På tide å bytte: Trinn-for-trinn-guide til migrering til et nytt CMS

Bytte innholdsstyringssystem, eller i det hele tatt et hvilket som helst markedsføringsverktøy vi bruker?

Jepp, vi får lyst til å krype under dynen og gjemme oss.

Vi har allerede et CMS på plass, og nå vil vi endre det?

Det er helt forståelig å være i tvil. Det er alltid litt vanskelig å bytte ut den tekniske stakken, la oss være ærlige. Og det er ikke mindre smertefullt enn når det involverer CMS-systemet ditt, det sentrale navet for stort sett alt på nettstedet ditt.

I tillegg kommer planlegging, forberedelser, integrasjoner, feilsøking og testing (du store min!). Du må sannsynligvis involvere folk fra ulike team. Og du trenger definitivt støtte fra ledergruppen din.

Hvorfor skulle en digital leder med et snev av sunn fornuft utsette seg selv for dette?

Noen av de vanligste CMS-problemene har du kanskje allerede i bakhodet, men vi skal gå gjennom hvorfor du bør vurdere å migrere til et nytt CMS. Vi skal også vise deg hvordan du kan håndtere CMS-migreringen uten å vri deg i hånda (og gjemme deg under dyna).

Det kan virke skremmende akkurat nå, men vi lover at du ikke er alene. Vi har identifisert ni viktige trinn i CMS-migreringsprosessen, og i løpet av denne artikkelen skal vi gjøre et dypdykk i dem og diskutere alle muligheter i hele prosessen.

La oss vise deg hvordan du enkelt kan bytte CMS og ruste merkevaren din for en fremtid i vekst. Men først...

Hva er en CMS-migrering?

CMS-migrering er prosessen med å overføre alt innholdet på nettstedet ditt fra det eksisterende CMS-systemet til et nytt. For markedsførings- og digitalteamet ditt kan en CMS-migrering være nøkkelen til å forbedre hvordan du håndterer innhold, kjører kampanjer og kommuniserer med målgruppen din på nettet.

Hva er fordelene med å migrere CMS?

• Forenklet arbeidsflyt og enklere samarbeid: Hvis CMS-systemet ditt er uintuitivt og komplekst, kan hver eneste lille endring bli et stort problem for markedsføringsteamet. Moderne CMS-er er utviklet for å gjøre det enklere for ikke-tekniske team å opprette, redigere, oppdatere og publisere innhold på egen hånd. Arbeidsflyter og godkjenningssystemer bidrar også til et mer sømløst samarbeid på tvers av digitale team.
• Mer personalisering: Til å være et område som beveger seg så raskt som digital opplevelse, er innovasjonstakten i mange CMS-er altfor lav. Digitale ledere bytter ofte til et nytt CMS fordi det gamle verktøyet manglet visse funksjoner. Et nyere CMS kan automatisk tilpasse innholdet til ulike målgrupper på nettstedet ditt.
• Bedre UX: I dag kommer moderne CMS-plattformer ofte med innebygde SEO-verktøy. De kan også bidra til at nettstedet ditt kjører raskere, noe som gir bedre søkerangeringer.
• Mer effektiv integrert markedsføring: Enten det er nettet, mobilapper, sosiale medier eller andre kanaler du ønsker å nå ut til kundene dine på, gjør et nytt CMS det mye enklere å distribuere innholdet ditt der du ønsker det. Et headless CMS, for eksempel, der backend er adskilt fra frontend, gir mye mer fleksibilitet for markedsførere som ønsker å distribuere innhold på en rekke ulike enheter og plattformer.
• Forbedret analyse og rapportering: Mange CMS-plattformer leveres med innebygde analyseverktøy (eller kan integreres med verktøy som Google Analytics), noe som gir teamet ditt bedre innsikt i hvordan innholdet fungerer og hvordan publikum interagerer med nettstedet.
• Globale markedsføringsfunksjoner: Hvis du ekspanderer til internasjonale markeder, trenger du et CMS som er utstyrt for å håndtere ting som flerspråklig støtte og regionsspesifikt innhold.
• Sterkere sikkerhet: Hvis virksomheten din må overholde forskrifter som GDPR eller HIPAA, trenger du et CMS som har protokoller for bedriftssikkerhet og risikostyring som kan beskytte kundedataene dine mot nye cybersikkerhetstrusler - ikke sette omdømmet til merkevaren din i fare.
• Rask tid til markedet: Vi har alle opplevd den ubehagelige opplevelsen av å få en kampanje som er svært tidssensitiv. Du vil ha et CMS som støtter raske oppdateringer, raske A/B-tester og rask distribusjon.

Derfor kan det være lurt å bytte innholdsstyringssystem

Husker du hvilke faktorer som påvirket beslutningen din om å velge det nåværende innholdsstyringssystemet? Hvis du ikke var til stede da bedriften din tok avgjørelsen, er det på tide å bruke fantasien, men det var sannsynligvis noe i denne retningen:

I begynnelsen var det sjelden at bedrifter la så mye vekt på innholdsstyringssystemet sitt. Virksomheten var mindre den gangen, det digitale landskapet var mye mindre konkurransepreget, og innholdsbehovene var sannsynligvis også mindre. I tillegg var CMS-teknologien mindre avansert, og innholdsmarkedsføringen var sannsynligvis mindre moden enn den er (eller du ønsker å være) i dag. Problemene kommer gjerne til syne når virksomheten ekspanderer, og CMS-systemet ikke helt klarer å henge med.

