Dags att byta: Steg-för-steg-guide till migrering till ett nytt CMS

Byta Content Management System, eller i princip alla marknadsföringsverktyg vi använder?

Japp, det får oss att vilja krypa under täcket och gömma oss.

Vi har redan ett CMS på plats, och nu vill vi ändra på det?

Att ha tvivel är helt förståeligt. Att byta ut din tech stack är alltid lite jobbigt, låt oss vara ärliga. Och det är inte mindre jobbigt än när det handlar om ditt CMS, det centrala navet för i stort sett allt på din webbplats.

Det handlar också om planering, förberedelser, implementatörer, felsökning och testning (oj, oj!) Du kommer sannolikt att behöva involvera personer från olika team. Och du kommer definitivt att behöva stöd från ditt ledarskapsteam.

Varför skulle någon digital ledare med ett uns av sunt förnuft vilja utsätta sig för det?

Vissa vanliga CMS-problem kanske redan är uppenbara för dig, men vi ska gå igenom varför du bör överväga att migrera till ett nytt CMS. Vi kommer också att visa dig hur du hanterar din migrering av CMS med minsta möjliga handpåläggning (och gömmer dig under täcket).

Det kan verka skrämmande just nu, men vi lovar att du inte är ensam. Vi har identifierat 9 viktiga steg i migreringsprocessen för CMS, och under den här artikeln kommer vi att göra en djupdykning i dem och diskutera alla möjligheter i hela processen.

Låt oss visa dig hur du enkelt kan byta CMS och rusta ditt varumärke för en framtid i tillväxt. Men först av allt...

Vad är en migrering av CMS?

CMS-migrering är processen att överföra all innehållsmigration på din webbplats från ditt befintliga CMS till ett nytt. För dina marknadsförings- och digitala team kan en CMS-migrering vara nyckeln till att förbättra hur du hanterar innehåll, driver kampanjer och engagerar dig med din målgrupp online.

Vilka är fördelarna med att migrera ditt CMS?

• Förenklade arbetsflöden och enklare samarbete: Om ditt CMS är ointuitivt och komplext kan varje liten förändring bli ett stort problem för ditt marknadsföringsteam. Moderna CMS är utformade för att göra det enklare för icke-tekniska team att själva skapa, redigera, uppdatera och publicera innehåll. Arbetsflöden och system för godkännande gör också samarbetet mellan digitala team mer sömlöst.
• Mer personalisering: För ett område som rör sig så snabbt som digitala upplevelser är innovationstakten i många CMS alldeles för långsam. Digitala ledare byter ofta till ett nytt CMS eftersom deras gamla verktyg saknade vissa funktioner. Ett nyare CMS kan automatiskt personalisera innehåll för olika målgrupper på din webbplats.
• Bättre UX: Numera kommer moderna CMS-plattformar ofta med inbyggda SEO-verktyg. De kan också hjälpa din webbplats att bli snabbare, vilket ger bättre sökrankning.
• Mer effektiv integrerad marknadsföring: Oavsett om det är webben, mobilappar, sociala medier eller någon annan kanal du vill nå dina kunder på, gör ett nytt CMS det mycket enklare att distribuera ditt innehåll var du vill ha det. Ett headless CMS, till exempel, där backend är uppdelad från frontend, ger mycket mer flexibilitet för marknadsförare som vill sprida innehåll över en hel massa olika enheter och plattformar.
• Förbättrad analys och rapportering: Många CMS-plattformar har inbyggd analys (eller kan implementeras med verktyg som Google Analytics), vilket ger ditt team bättre insikter i hur innehållet fungerar och hur din publik interagerar med webbplatsen.
• Funktioner för global marknadsföring: Om du expanderar till internationella marknader behöver du ett CMS som är utrustat för att hantera saker som flerspråkigt stöd och regionspecifikt innehåll.
• Starkare säkerhet: Om ditt företag måste följa regler som GDPR-kompatibel eller HIPAA, behöver du ett CMS som har protokoll för företagssäkerhet och riskhantering som kan skydda dina kunduppgifter på rätt sätt mot nya cybersäkerhetshot - inte riskera ditt varumärkes rykte.
• Snabbare time to market: Vi har alla varit med om den obehagliga upplevelsen att få en kampanj som är mycket tidskänslig. Du vill ha ett CMS som stöder snabba uppdateringar, snabb A/B-testning och snabb driftsättning.

Varför ett byte av content management system kan vara rätt för dig

Kommer du ihåg vilka faktorer som påverkade ditt beslut att välja ditt nuvarande content management-system? Om du inte var med när ditt företag fattade beslutet är det dags att använda din fantasi, men det gick förmodligen till ungefär så här:

Företagen ägnade sällan så mycket uppmärksamhet åt sitt content management-system i början. Verksamheten var mindre då, det digitala landskapet var mycket mindre konkurrensutsatt och dina innehållsbehov var förmodligen också mindre. Dessutom var tekniken för CMS inte lika avancerad och content marketing var sannolikt inte lika mogen som den är (eller som du strävar efter att vara) nu. Problemen tenderar att visa sig när ditt företag expanderar och ditt CMS inte riktigt hänger med.

