolidere programvareleverandører kan CIO-er forenkle integrasjonsprosessen og forbedre interoperabiliteten mellom systemene. Det er mer sannsynlig at de viktigste leverandørene tilbyr spesialbygde API-er og forhåndsbygde integrasjoner som gjør det mulig for programvaren deres å kommunisere med andre systemer. Dette reduserer tiden og innsatsen som kreves for å integrere systemer, samtidig som det bidrar til å sikre at dataene flyter problemfritt for å forbedre organisasjonens effektivitet.

Grunn til å konsolidere nr. 4: Få bedre kontroll over sikkerhet og samsvar

Flere integrasjonspunkter kan øke bekymringene rundt sikkerhet og etterlevelse - en skremmende oppgave for enhver organisasjon. Ulike programvareleverandører følger sine egne sikkerhetsprotokoller og samsvarskrav, noe som gjør det vanskelig for CIO-er å sørge for at dataene og systemene deres er helt sikre og i samsvar med bransjereglene.

Konsolidering hjelper CIO-er med å vinne tilbake kontrollen. Mindre enheter er enklere å administrere. Og det er større sannsynlighet for at de viktigste leverandørene kan tilby både robuste sikkerhetstiltak og kjennskap til de relevante bransjekravene. Dette gjør det enklere å implementere konsekvente sikkerhetsretningslinjer og -prosedyrer, samtidig som organisasjonen overholder kravene.

Grunn nr. 5 til å konsolidere: Større fokus på innovasjon og strategiske initiativer

Med færre leverandører å administrere frigjør CIO-er verdifull tid og ressurser som kan brukes på langsiktige strategiske prosjekter, ny teknologi og nye muligheter for innovasjon. Ved å velge leverandører som leverer fremtidsrettede funksjoner som Gen AI, kan du styrke dine egne innovasjonsmål, skalering og vekst, noe som hjelper organisasjoner med å ligge foran konkurrentene og oppnå langsiktig suksess.

Så det var hvorfor. Her er hvordan...

Det er avgjørende å evaluere plattformene opp mot spesifikke kriterier for å sikre at IT-konsolideringen samsvarer med organisasjonens mål og krav, samtidig som den muliggjør rask gjennomføring. De følgende fem kriteriene kan være et utgangspunkt når dere skal bestemme hvilke programvareplattformer dere skal velge - og hvilke dere skal gå bort fra.

Konsolideringskriterium nr. 1: TCO og ROI

ROI og TCO er sannsynligvis de to vanligste akronymene i næringslivet akkurat nå. Kostnadene er alltid en viktig faktor når det skal tas beslutninger om teknologikonsolidering, og total eierkostnad og avkastning på investeringen er utvilsomt en del av ligningen.

• Bruk/forbruk/lisensavgifter: Sammenlign prismodellene til plattformene for å sikre at de er helt transparente og passer budsjettet.
• Implementeringskostnader: Vurder kostnadene knyttet til implementering, inkludert datamigrering, tilpasning og opplæring.
• Løpende kostnader: Evaluer de løpende kostnadene ved bruk av plattformene, for eksempel vedlikehold, support og oppdateringer - for ikke å snakke om ressursene som kreves (interne, eksterne eller direkte fra leverandøren).
• ROI: Estimer den potensielle avkastningen på investeringen ved å ta hensyn til faktorer som økt effektivitet, reduserte faste kostnader og økt produktivitet.

Konsolideringskriterium nr. 2: Funksjonalitet og muligheter

Utover kostnadsfaktorer er det også viktig å sikre at funksjonalitet, egenskaper og muligheter effektivt støtter organisasjonens prosesser og arbeidsflyter både nå og i fremtiden.

• Kjernefunksjoner: Kan programvaren utføre "dagsjobben"? Identifiser de funksjonene dere ikke kan forhandle om, men vurder også funksjoner på andre områder som kan gjøre jobben til eksisterende frittstående plattformer.
• Muligheter som endrer spillet: Gå gjennom alle nye funksjoner som kan endre måten dere jobber på. Husk at det er noe helt annet å snakke om Gen AI (eller andre transformative innovasjoner) enn å demonstrere en praktisk, virkelig fordelaktig anvendelse.
• Skalerbarhet: Programvaren må være skalerbar for å kunne fortsette å oppfylle organisasjonens behov etter hvert som den vokser og utvikler seg. Skalerbarhet handler ikke bare om ren infrastruktur, men inkluderer også andre kriterier som økt tilgjengelighet, responsivitet og datahåndtering.
• Tilpasning: Organisasjonene vil ideelt sett kunne skreddersy programvaren til sine spesifikke behov.
• Distribusjon: All verdens funksjonalitet og muligheter er meningsløse hvis man ikke kan få de konsoliderte systemene raskt opp og gå. I tillegg må de ansatte og kundene ta teknologien til seg og raskt se resultatene. Det kan lønne seg å undersøke programvareleverandørenes resultater når det gjelder å etablere plattformene sine, for ikke å snakke om hvor raskt verdiene realiseres.
• Veikart og tidslinjer: Gir veikartet gnist til innovasjonen? De umiddelbare behovene til organisasjonen må balanseres med behovene de neste 12-24 månedene.

