Så här skapar du redaktionella riktlinjer som faktiskt är användbara [+ gratis mall]

Innan vi dyker in i allt som rör redaktionella riktlinjer, en snabb introduktion. Jag är chef för innehållsteamet här på Optimizely. Jag ansvarar för att utveckla vår innehållsstrategi och se till att den är i linje med våra viktigaste affärsmål.

Här ska jag ta dig igenom den process vi använde för att skapa nya redaktionella riktlinjer; saker som fungerade bra och ta itu med några av de utmaningar som följer med alla bra projekt med flera intressenter, dela några exempel och lämna dig med en mall som du kan använda för att fastställa dina egna innehållsstandarder.

Vad är redaktionella riktlinjer?

Redaktionella riktlinjer är en uppsättning standarder för alla som bidrar med innehåll, etc. etc. Detta inkluderar oftast vägledning om varumärke, tonalitet, grammatik och stil, dina grundläggande innehållsprinciper och de typer av innehåll som du vill producera.

Redaktionella riktlinjer är en viktig del av alla bra marknadsföringsstrategier och kan hjälpa marknadsförare att uppnå följande i sin process för att skapa innehåll:

• Konsistens: Allt innehåll som produceras, oavsett vem som skapar det, har en konsekvent ton och stil, vilket bidrar till att stärka varumärkesimagen och gör det lättare för publiken att känna igen företagets innehåll
• Kvalitetskontroll: Fungerar som en "nordstjärna" för innehållskvalitet och drar en linje i sanden för att kommunicera standarden på det innehåll vi vill producera
• Ökar SEO-insatserna: Säkerställer att innehållsskapandet är i linje med SEO-arbetet, vilket förbättrar företagets synlighet och ökar trafiken
• Effektivitet: Med tydliga riktlinjer på plats kan innehållsskapare - externa och interna - arbeta mer effektivt eftersom de har en klar bild av vad som förväntas av dem

Exempel på redaktionella riktlinjer

Det finns några bra exempel på redaktionella riktlinjer som kan hjälpa dig att komma igång.

Här är några som jag har använt:

1. Redaktionella värderingar och standarder, BBC

Ah, Beeb. Detta hjälpte mig verkligen att kanalisera min inre journalist och lära av de människor som byggde grunden för gratis kvalitetsjournalistik.

Hur man skapar redaktionella riktlinjer, Pepperland Marketing

Efter att ha tagit en mer övergripande bild insåg jag att jag behövde mer fokuserad vägledning om steg för steg för att skapa redaktionella riktlinjer.

Jag gillade verkligen innehållet som de goda människorna på Pepperland Marketing har skapat, inklusive en gratis mall - tack killar! - och delvis vad som inspirerade mig att skapa vår egen gratis mall som ett sätt att dela lärdomar och hjälpa andra att snabbt starta processen för att skapa sina egna riktlinjer.

3. Skriva riktlinjer för AI:s roll i din nyhetsredaktion? Nieman Lab

Förutom att ge vägledning om innehållskvalitet och processen för att skapa innehåll, ville jag ta itu med det kniviga ämnet AI i våra redaktionella riktlinjer. Framför allt för att ge innehållsskapare en vägledning om "rättvis" användning av AI när de skapar innehåll, för att säkerställa att skaparna får dra nytta av den fantastiska kraften i dessa verktyg, men också att det strider mot våra grundläggande innehållsprinciper om kvalitet att förlita sig 100% på AI för innehållsskapande.

Så för att lära mig mer läste jag den här fascinerande artikeln och hämtade vägledning från stora medier runt om i världen. Jag vet att saker och ting förändras mycket snabbt när det gäller AI, men jag rekommenderar starkt att du läser den här artikeln och låter dig inspireras av hur dessa medier hanterar det här ämnet.

Varför bestämde vi oss för att skapa redaktionella riktlinjer?

1. Att anpassa innehållsskapare till en tydlig vision och process

Optimizely som företag har genomgått en enorm omvandling under de senaste 3 åren, genomgått ett snabbt förvärv och alla de glädjeämnen och frustrationer som det kan medföra. Som innehållsteam insåg vi snabbt behovet av att skapa en uppsättning tydliga och engagerande riktlinjer som hjälper innehållsskapare att förstå hur och var de kan bidra, och som ger en tydlig process att följa när man skickar in en innehållsidé för övervägande.

2. Förnyat förhållningssätt till varumärke och innehåll

Som varumärke går Optimizely One också igenom en varumärkesutveckling - från en mer formell, genomtänkt ton till en som är mycket mer lättillgänglig, jordnära och inte rädd för att använda humor, både i innehåll och utförande.

Se vår senaste CMS-kampanj:

Den är ganska utstickande när det gäller kreativt material och budskap. Det är en annonskampanj som är utformad för att fånga uppmärksamhet ja, men också - för att visa vår förmåga som marknadsföringsteam att skapa den här typen av kampanjer som normalt är reserverade för andra mer kreativa branscher.

Vi ville ge vägledning till andra innehållsskapare utanför teamet om hur de också kan skapa innehåll som omfattar denna utvecklade ton, samtidigt som vi säkerställer att innehållet följer våra varumärkesriktlinjer.

