5 tips för att förbättra ditt CMS-arbetsflöde

"Det finns ett sätt att göra det bättre - hitta det." Thomas Edison sa dessa ord för att motivera sitt team av forskare och uppfinnare att fortsätta att vara innovativa.

Vi använder dem för att förbättra digital transformation och CMS-arbetsflöden.

I en nyligen genomförd undersökning anges medarbetarnas engagemang som den viktigaste faktorn för att förbättra kundupplevelsen. Låt oss titta på olika sätt att optimera CMS-arbetsflödet för att hålla medarbetarna engagerade och kunderna nöjda.

Viktiga lärdomar:

• Det är viktigt att förstå din strategi för webbinnehåll innan du använder ett CMS.
• Deltagare i ett CMS-arbetsflöde inkluderar vanligtvis intressenten, en projektledare, skribenter, grafiska formgivare, redaktörer, godkännare, medlemmar i marknadsföringsteamet och en IT Manager.
• Du kan ställa in mekanismer för att automatiskt flytta projekt framåt, till exempel rollbaserad routing och påminnelser.
• Förslag på standarder och riktlinjer på affärsnivå inkluderar konventioner för filnamn, redaktionell stil och checklistor för SEO.

Sätt att optimera ditt CMS-arbetsflöde

1. Lägg upp en strategi

Börja alltid med en plan.

Förstå livscykeln för din innehållsstrategi genom att svara på följande frågor:

• Vilka är dina affärsmål?

• Vem är din målgrupp?

• Vilket är det övergripande temat för ditt innehåll?

• Vilka digitala plattformar kommer du att använda för att visa innehållet (t.ex. webbplats, app, videokanal)?

• Vilka typer av innehåll kommer du att skapa (t.ex. blogg, video, podcast)?

• Hur ska du marknadsföra ditt innehåll (t.ex. sociala medier, TV-reklam etc.)?

• Vilka är dina mätetal för framgång?

• Hur kommer du att underhålla innehållet?

2. Definiera roller

Välj ut teammedlemmar som är involverade i processen för att skapa innehåll, arbetsflödet för godkännande och hanteringsstegen. Det är ingen definitiv lista, men deltagarna i ett CMS-arbetsflöde inkluderar vanligtvis

• Intressent - din beställare, beslutsfattare eller Owner av innehållet.

• Project Manager - ansvarig för att tilldela innehållsuppgifter, klargöra frågor om uppdrag eller arbetsflödesprocedurer, granska innehåll och granska tidigare innehåll.

Är det t.ex. möjligt att revidera en tidigare artikel? Kan du göra om till exempel en blogg till en video? Kontrollerar du att projektet inte är en upprepning av tidigare innehåll?

• Skribenter för att skapa innehåll - beroende på verksamhet kan skribenterna vara heltidsanställda eller gästskribenter med expertis inom ett visst område.

• Grafiska form givare - kan komplettera skribenternas arbete med infografik, fotografier, videor och animationer.

• UX (user experience) designers - testar och förbättrar innehållet för slutanvändaren.

• Redaktörer - kvalitetssäkrar innehållet och ser till att det inte innehåller stavfel, grammatiskt korrekta meningar och engagerande innehåll.

• Approvers - markerar att innehållet är klart för publicering. Approvers kan ha en unik roll eller ingå i funktionen för antingen en projektledare eller en redaktör.

• Marknadsföringsteam - marknadsför ditt innehåll.

• IT-administratörer - kan hjälpa till med eventuella tekniska implementeringar och problem.

När du tydligt har definierat dessa roller kan du tilldela grupper och behörigheter i ditt CMS. Då blir det enkelt att lägga till eller ta bort personer från vissa funktioner.

3. Kartlägg dina etapper

Identifiera varje steg i ditt projekt. En naturlig händelseförlopp kan vara:

• begära information

• Skriva

• redigering

• UX-testning

• publicering

• marknadsföring

Du skapar dock stegen baserat på en grundlig kunskap om din affärsprocess.

4. Sätt upp dina mekanismer

En fördel med ett CMS-arbetsflöde är att du inte längre undrar i vilket skede du befinner dig i skapandet av innehåll eller vem som för närvarande arbetar med vad. Du kan införa dessa riktlinjer för att automatiskt föra projektet framåt:

• Använd CMS-arbetsflödesmallar och kalendrar för att lägga upp projektets olika steg.

• Ange anpassade statusar för att förmedla projektets stadier på ett korrekt sätt (t.ex. Tilldelad, Pågår, Väntar på granskning, Godkänd).

• Tillhandahåll ett forum för gruppkommunikation och statusändringar. Användarna bör få ett meddelande när uppgiften uppdateras eller när en person lägger till en kommentar.

• Tilldela rollbaserad routing för att automatiskt flytta projekt till nästa steg.

• Ha en omfördelningsfunktion för att vid behov snabbt kunna skicka arbetet vidare till någon med bättre tillgänglighet eller expertis.

• Skapa påminnelsemeddelanden för varje steg i projektet.

Om en uppgift till exempel inte tilldelas på mer än en dag kan ett e-post- eller sms-meddelande påminna skribenterna om att acceptera uppdraget. Ett annat meddelande kan påminna en redaktör om att korrekturläsa innehållet. När innehållet har publicerats kan marknadsföringsavdelningen få ett meddelande om att marknadsföra det.

• Arbetsflödet i ditt CMS bör spåra förändringar inom ett projekt.

Det bör t.ex. skapa en tidsstämpel för när en skribent slutför sitt uppdrag och en redaktör slutför sin granskning.

Dessa mekanismer bör minska behovet av att spåra uppgifter och åtgärder manuellt. De bör också främja öppen kommunikation och effektivitet.

5. Etablera styrning

Även om de tekniska metoderna för att skapa ett CMS-arbetsflöde är viktiga, är det ovärderligt att fastställa riktlinjer och kriterier på affärsnivå.

Tänk på detta som en godkännandeprocess för CMS- eller innehållsarbetsflödet. Det säkerställer att det finns en definitiv process för godkännande av innehåll som inte stör det redaktionella arbetsflödet innan innehåll publiceras.

Förslag på standardisering inkluderar:

• konventioner för filnamn

• redaktionell stil

• riktlinjer för tonalitet

• checklistor för korrekturläsning

• SEO-checklistor

Kontinuerlig granskning av arbetsflödet i ditt CMS

Bildkälla

Effektivisera ditt CMS-arbetsflöde med Optimizely

Ett effektivt arbetsflöde för Content Management System ska hjälpa dig och ditt team för innehållsproduktion att hålla ordning, hålla deadlines och effektivt producera högkvalitativt, engagerande innehåll som utbildar dina kunder och stärker ditt varumärke.

Vår plattform har ett flexibelt administratörsgränssnitt som gör det möjligt för skribenter, redaktörer och innehållsleverantörer att utveckla tilltalande användarupplevelser. Företag kan hantera sitt innehåll från en central plats med ett sömlöst arbetsflöde för publicering. Gör innehållet tillgängligt med hjälp av ett headless API, headless CMS eller Optimizely's globala Content Delivery Network (CDN).

Är du redo att börja optimera ditt CMS-arbetsflöde? Kontakta oss redan idag!