Virtuelt arrangement

Hva er et virtuelt arrangement?

Et virtuelt arrangement, også kjent som et nettbasert arrangement, en virtuell konferanse eller en livestream-opplevelse, er et arrangement som innebærer at folk samhandler i et nettbasert miljø på nettet i stedet for å møtes på et fysisk sted.

Populære eksempler på virtuelle arrangementer er webinarer, direktesendinger, virtuelle messer, nettkurs, omvisninger på nettet og firmaarrangementer. De siste årene har det også blitt populært med hybride arrangementer, der man blander fysiske arrangementer med virtuelt innhold som er tilgjengelig på nettet.

"Virtuelle arrangementer" kan også referere til nettbaserte arrangementer som avholdes i en virtuell virkelighet (VR) eller utvidet virkelighet (AR).

Hvordan fungerer virtuelle arrangementer?

Virtuelle arrangementer bruker teknologi som er spesielt utviklet for å gjenskape opplevelsen av et arrangement på nettet. Minimumskravet til teknologi er en Internett-tilkoblet enhet (datamaskin/telefon/nettbrett) med kamera, mikrofon og spesialisert programvare installert.

Det finnes i dag dusinvis av selskaper som tilbyr programvare for virtuelle arrangementer, alle med unike funksjoner og fordeler. Felles for de virtuelle konferanseverktøyene er muligheten til å koble en konferansier til et publikum via en videolink kombinert med applikasjons- og skrivebordsdeling, samt interaktive funksjoner som avstemninger og meldinger.

Mer avanserte plattformer for virtuelle arrangementer har virtuelle opplevelser som etterligner fysiske konferanser, for eksempel en virtuell lobby, virtuelle messehaller der utstillere kan markedsføre sine produkter og tjenester, og virtuelle møterom som gir deltakerne mulighet til å bygge nettverk.

Virtuelle konferansemiljøer settes vanligvis opp på forhånd, og det visuelle, navigasjonen og øktene legges til på den virtuelle eventplattformen for å skape den nettbaserte opplevelsen. Øktene er vanligvis spilt inn på forhånd, selv om noen plattformer også gir mulighet for direktesending av hovedinnlegg og økter.

Virtuelle deltakere registrerer seg for konferansen og får tilsendt en lenke som de kan bruke til å delta på det virtuelle arrangementet. Fordi arrangementene spilles inn, kan brukerne ofte delta på nettkonferanser etter at de allerede har funnet sted, og få den samme opplevelsen som de som deltar live, minus sanntidsfunksjoner som direkte spørsmål og svar og nettverksbygging.

Fordelene med virtuelle arrangementer

Virtuelle arrangementer har blitt mer populære siden lavkonjunkturen og nylig under covid-19 som en kostnadseffektiv og effektiv måte å knytte folk sammen på.

Økt rekkevidde

Ved å fjerne geografiske barrierer for deltakelse på arrangementer, åpner virtuelle arrangementer opp for et mye større publikum. Saastr, et ledende arrangement for teknologibransjen, hadde for eksempel 10 000 fysiske deltakere på konferansen sin i 2019. I 2020 gikk de over til virtuelle arrangementer og hadde mer enn 50 000 deltakere fra hele verden.

Lavere kostnader

Produksjonskostnadene for fysiske arrangementer kan være svært høye. Leie av lokaler, catering og produksjonskostnader kan variere fra tusenvis til millioner av dollar. Ved å fjerne noen av disse faste kostnadene kan arrangørene spare penger eller omdisponere budsjettet til andre områder, for eksempel til å tiltrekke seg mer profilerte foredragsholdere.

Fordi innholdet i virtuelle arrangementer er forhåndsinnspilt, kan det samme innholdet brukes på nytt til å arrangere søsterarrangementer i andre tidssoner og regioner, noe som gir betydelige kostnadsbesparelser som kan overføres til deltakerne og/eller forbedre arrangementets lønnsomhet.

Tidsbesparelser

Det er mange tidsbesparende fordeler ved å gå over til virtuelle arrangementer. Reisetid for deltakere og arrangører kombinert med reduserte produksjonstider og oppsett gir betydelige tidsbesparelser. Disse tidsbesparelsene kan også tas med i kostnadene for arrangementene.

Bedre data og sporing

Nettbaserte arrangementer gir unike muligheter til å generere førstepartsdata gjennom registreringer og deltakerengasjement under arrangementet og via sosiale medier. Noen arrangementsplattformer gir detaljert innsikt i deltakernes engasjement og tilfredshet, og gjør det mulig for arrangørene å bruke denne informasjonen til å forbedre opplevelsen.

Beste praksis for virtuelle arrangementer

Det finnes en rekke gode råd å følge når man arrangerer virtuelle arrangementer:

1. Tilpass teknologien til strategien

   Det finnes en lang rekke plattformer som kan brukes til virtuelle arrangementer. Alt fra gratistjenester, som YouTube og sosial strømming på Facebook eller Instagram live, til mer private plattformer, som Zoom, der verten for arrangementet kan ha en enorm innvirkning på resultatet.
   
   I tillegg bør plattformen du velger å bruke for arrangementet ditt, stemme overens med hvor i markedsføringstrakten arrangementet befinner seg. For et arrangement som ligger øverst i trakten og er basert på bevisstgjøring, kan en åpen og gratis plattform som Facebook Live være effektiv og innbydende.

2. Prioriter repetisjoner

   På grunn av den lave friksjonen ved å organisere virtuelle arrangementer (teknologi og oppsett kan være relativt enkelt å ta i bruk), hopper mange arrangører ofte over repetisjoner og introduserer risiko i planleggingsprosessen. Mange av de mest vellykkede arrangørene og plattformene for virtuelle arrangementer anbefaler grundige prøver på forhånd. Et annet alternativ er å unngå risikoen ved live-presentasjoner helt og holdent, og heller ta opp økter på forhånd.

