Forvaltning av digitale ressurser (DAM)

Hva er digital ressursforvaltning (DAM)?

Digital asset management er prosessen med å organisere og lagre digitale filer ved hjelp av et sentralisert bibliotek som gjør det enkelt å finne, dele og holde alt oppdatert i sanntid.

DAM hjelper organisasjoner med å øke verdien av det digitale innholdet ved hjelp av versjonskontroll, organisasjonsverktøy, hosting og distribusjon av disse ressursene.

Hva gjør programvare for digital ressursforvaltning?

Store og små organisasjoner oppretter og deler tusenvis av digitale ressurser hver dag. Programvare for digital ressursforvaltning (DAM) kontrollerer alle aspekter av livssyklusen til digitale ressurser, fra oppretting av innhold til langtidslagring. DAM-systemer gjør det mulig for bedrifter å få full verdi ut av alle sine digitale ressurser.

Det krever mye hardt arbeid å lage godt innhold, og et DAM-system gjør det enklere å administrere og organisere ressursene - og selvfølgelig å gjenbruke dem.

Sjekk ut den ULTIMATE guiden til gjenbruk av innhold.

Hva er vanlige digitale ressurser?

En digital ressurs er en hvilken som helst fil som opprettes og kan lagres digitalt i ulike formater, blant annet

• Tekstdokumenter - som maler for briefinger og artikler

• Arbeidsdokumenter - regneark, presentasjoner, PDF-filer og Word-filer

• Bilder og redigerbare Adobe Photoshop-dokumenter - som kan brukes på trykk, på nettet eller i sosiale medier

• Videoer og andre mediefiler - for opplasting til YouTube eller hosting på nettstedet ditt

• Lydfiler - Podcaster, opptak eller andre lange og korte klipp.

Kilde: Optimizely Optimizely

Hva er livssyklusen for digitale ressurser?

Alle digitale ressurser har en definert livssyklus, som starter med at ressursen opprettes og slutter når den pensjoneres.

1. Opprett

   
   Livssyklusen for digitale ressurser starter med idéutvikling og opprettelse av den digitale ressursen. Når en arbeidsflyt brukes, kan kreative filer deles fra starten av, noe som gjør det enklere å se hvordan en ressurs ble opprettet senere og oppdatere den ved behov.

2. Samarbeid

   
   Innholdsproduksjon innebærer ofte samarbeid mellom flere personer og team. Teammedlemmene må kunne gjennomgå, redigere og godkjenne endringer i sanntid. Mer avansert DAM-programvare tilbyr prosjektstyringsfunksjoner for å administrere oppretting på tvers av team.

3. Distribuere

   
   Når den digitale ressursen er ferdigstilt, er den klar til å distribueres internt og eksternt. Ekstern distribusjon kan omfatte kunder, klienter eller offentligheten, via nettsteder og sosiale medier.

4. Vertskap og organisering

   
   Etter at den digitale ressursen er publisert i systemet for digital ressursforvaltning, må den lagres slik at andre kan finne og gjenbruke den i fremtiden. Ved å legge til metadata, filtre og et nyttig navn kan det bli lettere å finne innholdet senere.
   
   Dette er også en god måte å forvalte merkevaren på, ettersom du kan spesifisere nøyaktig hvordan ressursen kan og skal brukes.

5. Gjenbruk

   
   Mange digitale ressurser har en lang hale og kan gjenbrukes og brukes på nytt i andre medier og til andre formål. På denne måten kan du få mest mulig verdi ut av dem.

6. Oppdater

   
   Tidene forandrer seg, og ressursene må kanskje oppdateres over tid for å gjenspeile den nyeste informasjonen. Med versjonskontroll kan du se hvem som har endret hva og når. Og etter at endringen er gjort, kan du publisere direkte til hver tilkoblede markedsføringskanal.

7. Gå av med pensjon

   
   Når en digital ressurs har nådd slutten av sin livssyklus, kan den trekkes tilbake fra asset management-programmet og fjernes fra lagringsplassen. Fordi du vet nøyaktig hvor ressursen er brukt, blir det enklere å ta den ut av bruk.

