Hur man skapar redaktionella riktlinjer som faktiskt är användbara [+ gratis mall]

Innan vi går in på allt som rör redaktionella riktlinjer, en snabb introduktion. Jag leder innehållsteamet här på Optimizely. Jag ansvarar för att utveckla vår innehållsstrategi och säkerställa att den överensstämmer med våra viktigaste affärsmål.

Här tar jag dig igenom processen vi använde för att skapa nya redaktionella riktlinjer; saker som fungerade bra och tar itu med några av de utmaningar som följer med alla bra projekt med flera intressenter, delar några exempel och ger dig en mall som du kan använda för att sätta dina egna innehållsstandarder.

Vad är redaktionella riktlinjer?

Redaktionella riktlinjer är en uppsättning standarder för alla innehållsbidragsgivare, etc. etc. Detta inkluderar oftast vägledning om varumärke, tonfall, grammatik och stil, dina kärninnehållsprinciper och de typer av innehåll du vill producera.

Redaktionella riktlinjer är en kärnkomponent i alla bra innehållsstrategier och kan hjälpa marknadsförare att uppnå följande i sin innehållsskapandeprocess:

• Konsekvens:Allt producerat innehåll, oavsett vem som skapar det, upprätthåller en konsekvent ton och stil, vilket hjälper till att stärka varumärkesimagen och gör det lättare för din publik att känna igen ditt företags innehåll.
• Kvalitetskontroll: Fungerar som en "nordstjärna" för innehållskvalitet och drar en gräns för att kommunicera standarden på det innehåll vi vill producera.
• Ökar SEO-insatserna: Säkerställer att innehållsskapandet överensstämmer med SEO-insatserna, vilket förbättrar företagets synlighet och ökar trafiken.
• Effektivitet: Med tydliga riktlinjer på plats kan innehållsskapare - externa och interna - arbeta mer effektivt eftersom de har en tydlig förståelse för vad som förväntas av dem.

Exempel på redaktionella riktlinjer

Det finns några bra exempel på redaktionella riktlinjer som kan hjälpa dig att komma igång.

Här är några... använt: 

1. Redaktionella värderingar och standarder, BBC

Åh, Beeb. Detta hjälpte mig verkligen att kanalisera min inre journalist och lära av de människor som byggde grunden för gratis kvalitetsjournalistik. 

Hur man skapar redaktionella riktlinjer, Pepperland Marketing

Efter att ha fått ett större helhetsperspektiv insåg jag att jag behövde mer fokuserad vägledning om steg-för-steg-arbetet med att skapa redaktionella riktlinjer.

Jag gillade verkligen innehållet som de trevliga människorna på Pepperland Marketing har skapat, inklusive en gratis mall – tack allihopa! – och det inspirerade mig delvis att skapa vår egen gratis mall som ett sätt att dela lärdomar och hjälpa andra att snabbt komma igång med att skapa sina egna riktlinjer.

3. Skriva riktlinjer för AI:s roll i din nyhetsredaktion?... Nieman Lab

Förutom att ge vägledning om innehållskvalitet och innehållsskapandeprocessen ville jag ta upp det knepiga ämnet AI i våra redaktionella riktlinjer. Mer specifikt för att ge innehållsskapare en vägledning om "rättvis" användning av AI när de skapar innehåll, för att säkerställa att skapare drar nytta av den fantastiska kraften i dessa verktyg, men också att det strider mot våra grundläggande innehållsprinciper om kvalitet att förlita sig 100 % på AI för innehållsskapande.

Så, för att lära mig mer slukade jag den här fascinerande artikeln, som hämtade vägledning från stora mediebolag runt om i världen. Jag vet att saker förändras väldigt snabbt när det gäller AI, men jag uppmuntrar starkt att läsa den här och hämta inspiration från hur dessa mediebolag hanterar detta ämne.

Varför bestämde vi oss för att skapa redaktionella riktlinjer?

1. Att anpassa innehållsskapare till en tydlig vision och process

Optimizely som företag har genomgått en enorm omvandling under de senaste 3 åren, med snabba förvärv och alla glädjeämnen och frustrationer som det kan medföra. Som innehållsteam insåg vi snabbt behovet av att skapa en uppsättning tydliga och engagerande riktlinjer som hjälper innehållsskapare att förstå hur och var de kan bidra, och gav en tydlig process att följa när man skickar in en innehållsidé för övervägande.

2. Förnyad strategi för varumärke och innehåll

Som varumärke genomgår Optimizely också en varumärkesutveckling - vi går från en mer formell, genomtänkt ton till en som är mycket mer tillgänglig, jordnära och inte rädd för att använda humor, annorlunda i innehåll och utförande.

Se vår senaste CMS-kampanjkreativitet:

Det är ganska speciellt när det gäller kreativitet och budskap. Det är en annonskampanj som är utformad för att fånga uppmärksamhet, ja, men också för att visa vår förmåga som marknadsföringsteam att skapa den här typen av kampanj som normalt är reserverad för andra mer citatfria kreativa branscher.

