Tänk på ditt senaste marknadsföringsprojekt som gick snett. Oavsett om det handlade om en snabb leverans eller en del av en större implementerad kampanj kan du säkert peka på ett eller flera tillfällen då saker och ting spårade ur. Och mer än troligt orsakades dessa problem av en brist på strategisk anpassning och definition av projektets omfattning.

Det beror på att bra projektledning och genomförande kräver mycket mer än rörliga delar - och även de mest okomplicerade marknadsföringskampanjer eller uppgifter kan spåra ur utan ett detaljerat projektomfång. Genom att veta hur man skriver ett projektomfång säkerställer du att intressenter och marknadsföringsteam är på samma sida innan ditt team påbörjar den kreativa processen.

Vad är ett projektomfång?

Projektteam och intressenter bör arbeta tillsammans, inte mot varandra. Men alltför ofta misslyckas båda sidor med att definiera gränserna för ett projekt och det slutar med dubbelarbete eller kanske ännu värre - att man missar ett helt element.

Att utveckla ett tydligt projektomfång hjälper alla att vara överens om målen, leveranserna och begränsningarna för ett marknadsföringsprojekt innan det påbörjas, och säkerställer att din organisation har tillräckligt med tid, resurser och rätt personer för att göra jobbet. Ett projektomfång, även kallat scope eller statement of work (eller SOW), gör det möjligt för intressenter att förstå vilka projektparametrarna är, informerar teammedlemmarna om den förväntade arbetsmängden för varje fas i projektet och hjälper dig och ditt team att identifiera eventuella luckor i planen.

Hur man skriver ett projektomfång

Det kan ta tid att lära sig hur man skriver en projektomfattning, men det behöver inte vara svårt. Genom att skapa en återanvändbar mall kan du enkelt gå igenom varje nytt projekt som uppstår och ta fram en övergripande plan för hur det ska genomföras på ett effektivt sätt, under budget och i tid.

1. Samla in detaljer

Innan du kan skapa eller skriva ett projektomfång bör du kontakta intressenter och teammedlemmar för att samla in information om de olika stegen i projektet samt vilka resurser och arbetsflöden som behöver finnas på plats. Se till att inkludera följande:

Affärsmål

Det första steget i att veta hur man skriver ett projektomfång börjar med att fastställa affärsmål. I avsnittet om företagsmål beskriver du kortfattat den övergripande visionen för projektet, inklusive varför dina intressenter och ditt team stöder det, och de övergripande mål som du förväntar dig att uppnå. Det kan till exempel handla om att öka medvetenheten om en ny produkt, öka antalet registreringar till ett webinar eller öka antalet leads. Att definiera förväntningarna är avgörande för att hålla tempot i marknadsföringsprojektet och undvika distraktioner och frågor som faller utanför projektets omfattning.

Projektets leveranser och kriterier

Nu när du har fastställt de breda målen för projektets omfattning är det dags att sätta dig ner med ditt team och dina intressenter och göra en lista över de specifika leveranser som du ska producera i slutet av projektet. Det kan handla om ett stort innehåll, en digital annons, en webbplats, en utbildning eller ett evenemang. Oavsett vad det är, se till att alla i teamet är överens om det förväntade resultatet. Du bör också göra leveranserna specifika och mätbara. På så sätt blir det tydligt när projektet har uppfyllt intressenternas kriterier och är klart. Om du till exempel ska ta fram en produktutbildning bör du ange vilka ämnen utbildningen ska omfatta, hur många personer som ska utbildas och hur lång tid du tänker ägna åt att utbilda dem.

Begränsningar

En viktig del av att veta hur man skriver ett projektomfång är att inse att varje team och projekt är bundet av vissa begränsningar, från budget till tidsgränser och personal. Och lika nödvändigt som det är att formulera vad man kan göra i ett projekt, lika viktigt är det att erkänna vad man inte kan göra. Om du till exempel har ett slimmat team och inte kan erbjuda övertidstimmar i sista minuten, säg det på förhand. Om du sätter upp dessa riktlinjer tidigt kommer det att hjälpa alla att hantera tid och förväntningar -och det kommer att hålla ditt team lyckligt, produktivt och mindre känsligt för utbrändhet.

