Digital innholdshåndtering

Hva er digital innholdsstyring?

Digital innholdshåndtering (DCM) er et sett med prosesser som gjør det mulig for virksomheter å effektivisere produksjon, allokering og distribusjon av digitalt innhold.

Effektiv håndtering av bedriftens digitale innhold er avgjørende for en vellykket forretningsdrift. Du og medarbeiderne dine bør tenke på DCM som en slags superhelt-bibliotekar, som forvalter og beskytter den digitale kapitalen. 🦸

Hva er digitalt innhold, og hvordan kan det forvaltes?

I dag finnes det to generiske typer systemer for digital innholdshåndtering å velge mellom: DAM-systemer ( Digital Asset Management) og CMS-systemer (Content Management System).

Systemer for forvaltning av digitale ressurser

Internt digitalt innhold må organiseres og indekseres for å bidra til effektiv forretningsdrift. Det må også være sikkert.

DAM-systemer brukes ofte til intern digital datahåndtering, særlig for å håndtere innhold i sin reneste form - tegninger, rå video, lydfiler og utkast.

Her er noen eksempler på ulike typer innhold som digitalt innhold eller DAM-systemer brukes til:

• HR-filer og maler for merkevarebygging
• Bedriftskontrakter og presentasjoner
• Opplæringsmanualer og -videoer for ansatte
• Rå forskningsdata
• Proprietære designfiler

Ta en titt på vår raske demo av Optimizely Digital Asset Management for å se den i aksjon.

Systemer for digital innholdsstyring (CMS)

Innholdsstyringssystemer brukes overalt for å kontrollere eksternt, offentlig innhold (f.eks. nettsted, sosiale medier og mobilapper). Du er kanskje allerede kjent med flere innholdsstyringssystemer uten å være klar over det - f.eks. er WordPress et CMS som bygger over 43 % av alle nettsteder.

CMS er svært effektive når det gjelder å organisere digitale ressurser for offentlig deling - nå eller i fremtiden. CMS-innhold omfatter vanligvis digitale ressurser knyttet til markedsføringsteam, salg og kundestøtte.

Digitale medier eller innhold som henvender seg til offentligheten, finnes vanligvis i et CMS:

• Produktinformasjon
• Bilder og videoer
• Innhold i sosiale medier
• Blogger, e-bøker og white papers
• Nettstedsressurser

Et CMS kan også håndtere internt innhold. Mange bedriftsintranett utformes ved hjelp av et CMS i stedet for et DAM.

Prosessene bak digital innholdshåndtering

Digital innholdshåndtering er mer enn en programvareløsning; det er en syklus av automatiserte prosesser som bidrar til multimedia- og dokumenthåndtering. Programvaren du velger for å håndtere det digitale innholdet ditt, bidrar bare til å effektivisere denne syklusen.

Forskere og selskaper har utviklet ulike modeller for å beskrive syklusen for digital innholdshåndtering. Alle er parallelle med innholdets livssyklus, med små variasjoner.

1. Importer eller skap digitalt innhold

   Digitalt innhold starter med å bli skapt. Innholdsadministratoren skaper innhold eller anskaffer det. Uansett begynner prosessen med å administrere digitalt innhold når innholdet først instansieres og lagres i administrasjonssystemets database.
   
   Du kan klassifisere innhold basert på en rekke attributter som kommer til å spille inn senere. Det er en god idé å sette opp visse navnekonvensjoner og protokoller for innholdsopprettelse før du begynner å importere eller opprette nye digitale ressurser.

2. Identifiser brukere og roller

   Hvem skal være de ulike brukerne som skal lage innhold - både internt og på den offentlige siden?
   
   Digital innholdshåndtering er alltid en samarbeidsprosess, med mennesker som samhandler med innholdet gjennom hele livssyklusen - fra videofotograf til videostreamer.
   
   De beste digitale CMS-løsningene gir mulighet for alle fem brukerrollene:

• Innholdsskapere og innholdsmarkedsføringsansvarlige:

  Ansvarlig for å skape, importere og redigere digitalt innhold.

• Redaktører:

  Ikke ansvarlig for redigering av råkutt, men overvåker budskapet og leveringsstilen for å matche ulike behov for forskjellige innholdsforbrukere (f.eks. oversettelse, lokalisering).

