Den ultimata guiden till marknadsföringsprojektledning

Bara för att det inte står ”projektledare” på din kontorsskylt eller rollplakett betyder det inte att du inte är en.

Mjukvaruingenjörer är projektledare.

Det är även bröllopsplanerare.

Och om du ansvarar för interna marknadsföringskampanjer, så är du det också.

Även mitt i ett virrvarr av ständigt föränderliga leveranser och deadlines tenderar de flesta kreativa team och marknadsföringsbyråer fortfarande att nedvärdera den enorma betydelsen av mjukvara för marknadsföringsprojektledning.

Du intalar dig att du är den bästa digitala marknadsföraren ditt företag någonsin sett. Att det är omöjligt att ett projekt skulle kunna bli en brandövning under din ledning. Men du gör klokt i att inte fortsätta med den tankegången.

Lita på det här: projektledningsmjukvara är det överlägset viktigaste innehållet du kan ha i din digitala marknadsföringsstack.

Tror du oss inte? Kolla in den här statistiken:

Behöver vi säga mer?

Fortsätt läsa för att lära dig:

Marknadsföringsprojektledning är all den planering som krävs för att ta en marknadsföringskampanj från idé till genomförande. På en grundläggande nivå handlar det om att besluta hur ett mål ska uppnås, vad som behöver göras, planera stegen och sedan se till att det blir av.

Låt oss titta på ett exempelprojekt. Säg till exempel att ditt marknadsteam vill lansera en blogg på Medium.

Att hantera det projektet skulle innebära:

Det är allt.

På en mer detaljerad nivå innebär marknadsföringsprojektledning:

Det är mycket, men börja inte hyperventilera.

Tack vare mjukvara för marknadsföringsprojektledning kan du hantera varje liten detalj i dina marknadsföringskampanjer från en enda användarvänlig dashboard.

Mjukvara för marknadsföringsprojektledning är en specialbyggd plattform som hjälper marknadsavdelningar att planera och genomföra projekt. Den kommer färdigbyggd med alla integrationer och verktyg du behöver för att effektivisera arbetsflöden, planera kampanjer, samarbeta och hantera allt ditt kreativa digitala innehåll.

Det bästa? Den är fullmatad med följande projektledningsfunktioner:

Ett verkligt banbrytande projektledningsverktyg samlar alla dessa funktioner under ett tak. Få det att hända, och resultaten kommer att tala för sig själva.

Ditt marknadsteam är fullt av olika personligheter, roller och kompetenser. Medlemmarna i ditt kreativa team trivs sannolikt med ett mer flexibelt arbetssätt och motsätter sig struktur och tydligt definierade processer. Marknadsanalysteamet lever och dör efter logiska utfall och hårda siffror. Din mjukvara för marknadsföringsprojektledning bör hjälpa dessa tvärfunktionella team att arbeta tillsammans mot samma mål – att skapa fantastiskt innehåll och genomföra effektiva kampanjer.

Här är sex skäl till varför du behöver mjukvara för marknadsföringsprojektledning och hur den kommer att förvandla ditt sätt att arbeta.

Ta en snabb avstickare till Google.

Slå upp prisuppgifterna för mjukvara för marknadsföringsprojektledning.

Vad ser du?

Om du är som vissa marknadsförare har du förmodligen tittat bort i förtret (inte en chans att du ska spendera så mycket på en lösning för marknadsföringshantering!).

Men tänk efter.

Hur mycket spenderar du på analysabonnemang, tidsspårningsverktyg och samarbetsmjukvara varje månad?

Vår gissning är att de hopsummerade siffrorna överstiger vad du någonsin kommer att spendera på en allt-i-ett-lösning för projektledning specifikt för marknadsföring.

Fortfarande inte övertygad?

Tänk på värdet av din tid. Timmarna som dina designer, skribenter och projektledare slösar bort på att vända på varje krona.

Lägg ihop siffrorna, och du kommer att nå bara en slutsats: värdet av dina teammedlemmars tid överstiger vad du kommer att spendera på engångslösningar eller marknadsföringslösningar med ett enda syfte.

Tänk bara efter.

Plattformar för hantering av sociala medier som Hootsuite och Sprout Social låter dig schemalägga inlägg, mäta innehållsengagemang och förstå resultaten av sociala kampanjer. För avancerade content marketers som producerar mycket innehåll för olika kanaler och kör integrerade kampanjer löser dock mjukvara för hantering av sociala medier bara en del av processen för innehållsproduktion och distribution.

Mjukvarulösningar för arbetsflöde och projektledning (tänk: Basecamp, Smartsheet, Trello) låter team planera projekt, spåra uppgifter, schemalägga distribution och allokera resurser. Även om dessa funktioner är kritiska för dina marknadsföringsinsatser erbjuder dessa verktyg inte de marknadsföringscentrerade funktionaliteterna kring idéutveckling, Digital Asset Management eller analys som marknadsteam behöver för att skapa effektiva integrerade kampanjer.

