En komplett guide till att skapa en redaktionell kalender

Den dagliga verkligheten för en Content Marketing Manager är ofta en virvelvind av att jonglera med flera uppgifter och hantera konkurrerande prioriteringar. (Märker du inte att jag projicerar här 🤯).

Att upprätthålla en stadig ström av engagerande, högkvalitativt innehåll som också är relevant och värdefullt för ditt företags målgruppsinriktning? Det är ingen liten bedrift, min vän. Det är därför det är så viktigt att skapa en content kalender och upprätthålla en strategisk, organiserad redaktionell kalender.

I den här artikeln går vi igenom hur du skapar en redaktionell kalender som ger dig och ditt team synlighet och struktur så att ni alla blir mer organiserade och framgångsrika under det kommande året.

Vi kommer också att utforska fördelarna med att använda en redaktionell kalender, som att effektivisera samarbetet mellan olika team och mer effektiv planering för produktlanseringar och kampanjer. Och för att ge dig lite bonuspoäng 🌟💯🔖🥇 delar vi med oss av några verktyg för redaktionella kalendern som du kan använda, tillsammans med en mall så att du kan komma igång med din egen direkt.

Vad är en redaktionell kalender?

En redaktionell kalender är en visuell, strategisk och hyperdetaljerad plan över allt kommande content som du kommer att skapa, när det kommer att publiceras och i vilka kanaler. Det är i huvudsak en detaljerad tidslinje som hjälper dig att kartlägga din innehållsproduktion under veckor, månader, kvartal eller till och med hela året. Den beskriver:

• Vilka ämnen ditt innehåll kommer att täcka
• Var och när du kommer att dela ditt innehåll
• Vem som är ansvarig för att skapa varje del

Vad är skillnaden mellan en redaktionell kalender och en content kalender?

I korthet? Omfattning. En redaktionell kalender fokuserar på helheten medan en content kalender går in på detaljerna. Tänk på det som en utzoomad, långsiktig plan för att genomföra din innehållsstrategi. En content kalender zoomar däremot in och beskriver en dag-för-dag-plan för att uppfylla deadlines i den redaktionella kalendern.

Vad ska ingå i din redaktionella kalender?

En redaktionell kalender innehåller i allmänhet saker som:

Ämnen

Temat för varje del av innehållet, t.ex. "mall för redaktionell kalender".

Typ av innehåll

Detta täcker innehållets format. Vi pratar om blogginlägg, pelarsidor, e-böcker, infografik, video, checklistor, podcasts, fallstudier - listan kan göras lång.

Förfallodatum

Tidsfristen för att slutföra varje del av innehållet.

Live-datum

Det planerade datumet för när innehållet ska publiceras online.

Owner

Den person som ska skapa eller hantera innehållet.

Status

Var du befinner dig i innehållsproduktionen, t.ex. "Write brief", "First draft", "With Design", "Product marketing review" eller "Ready to publish". Det här är bara exempel, men du kan anpassa fälten så att de passar ditt specifika arbetsflöde för innehåll.

Fördelarna med en redaktionell kalender

En redaktionell kalender är ett måste för att hålla sig organiserad och hålla din marknadsföringsstrategi för content på rätt spår. Genom att organisera innehållsämnen, deadlines och ansvarsområden på ett och samma ställe kan den hjälpa dig att

1. Spara tid och frigöra bandbredd: Med en redaktionell kalender kan ditt team undvika att försöka skapa innehåll i sista minuten. Du kan planera, skriva utkast och schemalägga innehåll långt i förväg, vilket lämnar utrymme för mer strategiskt arbete, som att optimera och uppdatera ditt vintergröna innehåll.
2. Upprätthåll ett konsekvent publiceringsschema: Att publicera konsekvent är nyckeln till att bygga upp en engagerad publik. Din redaktionella kalender hjälper dig att hålla dig till det regelbundna publiceringsschemat och hålla ditt varumärke synligt och top-of-mind.
3. Anpassa ditt innehåll till affärsmålen: Oavsett om du har en ny produktlansering eller en säsongskampanj på gång hjälper en redaktionell kalender dig att planera innehåll som verkligen stöder dessa företagsmål. Och genom att organisera dina innehållsinsatser kring dessa nyckelinitiativ blir ditt innehåll automatiskt mer strategiskt och slagkraftigt.
4. Förbättra samarbetet mellan olika team: Föreställ dig det här lyckliga scenariot: med allt snyggt kartlagt i teamets redaktionella kalender vet alla vad som kommer härnäst. Inget behov av oändliga teamgenomgångar och möten - med all nödvändig information på ett ställe som alla kan se med en blick kommer dina marknadsförings-, försäljnings- och designteam att vara synkroniserade. Vi ses senare, flaskhalsar!
5. Planera kring viktiga datum, evenemang och kampanjer: En redaktionell kalender hjälper dig att hålla koll på viktiga datum. Genom att planera innehåll i förväg kan du se till att dina meddelanden stämmer överens med dessa viktiga ögonblick, vilket ökar relevansen och engagemanget när det betyder som mest.
6. Optimera arbetsflöden: En redaktionell kalender med inkluderade arbetsflöden effektiviserar innehållsproduktionen genom att ge varje teammedlem kristallklara deadlines och förväntningar. Genom att organisera uppgifter i förväg säkerställer man smidigare arbetsflöden, minskar dubbelarbete och gör det lättare för teammedlemmarna att hålla koll på sin individuella arbetsbelastning. Det möjliggör också bättre resursfördelning och säkerställer att alla vet vad de ska prioritera.
7. Spåra prestanda: Ditt content-team kan göra en tillbakablick på hur många artiklar du planerade att publicera jämfört med vad du faktiskt publicerade förra kvartalet. Detta hjälper dem att hitta och felsöka eventuella hinder i processen för innehållsproduktion.

