Tenk på ditt siste markedsføringsprosjekt som gikk galt. Enten det var et prosjekt som skulle leveres raskt eller en del av en større integrert kampanje, kan du sannsynligvis peke på et eller flere øyeblikk der ting sporet av. Og mer enn sannsynlig skyldtes disse problemene mangel på strategisk tilpasning og definisjon av prosjektets omfang.

Det er fordi god prosjektledelse og -gjennomføring krever mye mer enn å flytte brikker - og selv de mest enkle markedsføringskampanjer eller -oppgaver kan komme ut av kurs uten et detaljert prosjektomfang. Hvis du vet hvordan du skriver et prosjektomfang, kan du sørge for at interessenter og markedsføringsteam er på samme side før teamet ditt starter den kreative prosessen.

Hva er et prosjektomfang?

Prosjektteam og interessenter bør jobbe sammen, ikke mot hverandre. Men altfor ofte klarer ikke begge parter å definere grensene for et prosjekt, og ender opp med å gjøre dobbeltarbeid eller - enda verre - gå glipp av et helt element.

Ved å utvikle et tydelig prosjektomfang kan alle være enige om målene, leveransene og begrensningene for et markedsføringsprosjekt før det settes i gang, og det sikrer at organisasjonen har nok tid, ressurser og de rette personene til å gjøre jobben. Et prosjektomfang, også kjent som en arbeidsbeskrivelse, gjør det mulig for interessentene å forstå hva som er prosjektets parametere, informerer teammedlemmene om forventet arbeidsmengde for hver fase av prosjektet og hjelper deg og teamet ditt med å identifisere eventuelle hull i planen.

Slik skriver du et prosjektomfang

Det kan ta tid å lære seg å skrive et prosjektomfang, men det trenger ikke å være vanskelig. Ved å lage en gjenbrukbar mal kan du enkelt gå gjennom hvert nye prosjekt som dukker opp, og komme opp med en overordnet plan for hvordan du skal gjennomføre det effektivt, under budsjett og i tide.

1. Samle inn detaljer

Før du kan opprette eller skrive et prosjektomfang, bør du ta kontakt med interessenter og teammedlemmer for å samle inn informasjon om de ulike trinnene i prosjektet, samt hvilke ressurser og arbeidsflyter som må være på plass. Sørg for å inkludere følgende:

Forretningsmål

Det første trinnet i utarbeidelsen av et prosjektomfang begynner med å fastsette forretningsmålene. I delen om forretningsmålene formulerer du kort den overordnede visjonen for prosjektet, inkludert hvorfor interessentene og teamet støtter det, og de overordnede målene du forventer å oppnå. Disse målene kan for eksempel være å øke bevisstheten rundt et nytt produkt, øke antall påmeldinger til et webinar eller skaffe flere potensielle kunder. Det er viktig å definere forventningene for å holde tempoet i markedsføringsprosjektet oppe og unngå distraksjoner og forespørsler som faller utenfor prosjektets omfang.

Prosjektets leveranser og kriterier

Nå som du har fastsatt de overordnede målene for prosjektet, er det på tide å sette deg ned med teamet og interessentene og lage en liste over de spesifikke leveransene dere skal produsere til slutt. Dette kan være et stort stykke innhold, en digital annonse, et nettsted, en opplæring eller et arrangement. Uansett hva det er, må du sørge for at alle i teamet er enige om det forventede resultatet. Du bør også gjøre leveransene spesifikke og målbare. På den måten blir det tydelig når prosjektet har oppfylt interessentenes kriterier og er ferdig. Hvis du for eksempel skal lage en produktopplæring, må du sørge for å si hvilke emner opplæringen skal dekke, hvor mange personer du skal lære opp, og hvor lang tid du forplikter deg til å lære dem opp.

Begrensninger

En viktig del av det å vite hvordan man skriver et prosjektomfang, er å erkjenne at alle team og prosjekter er bundet av visse begrensninger, fra budsjett til tidsfrister og personell. Og like nødvendig som det er å formulere hva man kan gjøre i et prosjekt, like viktig er det å erkjenne hva man ikke kan gjøre. Hvis du for eksempel har et lite team og ikke kan tilby overtidstimer i siste liten, må du si det på forhånd. Ved å fastsette disse retningslinjene på et tidlig tidspunkt vil alle få hjelp til å håndtere tid og forventninger -og teamet vil være fornøyd, produktivt og mindre utsatt for utbrenthet.