På den andre siden blir digitale team bedt om å håndtere mer enn noen gang før. Vi har mer enn nok å gjøre. Det kan virke som det verste tidspunktet å velge et moderne enterprise CMS og sette i gang migreringsprosessen. Du frykter kanskje at prosessen vil bli for utfordrende, dyr og tidkrevende. Og når vi bruker et gammelt CMS, ignorerer vi ofte feilene og begrensningene. Viljen til å "klare seg" og skyve det foran oss - vi har alle vært der.

Men det finnes ærlig talt ingen gode grunner til å bli sittende fast med et CMS som ikke holder mål. Og med tanke på forbrukernes økende forventninger til sømløse, raske og verdifulle digitale opplevelser på tvers av plattformer, er det bare ett spørsmål som gjelder: Har bedriften din råd til å la være å bytte til et moderne CMS?

Sjekkliste for CMS-migrering: 9 trinn for en vellykket migrering

Det er en grundig prosess å forberede en migrering av innholdsstyringssystemer. Når den gjøres feil, blir prosessen ofte langvarig og full av problemer. Du kan imidlertid gjøre migreringen mye mer forutsigbar med en klar strategi.

Her er en veiledning som hjelper deg på rett vei:

Trinn 1: Evaluer ditt nåværende CMS

Begynn med å ta en nærmere titt på ditt eksisterende CMS. Hva er det som får deg til å vurdere å bytte til et nytt? Kartlegg de tingene du ikke liker med det nåværende CMS-systemet - de faktorene som gjør det inkompatibelt med de fremtidige planene du har for nettstedet ditt. Når du har vurdert det nåværende oppsettet, kan du skissere nøyaktig hva du ønsker å få ut av et nytt CMS.

Trinn 2: Finn ut hvilke mål du har

Gjør rede for årsakene til at du i det hele tatt ønsker å bytte. Hva er det du håper å oppnå? Enten det er å forbedre nettstedets ytelse, gjøre brukeropplevelsen bedre eller få ut innhold raskt, vil det å ha veldefinerte mål ikke bare holde deg fokusert under migreringen, men også hjelpe deg med å måle suksessen når den er ferdig. I tillegg sørger det for at alle er samkjørte og at dere ikke mister det store bildet av syne.

Trinn 3: Kom opp med en solid plan (ikke noe press, da 😬)

Som en del av denne prosessen må du sette opp tidslinjer og tildele roller og ansvarsområder til alle involverte. Hvilke oppgaver må fullføres, hvem har ansvaret for dem, og når skal de være ferdige? Det er også viktig å gi rom for forsinkelser og omlegginger.

Tydelig kommunikasjon er avgjørende. Veikartet for migreringen bør inneholde trinnene dere skal ta, hvem som skal ta dem, og beredskapsmuligheter for å sikre at overgangen går knirkefritt. Utarbeid denne planen sammen med CMS-leverandøren du har valgt, og rådfør deg med andre interessenter for å sikre at de kan overholde tidsfristene for alle trinn som involverer dem.

Husk at det er så godt som umulig å gjøre en endring i martech-stakken uten at noen blir berørt underveis. Forklar årsakene til migreringen og spesielt "hva får de ut av det?" for hvert team (enten det er utviklere eller markedsførere) for å redusere friksjonen.

Trinn 4: Gjennomfør en innholdsrevisjon

Mens du forbereder deg på den store flyttingen, er det ingen bedre tid å foreta en innholdsrevisjon. Enten du bruker innholdsrevisjonsverktøy som Semrush eller Ahrefs eller velger å gjøre det selv ved hjelp av et regneark, vil en grundig innholdsrevisjon hjelpe teamet ditt med å ta informerte beslutninger om hvilke sider som bør flyttes over, hvilke som må omdirigeres, og hvilke som kan fjernes.

Dette er også en god anledning til å omorganisere bildefiler og -mapper og fjerne foreldede merkevareressurser. Gjennomgangen vil også hjelpe deg med å finne og rette opp eventuelle feil i eksisterende innhold eller metadata, slik at du ikke tar dem med deg over til det nye CMS-systemet.

Trinn 5: Ta sikkerhetskopi av dataene dine

Sikkerhetskopiering av nettstedets data er nøkkelen til å redusere risikoen for å miste noe viktig i løpet av migreringen. På denne måten kan du gjenopprette nettstedet til en tidligere tilstand hvis noe skulle gå galt.

Sørg for å laste ned kopier av databasen, samt bilder, videoer osv., og lagre disse på flere steder. Før du går videre til neste trinn, anbefaler vi også at du tester sikkerhetskopiene dine ved å gjenopprette en del av innholdet for å bekrefte at dataene er intakte.