Konsolideringskriterium nr. 3: Leverandørens støtte og pålitelighet

Funksjonalitet og muligheter må støttes av pålitelig leverandørstøtte som er der når du trenger det, slik at du kan være sikker på at programvaren forblir online og gjør jobben 24/7/365.

• Supportkanaler: Undersøk tilgjengeligheten og responsen til leverandørens supportkanaler, for eksempel e-post, telefon og live chat.
• SLA-er: Gå gjennom leverandørens servicenivåavtaler (SLA-er) for å sikre at de oppfyller forventningene til problemløsning og responstid.
• Leverandørens omdømme: Sjekk leverandørens omdømme i bransjen, inkludert kundeomtaler og -uttalelser, for å vurdere deres pålitelighet og engasjement for kundesuksess.

Konsolideringskriterium nr. 4: Integrasjon og interoperabilitet

Det er også viktig å vurdere hvor enkelt det er å integrere og samhandle mellom de valgte programvareplattformene og organisasjonens eksisterende systemer. Sømløs integrasjon er avgjørende for å sikre smidig dataflyt, forbedre brukeropplevelsen og redusere tiden og innsatsen som kreves for å administrere flere systemer.

• Forhåndsbygde integrasjoner: Sjekk om plattformen tilbyr forhåndsbygde integrasjoner med eksisterende systemer eller ofte brukte applikasjoner.
• API-er: Vurder tilgjengeligheten og robustheten til API-er for å legge til rette for tilpassede integrasjoner om nødvendig.
• Datamigrering og tilgjengelighet: Hvor enkelt vil det være å migrere data fra nåværende systemer til den valgte plattformen?

Konsolideringskriterium nr. 5: Sikkerhet og samsvar

Som vi allerede har vært inne på, spiller sikkerhet og etterlevelse en avgjørende rolle når det gjelder IT-konsolidering. De valgte løsningene må være i tråd med organisasjonens sikkerhetspolicyer og oppfylle bransjespesifikke krav til etterlevelse.

• Sikkerhetsfunksjoner: Vurder plattformens innebygde sikkerhetsfunksjoner, for eksempel kryptering, tilgangskontroll og databeskyttelsestiltak.
• Samsvarssertifisering: Ikke bare se etter relevante samsvarssertifiseringer, for eksempel GDPR, ISO eller SOC 2, men også etter leverandørens erklæring om anvendelighet og hvor lenge disse sertifiseringene har vært i kraft.
• Leverandørens sikkerhetspraksis: Evaluer leverandørens sikkerhetspraksis, inkludert planer for respons på hendelser og sikkerhetsrevisjoner. Hvor mange hendelser har de hatt? Hva var årsakene, og hvor alvorlige var problemene?

Oppsummert

Konsolidering av programvareleverandører gir mange fordeler for CIO-er og deres organisasjoner. Fra kostnadsbesparelser og forbedret integrasjon til økt sikkerhet og strømlinjeformet support - ved å redusere antallet programvareleverandører kan organisasjoner forenkle driften og fokusere på det som virkelig betyr noe - å drive innovasjon og vekst.

IT-konsolidering gir også en verdifull mulighet til å evaluere leverandørene: hva de tilbyr, hva dere allerede har kjøpt, og hva som kan være på vei for å hjelpe dere med å drive innovasjon. Ved å vurdere programvarelandskapet nøye og identifisere de viktigste leverandørene kan IT-direktører ta et viktig skritt i retning av en mer effektiv, sikker og smidig organisasjon.

Det er denne tilnærmingen vi i Optimizely følger når det gjelder valg av programvare til fordel for våre ansatte og partnere. Og ved å oppfylle disse kriteriene mener vi også at Optimizely er et smart valg for alle bedrifter og organisasjoner som er i ferd med å starte på veien mot teknologikonsolidering.