Antaganden

Precis som med begränsningar är det viktigt att klargöra outtalade antaganden som människor tar med sig in i projektet. En intressent kanske antar att en webbplats kommer att innehålla vissa sidor och funktioner, eller en teammedlem kanske antar att hon skriver innehållet medan andra antar att hon är redaktören. Sätt er ner och lista de förväntningar som alla har på hur stort projektet är, vad det innebär och vem som gör vad och när. När det väl är dags att sätta igång kommer du att ha en dokumenterad strategi.

Inkluderingar och exkluderingar

Alla vet att även de mest välmenande projekt kan drabbas av "mission creep". För att hålla ditt projekt fokuserat och ditt team på rätt spår ska du se till att du tydligt formulerar vad som ingår i ett projekt - och vad som inte ingår. Om du planerar ett större evenemang för befintliga kunder snarare än för potentiella kunder, se till att dina intressenter vet det. På så sätt undviker du att projektet blir otympligt eller orealistiskt och ditt team kan fatta varje beslut med ett öga på vad som är viktigt och vad som inte är det.

Resurser

Ditt team kanske är redo att sätta igång med ett nytt projekt, men de kan inte göra sitt bästa om de inte vet vilka resurser som finns tillgängliga för dem. Att inkludera detta är viktigt i hur man skriver ett projektomfång. Det hjälper ledarna att kommunicera med sina teammedlemmar om vilken typ av kompetens, teknik, mentorskap och personal de redan har utan att behöva uppfinna hjulet på nytt. Om du har befintliga mallar eller manualer för liknande projekt kan du spara mycket tid åt ditt team genom att lista dem på förhand. Detsamma gäller om du har en särskild budget för utbildning i en viss kompetens eller ett datorprogram som kommer att påskynda arbetet.

Kostnad

Om du arbetar med ett projekt med fakturerbara timmar ska du i projektets omfattning fastställa exakt vem du behöver betala och hur mycket tid du förväntar dig att projektet ska ta. Tänk också på eventuella kostnader som är förknippade med specifika aspekter och element. Budgetering hjälper dig att få klarhet i projektkostnaderna och vilka frågor som kommer att kräva extra tid och finansiering.

Överenskommelse

Det sista steget i hur man skriver ett projektomfång är att få ditt team att skriva under på den streckade linjen. Detta avtal är naturligtvis inte ett kontrakt, men att få din huvudintressent och Project Manager att godkänna det visar att människor är klara över förväntningarna och kommer att ta sina åtaganden på allvar.

2. Gör en tidsplan för projektet

Du har identifierat omfattningen av ditt projekt - nu är det dags att sätta din plan i verket. Gör en lista över alla leveranser som du har åtagit dig att producera. Under varje leverans listar du de uppgifter som krävs för att uppnå varje leverans, vem som är ansvarig för varje uppgift och hur lång tid du förväntar dig att arbetet ska ta. Var realistisk - ditt schema ska hålla ditt team på rätt spår, men samtidigt vara tillräckligt flexibelt för att du ska kunna vara flexibel och ta hänsyn till förändringar.

3. Sammanställ projektets omfattning

Det finns inte ett enda rätt sätt att formatera ett projektomfattningsdokument. Det kan vara så enkelt som ett textdokument - eller, om dina processer är mer komplicerade, kan visualiseringar hjälpa dig att tydligt illustrera hur varje del av ett projekt passar ihop.

Prova vårt GRATIS konto och använd Gantt-diagram, scrumtavlor för agil marknadsföring, flödesdiagram och kanban-tavlor för att visa teammedlemmar och intressenter vilket arbete som behöver göras, när det ska göras och vem som gör det. Projektets omfattning kan också ingå som en omfattande kampanjbrief.

När du väl vet hur man skriver en projektomfattning är det viktigt att du delar den med alla i teamet och hänvisar till den när du fattar beslut, fördelar uppgifter eller funderar över hur du ska uppnå dina mål.

Förutom att lära dig att skriva ett projektomfång bör du också överväga en programvara för projektledning inom marknadsföring.