Å andra sidan ombeds digitala team att hantera mer än någonsin tidigare. Vi har mer än tillräckligt på våra tallrikar. Det kan tyckas vara den sämsta tidpunkten att välja ett modernt CMS för företag och inleda migreringsprocessen. Du kanske är rädd för att processen kommer att bli för utmanande, dyr och tidskrävande. Och när vi använder ett gammalt CMS ignorerar vi ofta bristerna och begränsningarna. Den där viljan att "nöja sig" och sparka burken på vägen - vi har alla varit där.

Men ärligt talat finns det inga bra skäl till att sitta fast med ett CMS som inte håller måttet. Och med tanke på konsumenternas ökande förväntningar på sömlösa, snabba och värdefulla plattformar för digitala upplevelser kommer allt ner till en fråga: har ditt företag råd att inte byta till ett modernt CMS?

Checklista för migrering av CMS: 9 steg för en lyckad migrering

Att förbereda sig för att flytta Content Management System är en noggrann process. Om man gör fel blir processen ofta långdragen och full av problem. Men du kan göra migreringen mycket mer förutsägbar med en tydlig strategi.

Här är en guide som hjälper dig att komma på rätt väg:

Steg 1: Utvärdera ditt nuvarande CMS

Börja med att ta en närmare titt på ditt befintliga CMS. Vad är det som får dig att överväga att byta till ett nytt? Kartlägg de saker som du inte gillar med ditt nuvarande CMS - de faktorer som gör det oförenligt med de framtida planer du har för din webbplats. När du har utvärderat din nuvarande installation kan du beskriva exakt vad du vill få ut av ett nytt CMS.

Steg 2: Ta reda på dina mål

Beskriv skälen till varför du överhuvudtaget vill byta. Vad exakt hoppas du kunna uppnå? Oavsett om det handlar om att förbättra webbplatsens prestanda, göra användarupplevelsen bättre eller få ut innehåll snabbt, kommer väldefinierade mål inte bara att hålla dig fokuserad under migreringen utan också hjälpa dig att mäta framgången när den är klar. Dessutom håller det alla på samma linje och säkerställer att du inte förlorar den större bilden ur sikte.

Steg 3: Kom fram till en solid plan (ingen press, då 😬)

Som en del av den här processen måste du fastställa tidslinjer och tilldela roller och ansvarsområden för alla inblandade. Vilka uppgifter måste slutföras, vem ansvarar för dem och när ska de vara klara? Du måste också ge utrymme för förseningar och omdirigeringar.

Tydlig kommunikation är avgörande. Din roadmap för migreringen bör innehålla de steg du kommer att ta, vem som kommer att ta dem och beredskapsalternativ för att säkerställa att övergången går smidigt. Arbeta fram den här planen med den CMS-leverantör du har valt och rådgör med andra intressenter för att se till att de kan uppfylla dina tidsramar för alla steg som involverar dem.

Kom ihåg att det är näst intill omöjligt att göra en förändring i din martech-stack utan att någon får besvär på vägen. Att förklara skälen till migreringen och särskilt "vad får de ut av det?" för varje team (oavsett om det är utvecklare eller marknadsförare) minskar friktionen.

Steg 4: Gör en genomgång av innehållet

Medan du förbereder dig för den stora flytten finns det ingen bättre tid att göra en genomgång av innehållet. Oavsett om du använder verktyg för genomgång av innehåll som Semrush eller Ahrefs eller väljer att göra det själv med hjälp av ett kalkylblad, kommer en grundlig genomgång av innehållet att hjälpa ditt team att fatta välgrundade beslut om vilka sidor som ska flyttas, vilka som behöver omdirigeras och vilka som kan försvinna.

Det här är också ett bra tillfälle att omorganisera dina bildfiler och mappar och ta bort föråldrade varumärkesimage. Genomgången av innehållet hjälper dig också att hitta och åtgärda eventuella fel i befintligt innehåll eller metadata, så att du inte tar med dig dem till det nya CMS:et.

Steg 5: Säkerhetskopiera dina data

Att säkerhetskopiera data på webbplatsen är viktigt för att minska risken att förlora något viktigt under migreringen. På så sätt kan du återställa webbplatsen till ett tidigare läge om något skulle gå fel.

Se till att ladda ner kopior av databasen samt bilder, videor etc. och förvara dessa på flera platser. Innan du går vidare till nästa steg rekommenderar vi också att du testar dina säkerhetskopior genom att återställa en del av innehållet för att bekräfta att datan är intakt.