Verktyg som hjälper dig att komma igång med din redaktionella kalender

När det gäller verktyg som hjälper dig att bygga upp din redaktionella kalender är världen ditt ostron. Vi pratar om

Verktyg för content marketing: Etablerade innehållsteam svär vid Optimizely's Content Marketing Platform. Den erbjuder alla funktioner du behöver för att hålla koll på allt, inklusive tidslinje- och Gantt-vyer, Kanban-tavlor, funktioner för projektledning, samarbetsflöden och analys.

Kalkylblad: Om ditt innehållsteam är mer av ett enmansband kan du göra det med en gammal hederlig kalkylbladsmall.

Kalender-appar: Kalender-appar hjälper till att hålla koll på deadlines och publiceringsdatum för content. De är vanligtvis gratis och enkla att använda. Den stora stötestenen här är att det finns mycket mer i redaktionella kalendrar än bara de viktigaste datumen, så du måste hitta ett separat sätt att spåra den informationen.

Whiteboards: Om du är den praktiska typen är whiteboards med färgglada markörer och klisterlappar ett roligt sätt att kartlägga innehållsidéer och göra ändringar i farten - plus att de ger lite känsla till din arbetsyta. Ett bra digitalt alternativ skulle kunna vara något i stil med Lucidchart.

Verktyg för projekthantering: Allmänna projekthanteringsverktyg som Asana och Trello är bra för att planera varje steg för alla blogginlägg, artiklar, videor och innehåll som du producerar. Men den här vägen är ofta bara ännu en åtskild lösning - frånkopplad från dina andra marknadsföringsverktyg, kalendrar och kommunikationsmetoder.

Så här skapar du en redaktionell kalender i 9 steg

I det här avsnittet går vi igenom nio viktiga steg för att skapa en redaktionell kalender som sticker ut.

Steg 1: Bestäm vad du vill uppnå med ditt innehåll

Det är avgörande att veta vad du vill åstadkomma. Vilka är dina mål? Vill du bygga upp varumärkesmedvetenhet och öka lojaliteten bland dina befintliga kunder? Eller är du på väg att lansera en ny produkt och vill skapa efterfrågan och samla in leads?

Kanske vill du göra lite av varje - öka varumärkesmedvetenheten, engagera befintliga kunder och driva försäljning. (Det är helt okej, vi älskar lite ambition!)

För att se till att du bygger en framgångsrik redaktionell kalender som tar dig till ditt slutmål bör du ta dig tid att identifiera dina mål och sätta tydliga, mätbara KPI:er för att spåra dina framsteg. Oavsett om det handlar om att öka den organiska trafiken, öka engagemanget på sociala medier eller förbättra konverteringsgraden, kommer specifika mätvärden att hjälpa dig att se vad som fungerar och vad som behöver ändras.

Det är dags att ta fram pennan (eller ditt favoritverktyg för planering av innehållsprojekt) och börja planera din innehållsstrategi. Med tydliga mål och mätvärden är du på god väg att lyckas. Om du har kört fast kan du använda följande populära mål för content marketing som en snabb vägledning:

• Bygga upp varumärkesmedvetenhet
• Utbilda din publik
• Bygga upp trovärdighet och förtroende hos kunder och branschkollegor
• Generera efterfrågan och leads
• Vårda prenumeranter och leads
• Bygga lojalitet med befintliga kunder
• Öka närvaron vid evenemang
• Generera försäljning och/eller intäkter
• Bygga upp en prenumerantlista
• Stödja lanseringen av en ny produkt

Det kan hända att du har flera olika mål för innehållet, och det är helt okej - det är faktiskt det mest sannolika scenariot. Men det gör det ännu viktigare att tydligt identifiera dem nu, så att du tar hänsyn till dem när du planerar din redaktionella kalender.

Steg 2: Ta reda på var ditt innehåll kommer att leva

Välj de bästa kanalerna för att dela ditt innehåll, t.ex. din blogg, nyhetsbrev, e-post och sociala medier. Sikta på de plattformar som din målgrupp använder mest och där de sannolikt kommer att göra köpbeslut.

Om du till exempel riktar dig till B2B-köpare kommer LinkedIn att vara ett av dina bästa alternativ. Om du å andra sidan riktar dig till B2C Gen Z-köpare är plattformar som TikTok och YouTube vanligtvis ett bättre val.