3. Invester i audiovisuelt utstyr (AV)

   Det er gode grunner til å investere i audiovisuelt utstyr av høy kvalitet og til og med engasjere et produksjonsbyrå for å sikre at arrangementene holder høy kvalitet. Dette utstyret omfatter belysning, mikrofoner, green screens, kameraer og skjermer. Alle disse elementene bidrar til å heve kvaliteten på opplevelsen.
   
   Et godt eksempel på produksjon av høy kvalitet er Anthony Robbins' virtuelle arrangement Unleash the Power Within, der han brukte et spesialbygget studio med hundrevis av skjermer for å engasjere publikum.

4. Få en nøyaktig målestrategi på forhånd

   En av de største utfordringene for virtuelle arrangementer har vært å få tilgang til data for å måle suksess eller fiasko. Engasjementsmålinger som registreringer og oppmøte er nyttige, men viser ikke den reelle effekten.
   
   Mange merkevarer bruker målinger som NPS (Net Promoter Score) og merkevarekonvertering som ledende indikatorer på suksess, og ser lenger ned i trakten på kjøpsintensjon og inntektseffekt. Det er viktig at du setter deg mål og etablerer en målemetode før du gjennomfører et virtuelt arrangement.

5. Gå multisensorisk til verks

   En flersensorisk tilnærming til virtuelle arrangementer vil gjøre dem mer virkningsfulle og minneverdige. For å være multisensorisk bør arrangementet trigge minst tre sanser for å være effektivt. Med virtuelle arrangementer har du som standard syn og lyd, men for å være multisensorisk må merkevarer være kreative med de andre sansene.
   
   En vanlig taktikk er å sørge for at deltakerne har fysiske produkter i hendene mens de deltar. Olive and June arrangerte for eksempel en Mani Bootcamp der de tilbød en "Everything Box" med alt du trenger for å lage en manikyr hjemme. Denne typen opplevelsesbaserte markedsføringskampanjer med flere sanser har større effekt enn arrangementer som bare utforsker én enkelt kanal.

6. Oppfølging etter arrangementet

   En vanlig feil for arrangører av virtuelle arrangementer er å ikke tenke lenger enn til selve arrangementet. Smarte markedsførere fortsetter å gjenbruke innhold fra virtuelle konferanser i etterkant av arrangementet, og gjør arrangementets økter om til frittstående videoinnhold, blogginnlegg, podcaster og e-postmarkedsføring.
   De som deltok på arrangementet, bør få oppfølgingsmarkedsføring som bygger på opplevelsen av arrangementet, og deltakere som ikke møtte opp, kan kontaktes med høydepunkter fra arrangementet og oppfordres til å engasjere seg i innhold etter arrangementet.

Fallgruver ved virtuelle arrangementer

Det er noen utfordringer og fallgruver knyttet til virtuelle arrangementer som det er viktig å være oppmerksom på.

Zoom-tretthet

Det er slitsomt å sitte foran en datamaskin i timevis. Den mentale og fysiske utmattelsen som maratonlange videosamtaler fører til, er kjent som "Zoom fatigue", og skyldes flere faktorer, alt fra multitasking i møter til distraksjoner fra familien når man jobber hjemmefra.

Valg av teknologi

Utvalget av plattformer på markedet er overveldende. Når du skal komme i gang, er det ofte best å velge et av de mest populære eller rimeligste alternativene for ditt første arrangement, og deretter snakke med flere leverandører før du skalerer opp.

AV-kostnader og eksterne studioer

Det kan være kostbart å sikre høy produksjonsverdi. For å komme i gang er det best å velge arrangementer som ikke krever høy produksjonsverdi, for eksempel undervisning. Men hvis det kreves høyere produksjonsverdi, vil et nettsøk avsløre mange byråpartnere som kan støtte virtuelle arrangementer.

Oppmøteprosent/frafall

Et vanlig problem for virtuelle arrangementer er lav oppslutning om live-opplevelsen. Det er vanlig at 75 % av deltakerne ikke dukker opp til live-arrangementet. Dette kan løses ved å ta betalt for arrangementet og ved å tilby innspilt innhold på forespørsel i etterkant.

Eksempler på virtuelle arrangementer og bruksområder

Matlagingskurs og guidede smaksprøver har vist seg å være svært populære. Et eksempel på dette var i forbindelse med Cinco de Mayo, der Mario Lopez slo seg sammen med Uber Eats og Chipotle for å vise hvordan han lager noen av sine favorittoppskrifter fra Cinco de Mayo. Dette ga folk muligheten til å nyte en høytidstradisjon hjemme i stua, samtidig som de lærte noen nye tips og triks fra en kjendis.

Et annet populært brukstilfelle er konserter på nett. Budweiser arrangerte en konsert med Black Eyed Peas på YouTube Live.

Og i stedet for en bilutstilling lanserte BMW sin i4-modell via en direktesending.

For flere eksempler på bruk av virtuelle arrangementer, se denne listen med 50 ideer til virtuelle arrangementer.

Virtuelle arrangementer og eksperimentering

Dagens forretningsmiljø krever at bedrifter må være raske og innovative. For å få til dette er det avgjørende å se på opplevelsene som eksperimenter, slik at man kan redusere antall beslutningsprosesser og øke fremdriften.

Eksperimentering kan brukes til å skape nye arrangementskonsepter eller brukes på alle deler av arrangementets livssyklus. Viktige områder for testing kan omfatte virtuelle landingssider for arrangementer, påmeldingsskjemaer, e-poster og arrangementsteknologi.