• Publisister:

  Bestemmer når og til hvem innholdet skal frigis for bruk.

• Administratorer:

  Administrerer brukere, grupper, roller og tilgang til digitalt innhold. Portvakten for alt digitalt innhold, eller i mange tilfeller for bestemte områder av digitalt innhold (f.eks. videoer, blogger, bilder).

• Forbrukerne:

  Personen som bruker det digitale innholdet når det er delt. Dette er vanligvis en person utenfor bedriften - en nettbutikk i e-handelsbransjen eller en app-bruker. Det kan også være en ansatt når systemet er satt opp for å håndtere internt, digitalt innhold.

3. Tildel roller og ansvarsområder

   Administratorer kan opprette grupper for å gi brukere som har tilsyn med de samme oppgavene, rettigheter. Brukerne tildeles roller for å sikre at det digitale innholdet håndteres gjennom hele livssyklusen. Innholdsansvaret må beskrives for brukere i ulike roller for å sikre dataintegritet og -sikkerhet.

4. Definere arbeidsflytprosesser

   I denne fasen blir innholdshåndtering til prosjektledelse, og arbeidsflyten automatiseres ved hjelp av et CMS eller DAM. Prosessene for å administrere, følge og legge til rette for digitalt innhold må imidlertid skisseres. Ulike CMS-er kan settes opp for prosjektoppfølging.

5. Versjonssporing og -håndtering

   Digitalt innhold går nesten alltid gjennom en iterativ utviklingsprosess. Versjonssporing og håndtering av innholdsendringer er en viktig del av innholdshåndteringen. CMS- og DAM-systemer bør gjøre dette som standard. Ikke glem å sette opp et system for sporing av endringer hvis du bygger ditt eget CMS fra bunnen av.

6. Publiser for å gi tilgang

   Når det digitale innholdet er klart til å deles med omverdenen - eller bedriften din - må utgiveren kunne publisere det. Publisering er den siste fasen av generisk innholdsproduksjon. I dag krever imidlertid kunder og besøkende personalisering.

7. Tilpass innhold basert på brukeren

   Kundereiser og personalisering av digitalt innhold blir viktigere enn noensinne for å rekruttere kunder og bygge merkevarelojalitet. De beste CMS-systemene lar deg tilpasse og personalisere hvilket innhold de ulike brukerne ser. Vet du for eksempel at den besøkende er en mann som liker hanggliding? Da kan du få CMS-systemet til å velge et topptekstbilde blant alle bildene i databasen din med blå himmel.

8. Arkiver eller slett digitalt innhold

   Muligheten til å arkivere gammelt innhold er viktig. Det sparer dataplass og gjør CMS- og DAM-prosesseringen mer effektiv. Noen ganger kan det være lurt å slette innhold - ofte av grunner som det er best å ikke opplyse om (f.eks. brudd på opphavsretten, negative reaksjoner på en video i sosiale medier). Alle digitale innholdshåndteringssystemer må kunne gjøre begge disse tingene.

Serverbasert VS. skybasert digital innholdshåndtering

Digital innholdshåndtering er et must for alle selskaper som leverer innhold på nettet, i sosiale medier eller i form av mobilapper. Innholdshåndteringssystemer kjøres på to ulike installasjonstyper, og installasjonen du velger, vil påvirke hvor mye digitalt innhold du kan betjene effektivt.

On-premises-installasjoner kjøres fra servere - enten i bedriftens egne lokaler eller via en hostingleverandør. Plassen og effektiviteten til disse styringssystemene er begrenset av og avhengig av kvaliteten på serverprogramvaren.

Skybaserte CMS-tjenester tilbyr utrolig rask prosessering, kan skaleres opp etter behov og er motstandsdyktige motstrømbrudd og andre skrekkhistorier fra serverrommet. Dette kan forbedre den digitale markedsføringsopplevelsen, og som vi alltid sier: Jo bedre markedsførernes opplevelse er, desto bedre blir kundeopplevelsen. Alt skinner gjennom.

Velge riktig system for digital innholdsstyring for deg

Før du bestemmer deg for hvilket system for digital innholdshåndtering du skal gå for, må du vurdere hvilken installasjon som vil være mest effektiv og kostnadseffektiv for deg.

Ta en titt på guiden vår om hvordan du velger CMS for å få hjelp til å ta en beslutning.