Steg 3: Gör din forskning

Innan du dyker ner i din redaktionella kalender måste du göra en grundlig undersökning för att se till att ditt innehåll stämmer överens med dina bredare företagsinitiativ och sticker ut på den trånga marknaden. Du har redan fått en bra start genom att klargöra dina företagsmål - oavsett om det handlar om att öka varumärkesmedvetenheten, driva försäljning eller främja kundlojalitet.

Därefter måste du noggrant analysera dina konkurrenter. Utvärdera vilka typer av innehåll de producerar och hur ofta de publicerar. Leta efter luckor eller möjligheter i deras befintliga innehållsstrategi som du kan dra nytta av.

Vi rekommenderar också att du samlar in insikter om din målgrupps intressen och smärtpunkter. All denna förhandsinformation kommer att hjälpa dig att ta fram en redaktionell kalender som inte bara uppfyller dina mål, utan som också väcker genklang hos din målgruppsinriktning.

Steg 4: Kartlägg din budget och dina resurser

Tänk noga igenom din budget för innehållsrelaterat arbete, tillsammans med de resurser du har tillgängliga i teamet. Detta ger dig en bättre uppfattning om hur många kvalitetsinnehåll du realistiskt sett kan skapa (eller lägga ut på entreprenad) varje månad eller kvartal.

Tänk också på eventuella nya verktyg eller programvaror som du kan behöva för att skapa och hantera innehåll, eftersom de kan påverka din totala budget.

Steg 5: Räkna ut din publiceringsfrekvens

Det är viktigt att balansera kvalitet med konsekvens. Du bör publicera så ofta som möjligt, men se till att det bara är de bra sakerna. Oavsett om du publicerar dagligen, veckovis eller månadsvis hjälper ett förutsägbart publiceringsschema till att bygga förtroende hos din publik och hålla ditt företag i fokus.

Dessutom hjälper det ditt team att hålla sig organiserat och fokuserat - inga fler sista-minuten-språng för att klara deadlines.

Steg 6: Sätt upp ditt arbetsflöde för innehåll

Nästa sak att tänka på är ditt arbetsflöde för att skapa innehåll. Mer specifikt, hur går ett innehåll från första till sista utkast i din organisation? Vilka steg går det igenom innan det är redo att publiceras?

Här är ett exempel på hur ett arbetsflöde för ett blogginlägg kan se ut:

1. Sökordsforskning
2. Intervjua SME från produktutvecklingsteamet
3. Utveckla titel och disposition
4. Skriva artikel baserat på forskning och intervju med SME
5. Första omgången redigeringar
6. Första omgången ändringar
7. Sista omgången redigeringar
8. Slutliga ändringar
9. Slutligt godkännande
10. Lägg till bilder och grafik
11. Publicera artikeln och/eller skicka den till kunden för granskning
12. Utvärdera prestanda
13. Optimera artikeln

Steg 7: Tilldela uppgifter till rätt personer

Nu när du har en allmän uppfattning om arbetsflöden och kanaler kan du börja sätta upp deadlines och tilldela uppgifter till rätt teammedlemmar. Redaktören gör till exempel den första redigeringsrundan, medan strategen ansvarar för den första godkännanderundan.

Steg 8: Ha lite flexibilitet i din redaktionella kalender

Som det gamla ordspråket säger: "Det enda som är konstant är förändring".

När oväntade möjligheter eller utmaningar dyker upp måste du göra en strategisk förändring av ditt innehåll för att hålla dig på rätt spår. Oavsett om det är en framväxande branschtrend, en förändring av affärsmålen eller nya prioriteringar från din ledningsgrupp, kommer din content kalender att vara relevant och effektiv om du kan justera och omarbeta den.

Genom att vara anpassningsbar kan du snabbt ta vara på möjligheter, undvika att slösa resurser på innehåll som inte längre är i linje med dina företagsmål och se till att ditt innehåll fortsätter att väcka genklang hos din publik.

Steg 9: Dela din redaktionella kalender med andra team

Eftersom innehåll spelar en så viktig roll i alla marknadsföringsstrategier har du sannolikt redan ett nära samarbete med olika team i din organisation. Se därför till att dela med dig av och proaktivt samla in synpunkter från kollegor och intressenter om hur du kan förfina och omarbeta din redaktionella kalender. Att involvera team utanför marketing kan ge nya idéer till innehåll och bidra till att säkerställa att din redaktionella kalender ligger i linje med bredare affärsprioriteringar.

Dags att börja bygga

För att alla ska vara överens behöver du ett tydligt sätt att hantera din redaktionella kalender på löpande basis.

Vi är kanske lite partiska, men Optimizely's verktyg hjälper verkligen content marketers. Att använda en dedikerad Content Marketing Platform som Optimizely förbättrar synligheten för vad som behöver skapas och godkännas, vilket gör det lättare för team att samarbeta. Med inbyggda arbetsflöden för godkännande är det enkelt att hantera din redaktionella kalender, vilket gör att dina content marknadsförare kan fokusera på de riktigt kreativa sakerna. ✨