Kilde: Optimizely Optimizely

Hva er fordelene med DAM-programvare?

Programvare for digital ressursforvaltning gir en rekke fordeler for alle typer bedrifter, blant annet følgende

Forebygging av tapt eller feilplassert arbeid

Sporingsmulighetene som er innebygd i de fleste DAM-løsninger, gjør det mulig å finne ut hvor alle digitale ressurser befinner seg i hele livssyklusen. Ifølge Demand Metric har halvparten av alle markedsførere digitale ressurser som ikke blir brukt fordi de ansatte enten ikke finner dem eller ikke er klar over at de eksisterer.

Med DAM er det få filer som forsvinner, og systemet tillater ikke at ansatte forlegger ressurser som er under arbeid. Uansett er det ofte vanskelig å finne ressurser som ikke er tekst, ettersom det er lite å søke etter i det faktiske innholdet. Med et DAM-system kan du legge til metadata som gjør det enklere å søke i alle filtyper.

Forbedret eksternt samarbeid

MarCom Central påpeker at et system for digital ressursforvaltning er avgjørende for dagens voksende eksterne arbeidsstyrke. DAM-løsninger gir de ansatte tilgang til dokumenter, bilder, videoer og andre digitale ressurser som de trenger for å samarbeide eksternt.

Forbedret merkevarekonsistens

Ved å bygge opp et felles innholdsdepot tvinges alle aktører til å følge merkevarestandarder, noe som bidrar til å styrke merkevarekonsistens og -integritet. Det blir vanskeligere eller forbudt å bruke ressurser som ikke tilhører merkevaren, og utdatert merkevarebygging blir eliminert. Merkevareretningslinjene kan også deles med andre team, slik at det blir enklere å skape merkevarerelaterte ressurser og drive merkevareledelse på tvers av hele selskapet.

Strømlinjeformet distribusjon

Det selvbetjente DAM-systemet gir alle interessenter umiddelbar tilgang til autoriserte digitale ressurser. Dette gjør det enkelt å distribuere innhold i digitale kanaler. Digitale medier kan ha spesifikke krav basert på kanalen du publiserer til, så det er viktig å velge en plattform som har direkte integrasjoner eller et åpent API som du kan bruke.

Forbedret kundeopplevelse

Digitale filer har ikke de samme begrensningene som fysiske medier har. Rich media kan distribueres, gjenbrukes, kopieres og endres i det uendelige. Uten et DAM er det ofte vanskelig å administrere rettigheter, skalerbarheten i innholdsmarkedsføringen er lav, og det er nesten umulig å gjenspeile de nyeste forretningsprioriteringene. Ved å samle innholdets livssyklus og mediehåndtering på ett sted kan du skape bedre engasjement hos kundene dine.

Sterkere sikkerhet

Ved å sentralisere alle markedsføringsressurser kan du effektivisere den digitale sikkerheten. Tillatelsesbasert tilgang hindrer uautorisert tilgang. Saas-leverandører (skybaserte) har vist seg å være spesielt sterke på dette området, ettersom de håndterer mange medieressurser på tvers av selskaper med varierende nivåer av tillatelser, noe som ofte gjør funksjonaliteten mer moden enn lokale løsninger.

Detaljert rapportering og analyse

DAM-løsninger inkluderer ofte robuste rapporterings- og analyseverktøy som sporer og analyserer bruken av ressursene - hvem som har tilgang til hvilke ressurser, når og hvordan. Disse verktøyene gir innsikt som kan brukes til å ta beslutninger i sanntid om ressursforvaltning og fremtidig innholdsstrategi. Og for ikke å snakke om den evig verdifulle sannhetskilden.

Hva kjennetegner den beste programvaren for digital ressursforvaltning?

Selv om funksjonene og funksjonaliteten kan variere fra leverandør til leverandør, har vi funnet noen felles kjennetegn. Disse kan endres basert på bedriftens behov, men kjernekomponentene vil forbli de samme.

