Dags att byta: Din steg-för-steg-guide för att migrera till ett nytt CMS

Byta innehållshanteringssystem, eller i princip vilket marknadsföringsverktyg vi än använder?

Japp, det får oss att vilja krypa under täcket och gömma oss.

Vi har redan ett CMS på plats, och nu vill vi ändra det?

Att tvivla är helt förståeligt. Att byta teknik är alltid lite jobbigt, låt oss vara ärliga här. Och det är inte mindre så än när det gäller ditt CMS, det centrala navet för nästan allt på din webbplats. Optimizely gör SiteSwitch enklare med sitt 1-åriga gratis migreringserbjudande.

Det finns också planering, förberedelser, integrationer, felsökning och testning som är involverat (herregud!). Du kommer sannolikt att behöva involvera personer från olika team. Och du kommer definitivt att behöva stöd från din ledningsgrupp.

Varför skulle någon digital ledare med en uns av sunt förnuft villigt utsätta sig för det?

Tja, några vanliga CMS-problem kanske redan stirrar dig rakt i ansiktet, men vi kommer att gå igenom varför du bör utforska att migrera till ett nytt CMS. Vi kommer också att visa dig hur du hanterar din CMS-migrering med minimalt krångel (och gömma dig under täcket).

Saker och ting kan verka skrämmande just nu, men vi lovar att du inte är ensam. Vi har identifierat 9 viktiga steg i CMS-migreringsprocessen, och under den här artikeln kommer vi att göra en djupdykning i dem och diskutera alla möjligheter i hela processen.

Låt oss visa dig hur du enkelt byter CMS och rustar ditt varumärke för en tillväxttaktad framtid. Men först…

Vad är en CMS-migrering?

CMS-migrering avser processen att överföra allt innehåll på din webbplats från ditt befintliga CMS till ett nytt. För dina marknadsförings- och digitala team kan en CMS-migrering vara nyckeln till att förbättra hur ni hanterar innehåll, driver kampanjer och interagerar med din målgrupp online.

Vilka är fördelarna med att migrera ditt CMS?

• Förenklade arbetsflöden och enklare samarbete: Om ditt CMS är ointuitivt och komplext kan varje liten förändring bli ett stort besvär för ditt marknadsföringsteam. Moderna CMS är utformade för att göra det enklare för icke-tekniska team att skapa, redigera, uppdatera och publicera innehåll själva. Arbetsflöden och godkännandesystem möjliggör också ett mer sömlöst samarbete mellan digitala team.
• Mer personalisering:För ett område som utvecklas lika snabbt som digitala upplevelser är innovationstakten i många CMS alldeles för långsam. Digitala ledare byter ofta till ett nytt CMS eftersom deras gamla verktyg saknade vissa funktioner. Ett nyare CMS kan automatiskt anpassa innehåll för olika målgrupper på din webbplats.
• Bättre UX: Numera har moderna CMS-plattformar ofta inbyggda SEO-verktyg. De kan också hjälpa din webbplats att köras snabbare, vilket leder till bättre sökrankningar.
• Effektivare integrerad marknadsföring: Oavsett om det är webben, mobilappar, sociala medier eller vilken kanal du vill nå kunder på, gör ett nytt CMS det mycket enklare att distribuera ditt innehåll var du vill. Ett headless CMS, till exempel, där backend är separerat från frontend, ger mycket mer flexibilitet för marknadsförare som vill pusha innehåll över en mängd olika enheter och plattformar.
• Förbättrad analys och rapportering: Många CMS-plattformar har inbyggd analys (eller integreras med verktyg som Google Analytics), vilket ger ditt team mer insikt i hur innehållet presterar och hur din publik interagerar med din webbplats.
• Globala marknadsföringsfunktioner: Om du expanderar till internationella marknader behöver du ett CMS som är utrustat för att hantera saker som flerspråkigt stöd och regionspecifikt innehåll.
• Starkare säkerhet: Om ditt företag behöver följa regler som GDPR eller HIPAA vill du ha ett CMS som har företagssäkerhet och Riskhanteringsprotokoll som kan skydda dina kunddata ordentligt mot nya cybersäkerhetshot – utan att riskera ditt varumärkesrykte.
• Snabb time-to-market: Vi har alla haft den obehagliga upplevelsen av att hamna i en mycket tidskänslig kampanj. Du vill ha ett CMS som stöder snabba uppdateringar, njutningssnabb A/B-testning och snabb distribution.

Varför det kan vara rätt för dig att byta innehållshanteringssystem

Minns du vilka faktorer som påverkade ditt beslut att välja ditt nuvarande innehållshanteringssystem? Om du inte var där när ditt företag fattade beslutet är det dags att använda fantasin, men det gick förmodligen ungefär så här:

Företag ägnade sällan så mycket uppmärksamhet åt sitt innehållshanteringssystem i början. Verksamheten var mindre då, det digitala landskapet var mycket mindre konkurrenskraftigt och dina innehållsbehov var förmodligen också mindre. Dessutom var CMS-tekniken mindre avancerad, och din innehållsmarknadsföring var troligen mindre mogen än den är (eller du strävar efter att vara) nu. Problemen tenderar att visa sig när ditt företag expanderar och ditt CMS inte riktigt kan hålla jämna steg.