Trinn 6: Overfør dataene dine til det nye CMS-systemet

Nå vet du hva som må skje, og hvem som bør involveres. Nå er det på tide å komme i gang med det viktigste - overgangen til den skinnende nye CMS-plattformen! 🤩

Fremgangsmåten varierer avhengig av hvilket CMS du skal flytte til. Noen tilbyr detaljerte migreringsveiledninger for kunder som flytter fra en annen plattform til deres. Andre CMS-leverandører tilbyr migreringstjenester som håndterer prosessen for deg, mens andre igjen har innebygde migreringsverktøy (slik Webflow har for kunder som flytter fra WordPress).

Det er også verdt å huske på tidspunktet for CMS-migreringen. Det er alltid lurt å gjøre migreringen over natten, eller på et tidspunkt da du vanligvis har mindre trafikk på nettstedet ditt. Og start med å teste migreringen med en liten mengde innhold for å sikre at alt fungerer som forventet. Når du er sikker på at prosessen går som den skal, kan du gå videre og flytte over resten av innholdet.

Trinn 7: Kjør tester etter migreringen

Test alltid.

Ikke bare anta at alt vil fungere, uansett hvor godt teamet ditt har planlagt migreringen. Let etter hver minste lille ting som kan ha gått galt før du går live:

• Gå gjennom hele nettstedet for å se etter ødelagte lenker, manglende bilder eller formateringsproblemer.
• Og mens du er i gang, ikke glem å teste funksjonaliteten til skjemaer, knapper og andre interaktive elementer på nettstedet. Det siste du ønsker, er at dekningen skal gå i vasken.
• Dobbeltsjekk at analysene, SEO-verktøyene og integrasjonene (som CRM- og markedsføringsautomatiseringsverktøy) fortsatt fungerer problemfritt etter migreringen.
• Til slutt anbefaler vi at du tester nettstedets hastighet og ytelse på både PC og mobil.

Trinn 8: Administrer endringen

Migrering til et nytt CMS påvirker ikke bare nettstedet ditt - det har også en dominoeffekt på teamene dine. Sørg for at alle som skal bruke den nye plattformen, er informert og komfortable med endringen. Det betyr at du må tilby opplæring i hvordan du bruker funksjonene i det nye CMS-systemet, dele nyttige ressurser og gi løpende støtte til teamet ditt.

Lag en tydelig kommunikasjonsplan slik at teammedlemmene vet hvor de skal henvende seg med spørsmål eller feilsøking. Det er også lurt å ta opp eventuelle bekymringer på forhånd, slik at medarbeiderne ikke føler at de blir overlatt til seg selv. Husk at jo enklere overgangen er for teamet ditt, desto raskere kan de begynne å dra nytte av det nye CMS-systemets (utvilsomt fantastiske) funksjoner for å drive virksomheten fremover.

Trinn 9: Overvåk og optimaliser

Selv etter en vellykket migrering er ikke arbeidet helt over. (Er det noen gang?! 😅)

Hold et våkent øye med eventuelle problemer som dukker opp. Sørg for at du regelmessig sporer nøkkeltall som hastighet, trafikk og engasjement. Over tid vil du sannsynligvis finne muligheter til å finjustere og optimalisere hvordan CMS-systemet er satt opp for å forbedre effektiviteten eller ytelsen.

Enten det dreier seg om å forbedre arbeidsflyten eller prøve ut nye funksjoner, er det en kontinuerlig prosess å få mest mulig ut av det nye CMS-systemet.

Hvorfor du bør migrere til Optimizelys innholdsstyringssystem

Ikke at vi er partiske eller noe 😉 Men hvorfor velge å migrere til Optimizely kontra et annet CMS? Det handler om lynrask TTM, skalerbarhet og brukervennlighet - alle ting det digitale teamet ditt trenger i massevis hvis du jobber i et selskap i rask vekst.

• Arbeid mer effektivt: Å redigere en side ... lagre endringene ... se på siden for å se hvordan den ser ut ... og så begynne på nytt hvis den ikke er riktig ... det er nok til å drive hvem som helst til randen. Derfor lar Optimizelys Visual Builder deg gjøre endringer og se effekten i sanntid. Det er mye raskere, mer strømlinjeformet og rett og slett enklere.
• Spikre omnikanalinnhold: Et standard CMS kan ikke hamle opp med dagens krav til apper og smartteknologi. CMS-systemet vårt spiser alt dette til frokost. Tenk deg at du enkelt kan opprette og redigere mapper, innholdsblokker og medier, og at alt er optimalisert for bruk i alle kanaler og på alle enheter. Høres himmelsk ut, ikke sant?
• Administrer innhold sentralt: Optimizelys Digital Asset Manager (DAM) gjør det enkelt å laste opp, administrere, gjennomgå og dele ressurser fra et sentralt ressurslager. Finn det du trenger på få sekunder ved hjelp av avanserte filtre og foldering. Spor hvem som bruker hvilke ressurser og når, for å sikre at bare det mest oppdaterte innholdet blir brukt. Og enkel tilgang betyr at teamet ditt kan bruke DAM-ressurser direkte i CMS-redigeringsmiljøet. Den var god!