Vad är hantering av arbetsflöden för marknadsföring?

Är du trött på att ditt marknadsföringsteam alltid ställer samma frågor till dig, om och om igen?
Klagar ditt team ständigt på att de inte vet var ett visst projekt befinner sig i er pipeline, eller vem som arbetar med vad?
Märker du av missade deadlines eller kommer du på dig själv med att tänka: "Varför tar det så lång tid för dem att slutföra den här uppgiften?"
Har du en gnagande känsla av att saker och ting skulle kunna vara mer effektiva, mer produktiva och mer strömlinjeformade?
Om något av ovanstående problem - från kommunikationsstörningar till missade deadlines, frustrerande långa tidslinjer eller osammanhängande arbetsflöden - får dig att vilja slå huvudet i skrivbordet, behöver du och ditt team en sak: bättre hantering av arbetsflödet för marknadsföring.
Med arbetsflödeshantering för marknadsföring får rätt personer alltid rätt information, och ditt team förstår exakt vad de ska göra och när de ska göra det. Alla kommer att ha den tydlighet, kunskap och data de behöver för att genomföra din marknadsföringsstrategi med större hastighet, precision och effektivitet.
Vänta inte på att en arg kund eller ett katastrofalt missöde med en deadline ska få dig att sätta fart. Det är dags att utforska hur arbetsflödeshantering för marknadsföring fungerar, plus specifika exempel på hur det kan förändra din verksamhet.

Marketing Workflow Management introduktion

Vad är ett arbetsflöde för marknadsföring?

Tänk på ditt arbetsflöde för marknadsföring som en serie steg eller operationer som talar om för människor vad de ska göra och när de ska göra det för att uppfylla en uppsättning regler eller krav och slutföra en specifik marknadsföringsuppgift.
Ett arbetsflöde för marknadsföring kan se olika ut från företag till företag eller till och med från uppgift till uppgift. Det kan vara

• En enkel checklista eller steg
• Ett flödesschema som ger "Om A, så B"-vägledning till ditt team.
• Ett visuellt diagram eller kalkylblad

Arbetsflödet kan också vara så detaljerat eller på så hög nivå som du och ditt team behöver.
Till exempel kan ett arbetsflöde för onboarding av en ny marknadsföringskund till din byrå gå in på detaljerna för att se till att specifika konton skapas, exakta kontraktsmallar skickas och specifika betalningsinsättningar görs.
Men ett arbetsflöde för brainstorming av ett nytt varumärke för en kund kan vara mer tvetydigt och abstrakt samtidigt som det fortfarande beskriver en specifik sekvens av strategisteg som du och ditt team behöver slutföra.
Det handlar egentligen om att skräddarsy arbetsflödet efter uppgiftens behov och krav, snarare än att tvinga in ditt team i en modell som passar alla.
Oavsett hur dina arbetsflöden för marknadsföring ser ut har alla arbetsflöden tre saker gemensamt.

Bättre arbetsledning: 3 grundläggande principer för att optimera ditt marknadsföringsarbetsflöde

För att få optimala resultat måste varje arbetsflöde för marknadsföring som du skapar vara:

• Logiskt: Arbetsflöden är bara så bra som deras upptag. Om ingen använder dem kommer de bara att bidra till att projektet går i stå. Varje steg måste vara enkelt, lättförståeligt och logiskt.
• Synliga: Fall inte i fällan att skapa operativa dokument som aldrig ser dagens ljus. Arbetsflödena måste införlivas i teamets dagliga uppgifter, från och med det ögonblick då du utbildar nya medarbetare eller kollegor.
• Att leva: Din arbetsflödeshantering för marknadsföring måste innebära att du uppdaterar dina arbetsflöden när systemen förändras, strategierna utvecklas eller du får nya insikter. Ju mer du använder dem, desto mer kommer du att lägga märke till specifika saker som kan förbättras. Lär, iterera, skölj och upprepa.

Vilka är fördelarna med Marketing Workflow Management?

