Hva er arbeidsflytstyring for markedsføring?

Er du lei av at markedsføringsteamet ditt alltid stiller deg de samme spørsmålene om og om igjen?
Klager teamet ditt stadig over at de ikke vet hvor et bestemt prosjekt befinner seg i pipelinen, eller hvem som jobber med hva?
Merker du at tidsfrister ikke overholdes, eller tar du deg selv i å tenke: "Hvorfor bruker de så lang tid på å fullføre denne oppgaven?"
Har du en nagende følelse av at ting kunne vært mer effektive, mer produktive og mer strømlinjeformede?
Hvis noen av de ovennevnte problemene - fra kommunikasjonssvikt til overskredne tidsfrister, frustrerende lange tidslinjer eller usammenhengende arbeidsflyter - gir deg lyst til å dunke hodet mot skrivebordet, trenger du og teamet ditt én ting: bedre styring av arbeidsflyten i markedsføringen.
Med arbeidsflytstyring for markedsføring vil de rette personene alltid ha den rette informasjonen, og teamet ditt vil forstå nøyaktig hva de skal gjøre og når de skal gjøre det. Alle vil ha den klarheten, kunnskapen og informasjonen de trenger for å gjennomføre markedsføringsstrategien raskere, mer presist og mer effektivt.
Ikke vent på at en sint kunde eller en katastrofal deadline skal få deg til å sette i gang. Det er på tide å utforske hvordan arbeidsflythåndtering for markedsføring fungerer, og få konkrete eksempler på hvordan det kan forandre virksomheten din.

Arbeidsflytstyring for markedsføring 101

Hva er en arbeidsflyt for markedsføring?

Tenk på arbeidsflyten for markedsføring som en rekke trinn eller operasjoner som forteller folk hva de skal gjøre og når de skal gjøre det for å oppfylle et sett med regler eller krav og fullføre en bestemt markedsføringsoppgave.
En arbeidsflyt for markedsføring kan se forskjellig ut fra bedrift til bedrift eller til og med fra oppgave til oppgave. Det kan for eksempel være

• En enkel sjekkliste eller trinn
• Et flytdiagram som gir "Hvis A, så B"-veiledning til teamet ditt.
• Et visuelt diagram eller regneark

Arbeidsflyten kan også være så detaljert eller overordnet som du og teamet ditt har behov for.
For eksempel kan en arbeidsflyt for onboarding av en ny markedsføringskunde til byrået ditt gå inn i de små detaljene for å sikre at spesifikke kontoer opprettes, at nøyaktige kontraktsmaler sendes og at spesifikke betalingsinnskudd blir gjort.
En arbeidsflyt for idémyldring om en ny merkevare for en kunde kan derimot være mer tvetydig og abstrakt, samtidig som den skisserer en spesifikk sekvens av strategiske trinn som du og teamet ditt må gjennomføre.
Det handler om å skreddersy arbeidsflyten til behovene og kravene til oppgaven, i stedet for å presse teamet inn i en modell som passer for alle.
Uansett hvordan arbeidsflyten din ser ut, har alle arbeidsflyter tre ting til felles.

Bedre arbeidsledelse: 3 grunnleggende prinsipper for å optimalisere arbeidsflyten i markedsføringen

For å oppnå optimale resultater må alle arbeidsflyter du lager, være

• Logisk: Arbeidsflyter er bare så gode som de blir tatt i bruk. Hvis ingen bruker dem, vil de bare bidra til at prosjektet går i stå. Hvert trinn må være enkelt, lett å forstå og gi logisk mening.
• Synlig: Ikke gå i fellen og lag operative dokumenter som aldri ser dagens lys. Arbeidsflyten må innlemmes i teamets daglige oppgaver, helt fra det øyeblikket du lærer opp nye ansatte eller kolleger.
• Living: Arbeidsflythåndteringen i markedsføringen må innebære at du oppdaterer arbeidsflyten etter hvert som systemene endres, strategiene utvikler seg eller du får ny innsikt. Jo mer du bruker dem, jo mer vil du legge merke til spesifikke ting som kan forbedres. Lær, gjenta, skyll og gjenta.

Hva er fordelene med Marketing Workflow Management?