Forutsetninger

Akkurat som med begrensninger, er det viktig å tydeliggjøre uuttalte antakelser som folk tar med seg inn i prosjektet. En interessent antar kanskje at et nettsideprosjekt vil omfatte bestemte sider og funksjoner, eller et teammedlem antar kanskje at hun skriver innholdet, mens andre antar at hun er redaktøren. Sett dere ned og list opp forventningene alle har til hvor stort prosjektet er, hva det innebærer og hvem som skal gjøre hva og når. Når det kommer til stykket, har dere en dokumentert strategi.

Inkluderinger og ekskluderinger

Alle vet at selv de mest velmenende prosjekter kan bli offer for "mission creep". For å holde prosjektet fokusert og teamet på oppgaven, må du sørge for at du er tydelig på hva som er inkludert i et prosjekt - og hva som ikke er det. Hvis du planlegger et større arrangement for eksisterende kunder i stedet for potensielle kunder, må du sørge for at interessentene dine vet det. På den måten unngår du at prosjektet blir uhåndterlig eller urealistisk, og teamet ditt kan ta alle beslutninger med ett øye på hva som er viktig og hva som ikke er det.

Ressurser

Teamet ditt er kanskje klart til å sette i gang med et nytt prosjekt, men de kan ikke gjøre sitt beste hvis de ikke vet hvilke ressurser de har til rådighet. Det er viktig å inkludere dette i hvordan man skriver et prosjektomfang. Det vil hjelpe lederne med å kommunisere med teammedlemmene hva slags kompetanse, teknologi, mentorskap og personell de allerede har, uten at de trenger å finne opp hjulet på nytt. Hvis du har eksisterende maler eller manualer for lignende prosjekter, kan du spare teamet ditt for mye tid ved å liste dem opp på forhånd. Det samme gjelder hvis du har et spesifikt budsjett for opplæring i en bestemt ferdighet eller et dataprogram som vil bidra til å gjøre arbeidet raskere.

Kostnader

Hvis du jobber med et prosjekt med fakturerbare timer, bør du i prosjektomfanget fastsette nøyaktig hvem du skal betale og hvor mye tid du forventer at prosjektet vil ta. Vurder også eventuelle kostnader knyttet til spesifikke aspekter og elementer. Budsjettering vil hjelpe deg med å få oversikt over prosjektkostnadene og hva som vil kreve ekstra tid og finansiering.

Avtale

Det siste trinnet i hvordan du skriver et prosjektomfang, er å få teamet til å signere på den stiplede linjen. Denne avtalen er selvsagt ikke en kontrakt, men ved å få hovedinteressenten og prosjektlederen til å godkjenne den, viser du at alle er innforstått med forventningene og tar forpliktelsene sine på alvor.

2. Lag en tidsplan for prosjektet

Du har identifisert prosjektets omfang - nå er det på tide å sette planen ut i livet. Lag en liste over alle leveransene dere har forpliktet dere til å produsere. Under hver leveranse lister du opp oppgavene som kreves for å oppnå hver enkelt, hvem som er ansvarlig for hver oppgave, og hvor lang tid du forventer at arbeidet vil ta. Vær realistisk - tidsplanen skal holde teamet i gang, men samtidig være fleksibel nok til å gi rom for fleksibilitet og endringer.

3. Sett sammen prosjektets omfang

Det finnes ikke én riktig måte å formatere et prosjektomfangsdokument på. Det kan være så enkelt som et tekstdokument - eller, hvis prosessene dine er mer kompliserte, kan visualiseringer hjelpe deg med å tydelig illustrere hvordan hver del av prosjektet passer sammen.

Prøv vår GRATIS konto og bruk Gantt-diagrammer, agile scrum-tavler, flytdiagrammer og kanban-tavler for å vise teammedlemmer og interessenter hva som skal gjøres, når det skal gjøres, og hvem som gjør det. Prosjektomfanget kan også inkluderes i en omfattende kampanjebrief.

Når du vet hvordan du skriver et prosjektomfang, er det viktig at du deler det med alle i teamet og henviser til det når du skal ta beslutninger, tildele oppgaver eller diskutere hvordan du skal nå målene dine.

I tillegg til å lære deg hvordan du skriver et prosjektomfang, bør du også vurdere å bruke en programvare for prosjektledelse innen markedsføring.