Oavsett om du är en Project Manager som har hand om ett team på fem eller 500 personer kommer varumärken och företag av alla storlekar att se betydande förbättringar inom flera nyckelområden när de inför bättre arbetsflödeshantering.
Förbättringarna är:

• Bättre sammanhållning i teamet
• Teamdriven produktion av högre kvalitet
• Bättre affärsresultat

Bättre sammanhållning i teamet
Arbetsflöden hjälper till att bryta ner några av de interna åtskildheter som ofta uppstår när det inte finns tillräckligt med kommunikation mellan team eller teammedlemmar.
När alla använder samma uppsättning arbetsflöden kan varje teammedlem se vad de behöver göra och när de behöver göra det, samt vem som kommer före och efter dem i processen.
Du behöver aldrig mer oroa dig för att någon inte har kopplat in din grafiska formgivare förrän det var för sent, eller att teamet för sociala medier inte har fått information om en tidskänslig marknadsföringskampanj.
Teamdriven produktion av högre kvalitet
Arbetsflöden för marknadsföringsstrategier inbjuder till mer samarbete och skapar möjligheter för team att nå samförstånd om bästa praxis, en specifik strategi eller hur ett projekt ska genomföras. Du får ta del av varje teammedlems expertis och insikter i varje steg av processen.
Detta, i kombination med att skapa tydliga processer och parametrar för ett marknadsföringsprojekt, eliminerar den förvirring, tvetydighet eller osäkerhet som ofta skapar onödig stress och spänning för ditt team. Det ger dem tillåtelse att göra sitt bästa, i förvissning om att de har all information och alla data de behöver för att lyckas.
Resultatet? Högre kvalitet på designen, slagkraftig content marketing och marknadsföringsframgångar som gör dig och dina kunder glada.
Bättre affärsprestanda
Team som hanterar sina arbetsflöden för marknadsföring på ett bra sätt tenderar att märka av det:

• Mindre tid slösas bort på möten, redigeringar, buggfixar etc.
• Förbättrat samarbete och en mer konstruktiv teamkultur
• Snabbare automatisering av tidskrävande uppgifter
• Mer kreativitet och idégenerering
• Förbättrad produktivitet och effektivitet
• Ökade intäkter, högre lönsamhet och bättre affärsresultat

Så här skapar du en process för arbetsflödeshantering och hanterar dina arbetsflöden för marknadsföring

Här är stegen för att skapa en process för arbetsflödeshantering:

• Definiera dina uppgifter, processer och leveranser
• Identifiera vem som är involverad i alla de processer som du har definierat
• Definiera och kartlägg specifika ansvarsområden
• Tilldela uppgiften och utför den

1. Definiera dina uppgifter, processer och leveranser

Samarbeta med ditt team för att identifiera de kärnprocesser och uppgifter som upprepas dagligen, månadsvis eller kvartalsvis.
Tänk på de standardprojekt som du ständigt arbetar med, t.ex:

• Onboarding av en ny kund om du är en marknadsföringsbyrå eller tjänsteleverantör
• Publicera löpande content marketing av hög kvalitet, t.ex. artiklar och blogginlägg på din webbplats
• Lansera regelbundna evenemang, t.ex. gruppkonsultationer eller webinar
• Lansera nya produkter, oavsett om de är digitala eller fysiska
• Engagera din e-postmarknadsföring med e-postkampanjer, veckovisa e-nyhetsbrev etc.
• Granska och uppdatera företagets webbtexter och landningssidor
• Publicera inlägg i sociala medier och svara på kommentarer och meddelanden i sociala medier

2. Identifiera vem som är involverad i alla de processer som du har definierat

När du och ditt team har sammanställt en lista över vanliga uppgifter och processer ska du tillsammans med ditt team märka upp varje projekt med vem som är inblandad.
Bli inte förvånad om det finns fler personer än du kanske först inser. Det är det som är värdet med arbetsflöden: det skapar mer exponering och synlighet för alla de olika stegen mellan punkt A och punkt B.
Att publicera ett blogginlägg kanske till exempel inte bara involverar din interna content marketing-medarbetare. De kan också behöva det:

• En dataanalytiker eller Google Analytics-expert för att ta fram värdefulla nyckelord
• En grafisk designer för att skapa bilder
• En webbutvecklare för att publicera inlägget
• En medarbetare på sociala medier som delar blogginlägget på alla dina sociala medieplattformar
• E-postteamet för att marknadsföra det nya blogginlägget i ett kommande e-postmeddelande

De bästa personerna för att identifiera de nödvändiga rollerna är ofta de som för närvarande utför arbetet.