Å andra sidan ombeds digitala team att hantera mer än någonsin tidigare. Vi har mer än tillräckligt på våra tallrikar. Det kan verka som den sämsta tiden att börja välja ett modernt företags-CMS och initiera migreringsprocessen. Du kanske är rädd att processen kommer att bli för utmanande, dyr och tidskrävande. Och när vi använder ett gammalt CMS ignorerar vi ofta bristerna och begränsningarna. Den där villigheten att "klara sig" och strunta i det – vi har alla varit där.

Men ärligt talat finns det inga goda skäl att sitta fast med ett undermåligt CMS. Och inför de stigande konsumenternas förväntningar på sömlösa, snabba och högvärdiga digitala upplevelser över olika plattformar, handlar allt om en enda fråga: har ditt företag råd att inte byta till ett modernt CMS?

Checklista för CMS-migrering: 9 steg för en lyckad migrering

Att förbereda sig för att flytta innehållshanteringssystem är en noggrann process. När det görs fel blir processen ofta långdragen och full av problem. Du kan dock göra din migrering mycket mer förutsägbar med en tydlig strategi.

Här är en guide som hjälper dig att komma på rätt spår:

Steg 1: Utvärdera ditt nuvarande CMS

Börja med att titta noga på ditt befintliga CMS. Vad får dig att överväga att byta till ett nytt? Kartlägg de saker du inte gillar med ditt nuvarande CMS – de faktorer som gör det oförenligt med framtida planer du har för din webbplats. När du har utvärderat din nuvarande konfiguration, beskriv exakt vad du vill få ut av ett nytt CMS.

Steg 2: Bestäm dina mål

Beskriv anledningarna till varför du gör bytet från första början. Vad hoppas du uppnå? Oavsett om det handlar om att förbättra webbplatsens prestanda, göra användarupplevelsen bättre eller få ut innehåll snabbt, kommer väldefinierade mål inte bara att hålla dig fokuserad under migreringen utan också hjälpa dig att mäta framgång när den är klar. Dessutom håller det alla samstämda och säkerställer att du inte tappar helhetsbilden ur sikte.

Steg 3: Ta fram en gedigen plan (ingen press då 😬)

Som en del av denna process måste du sätta tidslinjer och tilldela roller och ansvar för alla inblandade. Vilka uppgifter behöver slutföras, vem ansvarar för dessa och när ska de vara klara? Du bör också ge utrymme för förseningar och omdirigeringar.

Tydlig kommunikation är avgörande. Din migreringsplan bör inkludera de steg du kommer att vidta, vem som ska utföra dem och beredskapsalternativ för att säkerställa att övergången går smidigt. Utarbeta denna plan med den CMS-leverantör du har valt och rådfråga andra intressenter för att se till att de kan hålla dina tidslinjer för alla steg som involverar dem.

Kom ihåg att det är nästan omöjligt att göra en förändring i din martech-stack utan att någon blir besvärad längs vägen. Att förklara orsakerna till migreringen och särskilt "vad får de ut av det?" för varje team (oavsett om det är utvecklare eller marknadsförare) kommer att minska friktionen.

Steg 4: Genomför en innehållsgranskning

Medan du förbereder dig för den stora flytten finns det ingen bättre tidpunkt att göra en innehållsgranskning. Oavsett om du använder innehållsgranskningsverktyg som Semrush eller Ahrefs eller väljer gör-det-själv-vägen med ett kalkylblad, kommer en grundlig innehållsgranskning att hjälpa ditt team att fatta välgrundade beslut om vilka sidor som ska flyttas, vilka som behöver omdirigeras och vilka som kan försvinna.

Detta är ett bra tillfälle att omorganisera dina bildfiler och mappar och även ta bort föråldrade varumärkestillgångar. Din granskning hjälper dig också att hitta och åtgärda eventuella fel i ditt befintliga innehåll eller dina metadata, så att du inte bär med dig dem till det nya CMS-systemet.

Steg 5: Säkerhetskopiera dina data

Att säkerhetskopiera dina webbplatsdata är nyckeln till att minska risken för att förlora något viktigt under migreringen. På så sätt kan du återställa din webbplats till ett tidigare tillstånd om något går fel.

Se till att ladda ner kopior av databasen, samt bilder, videor etc., och lagra dessa på flera platser. Innan du går vidare till nästa steg rekommenderar vi också att du testar dina säkerhetskopior genom att återställa en del av ditt innehåll för att bekräfta att informationen är intakt.