Enten du er prosjektleder for et team på fem eller 500 personer, vil merkevarer og selskaper av alle størrelser oppleve betydelige forbedringer på flere viktige områder når de innfører bedre arbeidsflytstyring.
Forbedringene er

• Bedre samhold i teamet
• Teamdrevet produksjon av høyere kvalitet
• Bedre forretningsresultater

Bedre samhold i teamet
Arbeidsflyter bidrar til å bryte ned noen av de interne siloene som ofte oppstår når det ikke er nok kommunikasjon mellom teamene eller teammedlemmene.
Når alle bruker samme sett med arbeidsflyter, kan hvert teammedlem se hva de skal gjøre og når de skal gjøre det, samt hvem som kommer før og etter dem i prosessen.
Du trenger aldri mer å bekymre deg for at noen ikke har koblet inn den grafiske designeren før det var for sent, eller at teamet for sosiale medier ikke ble varslet om en tidssensitiv markedsføringskampanje.
Teamdrevet produksjon av høyere kvalitet
Arbeidsflyter for markedsføring inviterer til mer samarbeid og gir teamene mulighet til å skape konsensus om beste praksis, en spesifikk strategi eller hvordan et prosjekt bør gjennomføres. Du får utnyttet ekspertisen og innsikten til hvert enkelt teammedlem i alle faser av prosessen.
Dette, sammen med klare prosesser og parametere for et markedsføringsprosjekt, eliminerer forvirring, tvetydighet eller usikkerhet som ofte skaper unødvendig stress og spenning for teamet. Det gir dem tillatelse til å gjøre sitt beste, i trygg forvissning om at de har all den informasjonen og de dataene de trenger for å lykkes.
Resultatet? Design av høyere kvalitet, slagkraftig innholdsmarkedsføring og markedsføringssuksess som begeistrer deg og kundene dine.
Bedre forretningsresultater
Team som håndterer arbeidsflyten i markedsføringen på en god måte, pleier å legge merke til det:

• Mindre tid går bort til møter, redigeringer, feilrettinger osv.
• Bedre samarbeid og en mer konstruktiv teamkultur
• Raskere automatisering av tidkrevende oppgaver
• Mer kreativitet og idégenerering
• Forbedret produktivitet og effektivitet
• Økte inntekter, høyere lønnsomhet og bedre forretningsresultater

Slik oppretter du en arbeidsflytstyringsprosess og administrerer arbeidsflyten i markedsføringen

Slik går du frem for å opprette en prosess for arbeidsflytstyring:

• Definer oppgaver, prosesser og leveranser
• Identifiser hvem som er involvert i alle prosessene du har definert
• Definer og kartlegg spesifikke ansvarsområder
• Tildel oppgaven og utfør den

1. Definer oppgaver, prosesser og leveranser

Samarbeid med teamet ditt om å identifisere kjerneprosessene og oppgavene som gjentas daglig, månedlig eller kvartalsvis.
Tenk på de standardprosjektene som dere jobber med hele tiden, for eksempel

• Onboarding av en ny kunde hvis du er et markedsføringsbyrå eller en tjenesteleverandør
• Publisere løpende kvalitetsinnholdsmarkedsføring, for eksempel artikler og blogginnlegg på nettstedet ditt
• Lansering av regelmessige arrangementer, for eksempel gruppekonsultasjoner eller webinarer
• Lansering av nye produkter, enten de er digitale eller fysiske
• Engasjere e-postmarkedsføringslisten din med e-postkampanjer, ukentlige e-nyhetsbrev osv.
• Gjennomgang og oppdatering av bedriftens webtekster og landingssider
• Publisere i sosiale medier og svare på kommentarer og meldinger i sosiale medier

2. Identifiser hvem som er involvert i alle prosessene du har definert

Når du og teamet ditt har satt opp en liste over vanlige oppgaver og prosesser, kan du sammen med teamet ditt merke hvert prosjekt med hvem som er involvert.
Ikke bli overrasket hvis det er flere personer involvert enn du kanskje først er klar over. Det er nettopp det som er verdien av arbeidsflyter: Det skaper mer eksponering og synlighet for alle de ulike stegene mellom punkt A og punkt B.
For eksempel er det ikke sikkert at publisering av et blogginnlegg bare involverer din interne innholdsmarkedsfører. De kan også ha behov for det:

• En dataanalytiker eller Google Analytics-ekspert for å finne nøkkelord med høy verdi
• En grafisk designer for å lage bilder
• En webutvikler for å publisere innlegget
• En medarbeider fra sosiale medier som deler blogginnlegget på alle sosiale medier-plattformene dine
• E-postteamet som markedsfører det nye blogginnlegget i en kommende e-post

De beste til å identifisere de nødvendige rollene er ofte de som allerede gjør jobben.

