5 tips for å forbedre arbeidsflyten i CMS

"Det finnes en måte å gjøre det bedre på - finn den." Thomas Edison sa disse ordene for å motivere teamet sitt av forskere og oppfinnere til å fortsette å innovere.

Vi bruker dem for å forbedre digital transformasjon og CMS-arbeidsflyter.

En fersk undersøkelse viser at medarbeidernes engasjement er den viktigste faktoren for å forbedre kundeopplevelsen. La oss se på hvordan vi kan optimalisere CMS-arbeidsflyten for å holde medarbeiderne engasjerte og kundene fornøyde.

De viktigste poengene:

• Det er viktig å forstå strategien for nettinnholdet før du tar i bruk et CMS.
• Deltakerne i en CMS-arbeidsflyt omfatter vanligvis interessenten, en prosjektleder, skribenter, grafiske designere, redaktører, godkjennere, medlemmer av markedsføringsteamet og en IT-administrator.
• Du kan sette opp mekanismer for automatisk fremdrift i prosjekter, for eksempel rollebasert ruting og påminnelsesvarsler.
• Forslag til etablering av standarder og retningslinjer på virksomhetsnivå omfatter blant annet filnavnskonvensjoner, redaksjonell stil og SEO-sjekklister.

Måter å optimalisere CMS-arbeidsflyten på

1. Legg en strategi

Begynn alltid med en plan.

Forstå livssyklusen til innholdsstrategien din ved å svare på følgende spørsmål:

• Hva er forretningsmålene dine?

• Hvem er målgruppen din?

• Hva er det overordnede temaet for innholdet ditt?

• Hvilke digitale plattformer vil du bruke til å vise innholdet (f.eks. nettsted, app, videokanal)?

• Hvilke typer innhold vil du lage (f.eks. blogg, video, podkast)?

• Hvordan vil dere markedsføre innholdet (f.eks. sosiale medier, TV-reklame osv.)?

• Hva er målene dine for suksess?

• Hvordan vil du vedlikeholde innholdet?

2. Definer roller

Velg ut teammedlemmer som skal delta i prosessen med å skape innhold, godkjenne arbeidsflyten og administrere innholdet. Listen er ikke endelig, men deltakerne i en CMS-arbeidsflyt vil vanligvis omfatte

• Interessent - den som ber om innholdet, beslutningstakeren eller innholdseieren.

• Prosjektleder - ansvarlig for å tildele innholdsoppgaver, avklare spørsmål om oppgaver eller arbeidsflytprosedyrer, gjennomgå innhold og gjennomgå tidligere innhold.

Er det for eksempel mulig å revidere en tidligere artikkel? Kan du for eksempel gjøre om en blogg til en video? Kontrollerer du at prosjektet ikke gjentar tidligere innhold?

• Skribenter til å skape innhold - avhengig av virksomheten kan skribenter være heltidsansatte eller gjesteskribenter med ekspertise på et bestemt felt.

• Grafiske designere - kan supplere skribentenes arbeid med infografikk, fotografier, videoer og animasjoner.

• UX-designere (brukeropplevelse) - tester og forbedrer innholdet for sluttbrukeren.

• Redaktører - kvalitetssikrer innholdet og sørger for at det ikke inneholder stavefeil, grammatisk korrekte setninger og engasjerende innhold.

• Godkjennere - godkjenner innholdet som klart for publisering. Godkjennere kan ha en unik rolle eller inngå i funksjonen til enten en prosjektleder eller en redaktør.

• Markedsføringsteam - markedsfører innholdet ditt.

• IT-administratorer - kan hjelpe til med tekniske implementeringer og problemer.

Når du har definert disse rollene tydelig, kan du tildele grupper og rettigheter i CMS-systemet. Da blir det enkelt å legge til eller fjerne personer fra bestemte funksjoner.

3. Kartlegg etappene dine

Identifiser hver fase i prosjektet. En naturlig rekkefølge kan være

• forespørsel om detaljer

• skriving

• redigering

• UX-testing

• publisering

• markedsføring

Du lager imidlertid trinnene basert på grundig kunnskap om forretningsprosessen din.

4. Sett opp mekanismene dine

En fordel med en CMS-arbeidsflyt er at du ikke lenger trenger å lure på hvor langt du er kommet i innholdsproduksjonen, eller hvem som jobber med hva for øyeblikket. Du kan sette opp retningslinjer som automatisk sørger for at prosjektet går videre:

• Bruk CMS-arbeidsflytmaler og -kalendere til å legge ut fasene i prosjektet.

• Angi egendefinerte statuser for å formidle prosjektets stadier på en nøyaktig måte (f.eks. Tildelt, Pågående, I påvente av gjennomgang, Godkjent).

• Opprett et forum for gruppekommunikasjon og statusendringer. Brukerne bør motta et varsel når oppgaven oppdateres, eller når en person legger til en kommentar.

• Tildel rollebasert ruting for å flytte prosjekter til neste trinn automatisk.

• Ha en funksjon for omfordeling, slik at man ved behov raskt kan sende arbeidet videre til noen med bedre tilgjengelighet eller kompetanse.

• Opprett påminnelsesvarsler for hvert trinn i prosjektet.

Hvis en oppgave for eksempel ikke blir tildelt på mer enn én dag, kan en e-post eller tekstmelding varsle skribentene om at de må godta oppdraget. Et annet varsel kan minne en redaktør om å korrekturlese innholdet. Etter at innholdet er publisert, kan markedsføringsteamet varsles om å markedsføre det.

• CMS-arbeidsflyten bør spore endringer i et prosjekt.

Det bør for eksempel opprette et tidsstempel for når en skribent fullfører oppdraget sitt og en redaktør er ferdig med gjennomgangen.

Disse mekanismene bør redusere behovet for å spore oppgaver og handlinger manuelt. De bør også fremme åpen kommunikasjon og effektivitet.

5. Etablere styring

Selv om de tekniske metodene for å skape en CMS-arbeidsflyt er viktige, er det uvurderlig å etablere retningslinjer og kriterier på forretningsnivå.

Tenk på dette som en godkjenningsprosess for CMS- eller innholdsarbeidsflyten. Det sikrer at det finnes en endelig godkjenningsprosess før publisering av innhold, som ikke forstyrrer den redaksjonelle arbeidsflyten.

Forslag til standardisering omfatter blant annet

• konvensjoner for filnavn

• redaksjonell stil

• retningslinjer for tone

• sjekklister for korrekturlesing

• SEO-sjekklister

Kontinuerlig revisjon av CMS-arbeidsflytprosessen

bildekilde

Effektiviser CMS-arbeidsflyten med Optimizely

En effektiv arbeidsflyt i et innholdsstyringssystem skal hjelpe deg og innholdsproduksjonsteamet ditt med å holde orden, overholde tidsfrister og effektivt produsere engasjerende innhold av høy kvalitet som informerer kundene dine og styrker merkevaren din.

Plattformen vår har et fleksibelt administrasjonsgrensesnitt som gjør det mulig for skribenter, innholdsleverandører og redaktører å utvikle tiltalende brukeropplevelser. Virksomheter kan administrere innholdet sitt fra et sentralt sted med en sømløs arbeidsflyt for publisering. Gjør innholdet tilgjengelig ved hjelp av et headless API, headless CMS eller Optimizelys globale Content Delivery Network (CDN).

Er du klar til å begynne å optimalisere CMS-arbeidsflyten din? Kontakt oss i dag!