Steg 6: Migrera dina data till det nya CMS-systemet

Vid det här laget vet du vad som behöver hända och vem som bör vara involverad. Nu är det dags att komma igång med huvuddelen – övergången till din nya CMS-plattform! 🤩

Stegen du kommer att ta varierar beroende på vilket CMS du flyttar till. Vissa erbjuder detaljerade migreringsguider för kunder som flyttar från en annan plattform till sin. Andra CMS-leverantörer erbjuder migreringstjänster som hanterar processen åt dig, medan andra inkluderar inbyggda migreringsverktyg (som Webflow gör för kunder som flyttar från WordPress).

Det är också värt att tänka på tidpunkten för din CMS-migrering. Det är alltid en bra idé att göra migreringen över natten, eller vid en tidpunkt då du vanligtvis ser mindre trafik till din webbplats. Börja med att testa migreringen med en liten mängd innehåll för att se till att allt fungerar som förväntat. När du är säker på att processen går smidigt kan du gå vidare och flytta över resten av ditt innehåll.

Steg 7: Kör tester efter migreringen

Testa alltid.

Anta inte bara att allt kommer att fungera, oavsett hur väl ditt team har planerat migreringen. Leta efter alla små saker som kan ha gått fel innan du publicerar webbplatsen:

• Gå igenom hela webbplatsen för att kontrollera om det finns trasiga länkar, saknade bilder eller formateringsproblem.
• Och när du ändå håller på, glöm inte (vi ber er) att testa funktionaliteten hos formulär, knappar och alla interaktiva element på webbplatsen. Det sista du vill är att övergångarna ska försvinna.
• Dubbelkolla att dina analyser, SEO-verktyg och integrationer (som CRM och marknadsföringsautomationsverktyg) fortfarande fungerar smidigt efter migreringen.
• Slutligen rekommenderar vi att du testar webbplatsens hastighet och prestanda på både dator och mobil.

Steg 8: Hantera ändringen

Att migrera till ett nytt CMS påverkar inte bara din webbplats – det har även en dominoeffekt på dina team. Se till att alla som kommer att använda den nya plattformen är informerade och bekväma med ändringen. Det innebär att erbjuda utbildningar om hur man använder funktionerna i det nya CMS:et, dela användbara resurser och ge kontinuerligt stöd till ditt team.

Skapa en tydlig kommunikationsplan så att teammedlemmarna vet vart de ska vända sig för frågor eller felsökning. Du bör också ta itu med eventuella problem direkt, så att folk inte känner sig lämnade i mörkret. Kom ihåg att ju smidigare övergången går för ditt team, desto snabbare kan de börja dra nytta av det nya CMS:ets (utan tvekan fantastiska) funktioner för att driva ditt företag framåt.

Steg 9: Övervaka och optimera

Även efter en lyckad migrering är arbetet inte riktigt över. (Är det någonsin det?! 😅)

Håll ett öga på eventuella problem som dyker upp. Se till att du regelbundet spårar viktiga mätvärden som webbplatsens hastighet, trafik och engagemang. Med tiden kommer du sannolikt att hitta möjligheter att justera och optimera hur ditt CMS är konfigurerat för att förbättra effektivitet eller prestanda.

Oavsett om det handlar om att förfina arbetsflöden eller att testa nya funktioner är det en pågående process att få ut maximalt värde av ditt nya CMS.

Varför du bör migrera till Optimizelys innehållshanteringssystem

Inte för att vi är partiska eller något. 😉 Men varför välja att migrera till Optimizely kontra ett annat CMS? Det handlar om blixtsnabb TTM, skalbarhet och användbarhet – allt som ditt digitala team kommer att behöva i överflöd om du arbetar på ett snabbt växande företag.

• Arbeta mer effektivt:Redigera en sida… spara ändringarna… titta på sidan för att se hur den ser ut… och sedan börja om igen om den inte är rätt… det är tillräckligt för att driva vem som helst till randen. Det är därför Optimizelys Visual Builder låter dig göra redigeringar och se effekten i realtid. Det är mycket snabbare, mer strömlinjeformat och helt enkelt enklare.
• Praktiskt omnikanalinnehåll: Ditt vanliga CMS är ingen match för dagens krav på appar och smart teknik. Vårt CMS äter allt det till frukost. Tänk dig bara att enkelt skapa och redigera mappar, innehållsblock och media, och allt är optimerat för användning över alla kanaler och alla enheter. Låter himmelskt, eller hur?
• Hantera innehåll centralt: Optimizelys Digital Asset Manager (DAM) gör det enkelt att ladda upp, hantera, granska och dela resurser från en central arkivering av resurser. Hitta det du behöver på några sekunder med hjälp av avancerade filter och mappar. Spåra vem som använder vilka resurser och när för att säkerställa att endast det mest uppdaterade innehållet används. Och enkel åtkomst innebär att ditt team kan använda DAM-resurser direkt i CMS-redigeringsmiljön. Bra jobbat!