Vi ville ge vägledning till andra innehållsskapare utanför teamet om hur de också kan skapa innehåll som anammar denna utvecklade ton, samtidigt som de säkerställer att innehållet följer våra varumärkesriktlinjer.

3. Effektivisera processen för innehållsskapande

Liksom många globala företag har vi många olika innehållsskapare som arbetar i olika tidszoner och på olika platser. Att dokumentera en uppsättning riktlinjer och göra dem lättillgängliga hjälper innehållsskapare att snabbt förstå våra innehållsmål, vilka typer av innehåll vi vill skapa och varför. Det skulle frigöra innehållsteamets tid som enskilda bidragsgivare lägger på att granska och redigera bidrag, och skulle säkerställa att skapande och optimering är i linje med bredare innehåll. affärsmål.

Det var också tydligt att vi behövde dokumentera en process för att skicka in innehållsidéer, så vi såg till att inkludera detta i själva riktlinjerna för att göra det enkelt och tillgängligt för alla bidragsgivare.

4. Prioritet för retrospektiv 2023

Som innehållsteam granskar vi regelbundet vår innehållsstrategi och våra processer för att säkerställa att vi arbetar så effektivt som möjligt.

I vår senaste retrospektiv frågade jag mitt team "vad var det enda jag kunde göra som chef för att hjälpa dem att bli mer effektiva i sin roll?"

Redaktionella riktlinjer var nummer 1 på deras lista.

Så vi körde iväg...

Vad vi gjorde

• Definierade ett diskret arbetsområde för den första versionen av de redaktionella riktlinjerna, med fokus på blogg- och resursavsnittet på webbplatsen. Det är här innehållsteamet tillbringar mest tid och därmed mest involvering i innehållsskapandeprocessen. Det är också här de mest utmanande flaskhalsarna har funnits tidigare.
• Research.Grannskade vad som fanns tillgängligt, fick tag på några gratis mallar och satte ihop ett ramverk för att skapa en första version för input och feedback.
• Ställde frågor till innehållscommunityn. - Jag ställde några frågor till mitt nätverk på LinkedIn om innehållsriktlinjer och innehållsstrategi, i ett försök att få input och vägledning från smarta marknadsförare.

Att kombinera två av mina stora passioner i livet - innehållsstrategi och Arrested Development - i ett LinkedIn-inlägg (feb 2024)

• Inbjuden feedback:Under några veckor bjöd vi in ​​samarbetspartners att kommentera i ett delat dokument som ett sätt att ta iterativ feedback, få idéer för nästa arbetsområde och även - ta med människor på resan att skapa riktlinjerna. Titta på alla dessa granskare! Genom att göra detta inom vår Content Marketing Platform (CMP) säkerställde vi att all feedback samlades in på ett ställe och att vi kunde hantera processen tydligt, steg för steg:

Titta på alla dessa samarbetspartners! Tack allihopa! Och alla dessa vackra markeringar, så tillfredsställande. Så glad att jag kunde beskära ut alla utestående uppgifter för den här skärmdumpen också (Källa - Optimizely CMP) 

• Uppdaterat innehållsarbetsflöde: Nu har vi tydliga, dokumenterade riktlinjer på plats, vi har inkluderat detta som ett steg - det första steget - i arbetsflödet som används för att skapa blogginlägg: 

Källa: Optimizely CMP

Resultat

Det är fortfarande tidigt, men vi ser redan ett större engagemang i innehållsskapandeprocessen, särskilt bland de team som var involverade i att skapa riktlinjerna (vilket var en del av motiveringen från första början :))

Källa: My Teams chatt 

Det har inspirerat team att tänka annorlunda kring vilka typer av innehåll vi vill producera framöver – för bloggen och därefter.

Jag skulle också säga att det har stärkt teamets moral och samarbete, vilket hjälper olika team att arbeta tillsammans mot gemensamma mål för att producera arbete av högre kvalitet.

Vad händer härnäst?

Vi planerar nu bredare kommunikation av de redaktionella riktlinjerna utöver marknadsföring. Vi har behållit det ursprungliga utkastet och delar detta regelbundet med befintliga och potentiella samarbetspartners för kontinuerliga kommentarer, idéer och feedback.

Att skapa riktlinjer har också gett upphov till diskussioner om vilka typer av briefs och mallar vi vill och behöver skapa i CMP för att stödja skapandet av olika resurser. Att hitta rätt balans mellan kreativt tillvägagångssätt och att använda mallar för att skala upp innehållsproduktionen är nyckeln.

Vi kommer att granska dessa riktlinjer varje kvartal och utvecklas vid behov, och lägga till nya format och kanaler allt eftersom.

Viktiga slutsatser

• Redaktionella riktlinjer är ett användbart sätt att vägleda innehållsskapare som en del av din övergripande innehållsstrategi
• Att ta sig tid att göra research i förväg kan hjälpa till att påskynda till synes komplexa projekt. Var inte rädd för att be din community om input och råd när du skapar
• Håll omfattningen liten till en början snarare än att försöka justera allt på en gång. Testa och lär dig allt eftersom
• Samarbeta med intressenter för att bygga riktlinjer från grunden för att säkerställa att du skapar ett ramverk som är användbart, relevant och använt