3. Effektivisera processen för att skapa innehåll

Precis som många andra globala företag har vi många olika innehållsskapare som arbetar i olika tidszoner och på olika platser. Att dokumentera en uppsättning riktlinjer och göra dem lättillgängliga hjälper innehållsskaparna att snabbt förstå våra innehållsmål, vilka typer av innehåll vi vill skapa och varför. Det skulle frigöra tid för innehållsteamet att ägna sig åt enskilda medarbetare som granskar och redigerar inlämningar och säkerställa att skapandet och optimeringen anpassas till bredare innehålls- och affärsmål.

Det stod också klart att vi behövde dokumentera en process för att skicka in innehållsidéer, så vi såg till att inkludera detta i själva riktlinjerna för att göra det enkelt och tillgängligt för alla bidragsgivare.

4. 2023 retrospektiv prioritet

Som innehållsteam granskar vi regelbundet vår innehållsstrategi och våra processer för att se till att vi arbetar så effektivt som möjligt.

I vår senaste retrospektiv. frågade jag mitt team "vad är det enda jag kan göra som chef för att hjälpa dem att bli mer effektiva i sin roll?

Redaktionella riktlinjer var nummer 1 på deras lista.

Så vi satte igång...

Vad vi gjorde

• Definierade ett diskret arbetsområde för den första versionen av de redaktionella riktlinjerna, med fokus på blogg- och resursavsnittet på webbplatsen. Det är här som innehållsteamet tillbringar mest tid och därmed har störst delaktighet i processen för att skapa innehåll. Det är också här som de mest utmanande flaskhalsarna har funnits tidigare
• Forskning. Granskade vad som fanns där ute, tog fram några gratismallar och satte ihop ett ramverk för att skapa en första version för input och feedback
• Frågade content community - Jag ställde några frågor till mitt nätverk på LinkedIn om innehållsriktlinjer och marknadsföringsstrategi, för att få input och vägledning från smarta marknadsförare.

Kombinerar två av mina stora passioner i livet - innehållsstrategi och Arrested Development - i ett LinkedIn-inlägg (feb 2024)

• Inbjöd till feedback: Under några veckor bjöd vi in medarbetare att kommentera i ett delat dokument som ett sätt att få iterativ feedback, få idéer för nästa arbetsområde och även - ta med människor på resan för att skapa riktlinjerna. Titta på alla dessa granskare! Genom att göra detta inom vår Content Marketing Platform (CMP) säkerställde vi att all feedback samlades på ett ställe och att vi kunde hantera processen tydligt, steg för steg:

Titta på alla medarbetare! Tack ska ni ha! Och alla dessa vackra bockar, så tillfredsställande. Så glad att jag kunde skära bort de totala utestående uppgifterna för den här skärmdumpen också (Källa - Optimizely CMP)

• Uppdaterat arbetsflöde för innehåll: Nu när vi har en tydlig, dokumenterad vägledning på plats har vi inkluderat detta som ett steg - det första steget - i det arbetsflöde som används för att skapa blogginlägg:

Källa: Optimizely CMP

Resultat

Det är bara början, men vi ser redan ett större engagemang i processen för att skapa innehåll, särskilt bland de team som är involverade i att ta fram riktlinjerna (vilket var en del av tanken från början :))

Källa: Mina teams chatt

Det har inspirerat teamen att tänka annorlunda kring vilka typer av innehåll vi vill producera framöver - både för bloggen och i andra sammanhang.

Jag skulle också säga att det har ökat teamets moral och samarbete och hjälpt olika team att arbeta tillsammans mot gemensamma mål för att producera arbete av bättre kvalitet.

Vad händer härnäst?

Vi är upptagna med att planera en bredare kommunikation av de redaktionella riktlinjerna utanför marknadsavdelningen. Vi har behållit det ursprungliga utkastet och delar det regelbundet med befintliga och potentiella medarbetare för att få löpande kommentarer, idéer och feedback.

Att skapa riktlinjer har också lett till diskussioner om vilka typer av briefs och mallar vi vill och behöver skapa i CMP för att stödja skapandet av olika innehåll. Det är viktigt att hitta rätt balans mellan ett kreativt förhållningssätt och att använda mallar för att skala upp innehållsproduktionen.

Vi kommer att se över riktlinjerna en gång i kvartalet och utveckla dem efter behov genom att lägga till nya format och kanaler allteftersom.

Viktiga lärdomar

• Redaktionella riktlinjer är ett användbart sätt att vägleda innehållsskapare som en del av din övergripande innehållsstrategi
• Att ta sig tid att göra efterforskningar i förväg kan hjälpa till att påskynda till synes komplexa projekt. Var inte rädd för att be din community om synpunkter och råd när du skapar
• Håll omfattningen liten till en början snarare än att försöka anpassa allt på en gång. Testa och lär dig under arbetets gång
• Arbeta med intressenter för att bygga upp riktlinjer från grunden för att säkerställa att du skapar ett ramverk som är användbart, relevant och används