3. Definer og kartlegg spesifikke ansvarsområder

Nå som du har en liste over oppgaver og hvem som jobber med hver enkelt oppgave, kan du dele opp oppgaven i spesifikke trinn og knytte én person (dvs. eieren) til hvert trinn.
Husk at den personen som utfører oppgaven i dag, kanskje ikke er den beste personen for oppgaven i fremtiden. Dette er din sjanse til å diskutere den overordnede prosessen og finjustere den.
Uansett hvor detaljert eller overordnet du sikter mot, bør du kartlegge:

• Den fullstendige listen over oppgaver for å fullføre prosjektet
• Nøyaktig hvem som skal utføre hver enkelt oppgave
• Et estimat av hvor lang tid hvert trinn vil ta å fullføre

Det siste punktet er avgjørende, fordi hele arbeidsflyten vil avhenge av hvor nøyaktige disse tidsestimatene er. Begynn med et grovt estimat basert på historiske data eller på hva den enkelte oppgaveeieren tror.
Når du bruker disse arbeidsflytene i fremtiden, må du hele tiden revidere og oppdatere dem etter hvert som du får inn mer nøyaktige data.
En prosjektleder som administrerer markedsføringsflyten for et blogginnlegg, kan for eksempel ha følgende oppsett:

• Oppgave: Generer idé (innholdsstrateg, 30 dager før publiseringsdato)
• Oppgave: Gjør søkeordsundersøkelser (SEO-strateg, 25 dager før publiseringsdatoen)
• Oppgave: Utarbeide disposisjon for blogginnlegg (bloggskribent, 20 dager før publiseringsdatoen)
• Oppgave: Godkjenne disposisjonen (SEO-strateg og markedsføringsansvarlige, 15 dager før publiseringsdatoen)
• Oppgave: Skrive det endelige utkastet (bloggskribent, 10 dager før publiseringsdatoen)
• Oppgave: Lage bilder eller infografikk (grafisk designer, 5 dager før publiseringsdatoen)
• Oppgave: Planlegge kampanjer i sosiale medier (ansvarlig for sosiale medier, 4 dager før publiseringsdatoen)
• Oppgave: Publisere innlegget og se gjennom live-versjonen for feil (bloggskribent, publiseringsdagen)

4. Tildel oppgaven og utfør den

Nå er det kampdag. Nå vet alle hva som må gjøres og hvem som skal gjøre det.
Finn en måte teamet kan samarbeide og kommunisere på. Dette kan være via:

• Tradisjonelle e-poster på plattformer som MailChimp
• Et Excel-regneark
• Fysiske tavler eller diagrammer, for eksempel en kanban-tavle
• En skybasert meldingstjeneste, for eksempel Slack
• En prosjektstyrings-, CRM- eller arbeidsflytplattform som Optimizely CMP eller Hubspot.

Uansett hvilken tilnærming du bruker, vil administrering av arbeidsflyten for markedsføring innebære følgende

• Starte det nye prosjektet ved hjelp av den nye arbeidsflyten
• Varsle hver enkelt oppgaveeier når noe er tildelt dem
• Tydelig kommunisere tidsfrister for hver enkelt oppgaveeier
• Påminnelse til oppgaveeieren når oppgaven snart skal leveres (f.eks. 24 eller 48 timer før fristen)
• Sørge for at den riktige godkjenningsprosessen finner sted
• Overvåke og se etter oppgaver som ikke er fullført, og følge dem opp umiddelbart

De beste resultatene oppnår du ved å bruke en plattform som automatisk varsler og tildeler neste steg i arbeidsflyten til neste person når den forrige oppgaveeieren har fullført sitt steg.
Jo mer du kan automatisere arbeidsflyten for digital markedsføring, desto mer kan du fokusere på oppgaver og prosjekter som gir høyere avkastning.
Når du har gått gjennom denne prosessen noen ganger, kan du gå gjennom og evaluere. Var det noen spesifikke sammenbrudd i kommunikasjonen? Var det et kronisk område der tidsfrister ofte ble overskredet, eller var det noen overraskende beregninger?
Finn ut hvorfor, og diskuter det med teamet ditt. Deretter kan du revidere arbeidsflyten for å komme slike problemer og flaskehalser i forkjøpet.
Ofte skyldes disse scenariene følgende:

• Et trinn mangler et sted i prosessen
• Feil person blir tildelt en bestemt oppgave
• Et tidsestimat for hvor lang tid et prosjekt tar, er for kort eller for lang

Bruk arbeidsflyten som et levende verktøy i stadig utvikling, og se hvordan markedsføringen din forandrer seg og teamet ditt jobber mer produktivt.