Opprettelse av ressurser

I kreative miljøer hjelper DAM-programvare de ansatte med å initiere nye digitale ressurser. Nye ressurser kan opprettes, og programvaren kan gi forslag basert på tidligere oppdatert innhold for å gjøre opprettelsesprosessen enklere. Noen vanlige arbeidsflyter, som å endre størrelse på bilder eller lagre dem i ulike formater, kan også automatiseres ved hjelp av et godt DAM-system.

Redigering og gjennomgang

Mange digitale ressurser skapes som gruppeprosjekter mellom ulike team. DAM-programvare hjelper deg med redigering og gjennomgang i sanntid ved hjelp av en arbeidsflyt. På denne måten kan du gå gjennom innholdet med interne interessenter og dele det med eksterne målgrupper (som byråer eller leverandører) ved behov.

Sporing og organisering

DAM-løsninger holder oversikt over hver eneste digitale ressurs som opprettes i systemet. De fleste systemer organiserer også ressursene etter type eller bruk for å gjøre det enklere å finne dem igjen. Noen digital asset managers legger til funksjonalitet for sortering, filtrering og søk basert på egendefinerte tagger og filtre. Dette kan være viktig for større organisasjoner som har mer innhold å administrere, slik at det går raskere å finne den ressursen du leter etter.

Deling og distribusjon

Selv om noen ressurser er laget for å deles internt, for eksempel i forbindelse med aktivering eller intern kommunikasjon, er de fleste ment for offentlig bruk. Et DAM-system hjelper deg med å dele det med et bredt publikum på tvers av flere kanaler ved hjelp av integrasjoner, og sørger for at innholdet er lagret og tilgjengelig når det trengs.

Sikker lagring av filer

Nettbasert lagring er en viktig komponent i enhver løsning for digital ressursforvaltning. Fordi filene lagres på et sentralisert sted, blir det enklere å kontrollere hvem som har tilgang og gjøre oppdateringer. Et godt verktøy for digital ressursforvaltning hjelper deg også med å automatisere endringene så mye som mulig.

Søk og gjenfinning

Siden flere parter kan gjenbruke digitale ressurser, er det avgjørende at det er raskt og enkelt å søke etter og hente frem spesifikke ressurser. Gjenbruk av digitale ressurser bidrar til å forlenge levetiden deres og gir økt verdi for organisasjonen.

Velge riktig programvare for forvaltning av digitale ressurser

Til å begynne med bør du fokusere på å sette opp en strategi for digital ressursforvaltning. Sjekk med interessentene hva som er organisasjonens spesifikke behov, definer hvilke digitale ressurser som skal legges inn i DAM-systemet, og lag maler for arbeidsflyt og eierskap. Når strategien er på plass, kan du velge den plattformen for digital ressursforvaltning som best oppfyller kravene dine.

DAM-programvare kan ha ulik funksjonalitet, avhengig av hva bedriften er ute etter. Spesifikasjonene kan omfatte

• Forbedre arbeidsflyten på tvers av flere markedsføringsteam og sørge for at ressursene holder seg innenfor merkevaren
• Redusere den administrative arbeidsmengden og effektivisere prosessen med å skape innhold

En god DAM-plattform kombinerer begge deler og gjør det mulig å skape/administrere innhold på en effektiv måte, samtidig som den bidrar til innholdets skalerbarhet.

Vend deg til Optimizely for å få bedre programvare for digital ressursforvaltning

Hva synes du om et fullt integrert verktøy for digital ressursforvaltning?

Jepp, la det synke inn et øyeblikk; dine markedsføringsdrømmer og -håp har gått i oppfyllelse. ✨

Optimizely Digital Asset Management (DAM) gjør det enkelt å laste opp, administrere, gjennomgå og dele ressurser fra et sentralisert ressurslager. Digitale filer lagres alltid på ett sted, slik at det er enkelt å oppdatere og administrere tilgangen.

Få en fullstendig demo for å se hvordan Optimizely Digital Asset Management vil fungere for deg.