Steg 6: Migrera dina data till det nya CMS:et

Vid det här laget vet du vad som behöver göras och vilka som bör vara inblandade. Nu är det dags att komma igång med huvudevenemanget - övergången till din nya CMS-plattform! 🤩

Vilka steg du måste ta varierar beroende på vilket CMS du ska flytta till. Vissa erbjuder detaljerade migreringsguider för kunder som flyttar från en annan plattform till deras. Andra CMS-leverantörer erbjuder migreringstjänster som hanterar processen åt dig, medan andra har inbyggda migreringsverktyg (som Webflow gör för kunder som flyttar från WordPress).

Det är också värt att tänka på tidpunkten för migreringen av ditt CMS. Det är alltid en bra idé att göra migreringen under natten eller vid en tidpunkt då du vanligtvis har mindre webbplatstrafik. Och börja med att testa migreringen med en liten mängd innehåll för att se till att allt fungerar som förväntat. När du är säker på att processen går smidigt kan du gå vidare och flytta över resten av ditt innehåll.

Steg 7: Kör testning efter migreringen

Gör alltid tester.

Anta inte bara att allt kommer att fungera, oavsett hur väl ditt team har planerat migreringen. Leta efter varje liten sak som kan ha gått fel innan du går live:

• Gå igenom hela webbplatsen för att kontrollera om det finns brutna länkar, bilder som saknas eller formateringsproblem.
• Och när du ändå håller på, glöm inte (vi ber dig) att testa funktionaliteten hos formulär, knappar och andra interaktiva element på webbplatsen. Det sista du vill är att täckningen ska gå i stöpet.
• Dubbelkolla att dina analysverktyg, SEO-verktyg och implementatörer (som CRM och marketing automation) fortfarande fungerar smidigt efter migreringen.
• Slutligen rekommenderar vi att du testar webbplatsens hastighet och prestanda på både stationära och mobila enheter.

Steg 8: Hantera förändringen

Att migrera till ett nytt CMS påverkar inte bara din webbplats - det har en knock-on-effekt på dina team också. Se till att alla som kommer att använda den nya plattformen är informerade och känner sig bekväma med förändringen. Det innebär att du erbjuder utbildningstillfällen om hur man använder funktionerna i det nya CMS:et, delar med dig av användbara resurser och ger löpande stöd till ditt team.

Skapa en tydlig kommunikationsplan så att teammedlemmarna vet vart de ska vända sig med frågor eller felsökning. Du bör också ta upp eventuella problem direkt, så att ingen känner sig utelämnad. Kom ihåg att ju smidigare övergången är för ditt team, desto snabbare kan de börja dra nytta av det nya CMS:ets (utan tvekan fantastiska) funktioner för att driva ditt företag framåt.

Steg 9: Övervaka och optimera

Även efter en lyckad migrering är arbetet inte helt över. (Är det någonsin det?! 😅)

Håll ett vakande öga på eventuella problem som dyker upp. Se till att du regelbundet spårar viktiga mätvärden som webbplatsens hastighet, trafik och engagemang. Med tiden kommer du sannolikt att hitta möjligheter att justera och optimera hur ditt CMS är konfigurerat för att förbättra effektiviteten eller prestandan.

Oavsett om det handlar om att förfina arbetsflöden eller prova nya funktioner är det en pågående process att få ut maximalt värde av ditt nya CMS.

Varför du bör migrera till Optimizely Content Management System

Inte för att vi är partiska eller något 😉 Men varför välja att migrera till Optimizely kontra ett annat CMS? Det handlar om blixtsnabb TTM, skalbarhet och användbarhet - alla saker som ditt digitala team kommer att behöva i mängder om du är på ett snabbväxande företag.

• Arbeta mer effektivt: Att redigera en sida ... spara ändringarna ... visa sidan för att se hur den ser ut ... och sedan börja om igen om det inte är rätt ... det är tillräckligt för att driva någon till randen. Det är därför Optimizely's Visual Builder låter dig göra ändringar och se effekten i realtid. Det går mycket snabbare, är mer strömlinjeformat och helt enkelt enklare.
• Spika omnikanalt innehåll: Ditt vanliga CMS är ingen match för dagens krav på appar och smart teknik. Vårt CMS klarar allt detta. Föreställ dig att du enkelt kan skapa och redigera mappar, innehållsblock och media, och att allt är optimerat för användning i alla kanaler och på alla enheter. Låter himmelskt, eller hur?
• Hantera innehåll centralt: Optimizely's Digital Asset Management (DAM) gör det enkelt att ladda upp, hantera, granska och dela resurser från ett centralt arkiv med tillgångar. Hitta det du behöver på några sekunder med hjälp av avancerade filter och foldering. Spåra vem som använder vilka tillgångar och när för att se till att endast det mest uppdaterade innehållet används. Och enkel åtkomst innebär att ditt team kan använda DAM-innehåll direkt i CMS:ets redigeringsmiljö. Den var bra!