3. Definiera och kartlägg specifika ansvarsområden

Nu när du har en lista över uppgifter och vem som arbetar med varje uppgift kan du bryta ner uppgiften i specifika steg och koppla en person (dvs. ägaren) till varje steg.
Tänk på att den person som för närvarande gör den uppgiften kanske inte är den bästa personen för uppgiften framöver. Nu har du chansen att diskutera den övergripande processen och finjustera den.
Oavsett hur detaljerad eller hög nivå du siktar på bör du göra en kartläggning:

• Den fullständiga listan över uppgifter för att slutföra projektet
• Exakt vilken person som behöver utföra varje uppgift
• En uppskattning av hur lång tid varje steg kommer att ta att slutföra

Den sista punkten är kritisk eftersom hela arbetsflödet kommer att bero på hur exakta dessa tidsuppskattningar är. Börja med en grov uppskattning som baseras på historiska uppgifter eller på vad den enskilda uppgiftsägaren tror.
När du sedan använder dessa arbetsflöden i framtiden ska du ständigt revidera och uppdatera dem i takt med att mer exakta uppgifter kommer in.
Till exempel kan en Project Manager som hanterar marknadsföringsflödet för ett blogginlägg ha följande kartlagt:

• Uppgift: Generera en idé (innehållsstrateg, 30 dagar före publiceringsdatum)
• Uppgift: Gör sökordsforskning (SEO-strateg, 25 dagar före publiceringsdatum)
• Uppgift: Skapa ett utkast till blogginlägg (Bloggskribent, 20 dagar före publiceringsdatum)
• Uppgift: Godkänna dispositionen (SEO-strateg och marknadsföringsintressenter, 15 dagar före publiceringsdatumet)
• Uppgift: Skriva slutligt utkast (bloggskribent, 10 dagar före publiceringsdatum)
• Uppgift: Skapa bilder eller infografik (grafisk designer, 5 dagar före publiceringsdatum)
• Uppgift: Schemalägga kampanjer i sociala medier (Social media manager, 4 dagar före publiceringsdatum)
• Uppgift: Publicera inlägget och granska live-versionen för buggar (bloggskribent, dagen för publicering)

4. Tilldela uppgiften och genomför den

Det är matchdag. Vid det här laget vet alla vad som behöver göras och vem som ska göra det.
Identifiera ett sätt för ditt team att samarbeta och kommunicera. Detta kan ske via:

• Traditionella e-postmeddelanden i plattformar som MailChimp
• Ett Excel-kalkylblad
• Fysiska whiteboards eller diagram, t.ex. en kanban-tavla
• En molnbaserad meddelandetjänst, till exempel Slack
• En projekthanterings-, CRM- eller arbetsflödesplattform som Optimizely One eller Hubspot.

Oavsett vilken metod du använder kommer hanteringen av arbetsflödet för marknadsföring att innebära följande:

• Starta det nya projektet med hjälp av ditt nya arbetsflöde
• Meddela varje uppgiftsägare när något har tilldelats dem
• Tydligt kommunicera deadlines för varje uppgiftsägare
• Påminna uppgiftsägaren när hans eller hennes uppgift snart ska vara klar (t.ex. 24 eller 48 timmar före deadline)
• Säkerställa att rätt godkännandeprocess sker
• Övervaka och leta efter uppgifter som inte är slutförda och följ upp dem omedelbart

För bästa resultat, använd en plattform som automatiskt varnar och tilldelar nästa steg i ditt arbetsflöde till nästa person när den tidigare uppgiftsägaren har slutfört sitt steg.
Ju mer du kan automatisera din arbetsflödeshantering för digital marknadsföring, desto mer kan du fokusera på uppgifter och projekt med högre avkastning.
När du har gått igenom den här processen några gånger ska du granska och utvärdera. Fanns det specifika brister i kommunikationen? Fanns det ett kroniskt område där deadlines ofta missades, eller fanns det några överraskande mätvärden?
Ta reda på varför och diskutera med ditt team. Se sedan över ditt arbetsflöde så att du proaktivt kan förebygga sådana problem och flaskhalsar.
Ofta beror dessa scenarier på följande:

• Ett steg saknas någonstans i processen
• Fel person tilldelas en specifik uppgift
• En uppskattning av tidslinjen för hur lång tid ett projekt tar är för kort eller för lång

Använd dina arbetsflöden som ett levande, utvecklande verktyg och se hur din marknadsföring förändras och hur ditt team arbetar mer produktivt.