En content marketing platform (CMP) är en mjukvarulösning som gör det möjligt för marknadsförare att driva medvetenhet, leads och intäkter genom innehåll. Vissa CMP:er erbjuder också projektledningsfunktioner för att hjälpa marknadsförare att hantera innehållsproduktion och kampanjer. Optimizely Content Marketing Platform (CMP) är ett exempel på en heltäckande lösning för marknadsföringsprojektledning som tillhandahåller datadriven idéutveckling, analys och funktioner för hantering av marknadsföringsresurser för att hjälpa marknadsförare att utveckla idéer, skapa, hantera och spåra innehållsproduktion och kampanjresultat på ett och samma ställe.

Ditt marknadsteam kan inte göra allt – du måste prioritera.

Titta på dina mål, och titta sedan på alternativen. Vilka kampanjer och marknadsföringstaktiker hjälper dig att uppnå dessa mål?

Om du till exempel vill driva varumärkesmedvetenhet bör du fokusera på att utveckla en robust digital annonskampanj. Och om du vill öka din organiska trafik bör du investera i förbättringar av sökmotoroptimering på sidan och länkbyggnadsprogram.

Ha alltid ett mål eller en KPI innan du planerar en marknadsföringsstrategi.

Många team går vilse i att försöka hitta mål för att motivera marknadsföringsprojekt – fastna inte i denna fälla. Målet kommer först, och marknadsföringsprojektet följer.

Mjukvara för marknadsföringsprojektledning håller dig samordnad och ärlig. Optimizely Content Marketing Platform (CMP) ger dig möjlighet att tillskriva kampanjer och innehåll direkt till KPI:er. Oavsett om du försöker öka leads, bygga pipeline eller driva tillväxt ger Optimizely Content Marketing Platform (CMP) dig ROI-analyser för att upptäcka och bevisa vilka kampanjer som gör skillnad.

När du vet vilken kampanj du måste (inte vill) lansera är det dags att börja planera hur du ska få det att hända.

Varje marknadsföringsprojekt kräver resurser. Det är omöjligt att genomföra en kampanj utan pengar och mänsklig talang.

Mjukvara kan hjälpa dig att utvärdera dina marknadsföringsresurser och allokera dem realistiskt. Här är några av de viktigaste resurserna att överväga:

Optimizely Content Marketing Platform (CMP) gör resurshantering så enkelt som klick, klick, klart. Oavsett om du vill organisera dina marknadsföringstillgångar i ett centralt nav, optimera din budget eller balansera ditt teams arbetsbördor, har Optimizely Content Marketing Platform (CMP) de verktyg du behöver för att få det att hända.

Förstklassig digital marknadsföring sker inte i silor. Lagarbete får drömmen att fungera.

Effektiva marknadsföringskampanjer involverar flera team. Även att skriva ett enkelt blogginlägg bör involvera content marketing, kreativa tjänster, SEO-expertis, efterfrågegenerering och mer.

Att få flera marknadsteam och teammedlemmar samordnade och i tid är dock lättare sagt än gjort, särskilt om varje team har sina egna mål, verktyg, deadlines och arbetsflöden.

Till exempel kommer det alltid att vara en kamp att arbeta tillsammans när ditt kreativa team är på Trello, produktmarknadsföring använder Wrike och content marketing är i Asana – du behöver en enda plattform för att integrera alla dina team!

Rätt projektledningsmjukvara får alla dina team samordnade på en allt-på-ett-ställe-plattform – inte utspridda för alla vindar över 17 separata verktyg. Dina team bör dock inte behöva offra effektivitet eller skapa helt nya arbetsflöden för att anpassa sig till ett nytt samarbetsverktyg.

Lyckligtvis behöver du inte bygga din egen lösning eller integrera separata (och dyra) verktyg. Optimizely Content Marketing Platform (CMP) tillhandahåller ett komplett verktyg för orkestrering av projektledning som är unikt utformat för marknadsteam.

Det har funktioner och funktionalitet som hjälper till med allt från content marketing till kreativa tjänster till Digital Asset Management – inget behov av att offra ett teams behov för ett annat.

Du behöver inte ”marknadsföringsprojektledare” i din titel för att utforma och genomföra förstklassiga kampanjer. Med rätt verktyg och kunnande kan dina ICs bli partnerledare.

Plattformar för marknadsföringshantering som Optimizely Content Marketing Platform (CMP) ger dig delade arbetsytor och flexibel behörighetskontroll. Detta ger dig möjlighet att delegera för att förstora teammedlemmarnas ansvar utan att förlora kontrollen över deadlines, varumärkesstyrning eller datasäkerhet.

Dina ICs kan göra mer än att bara slutföra uppgifter – de kan skapa beroenden, bygga arbetsflöden, annotera i realtid och hjälpa till att accelerera produktionen och påskynda time-to-market.

Ge dina ICs möjlighet att göra mer genom att använda samarbetsmjukvara som ger dem ett tryggt utrymme att breda ut sina vingar och lära sig flyga.

Dina team och teammedlemmar arbetar sannolikt med olika projekt, kampanjer och uppdrag en given dag. För att säkerställa att inget faller mellan stolarna behöver du övervaka kapacitet och balansera arbetsbördor.

Vissa teammedlemmar blir överarbetade, medan andra blir underutnyttjade. Övervaka arbetsbördor i realtid med Optimizely Content Marketing Platform (CMP) för att se vem som behöver hjälp eller om ett projekt behöver ytterligare stöd. Enkla dra-och-släpp-arbetsflöden gör det snabbt och enkelt att omfördela uppgifter och hålla allt balanserat.

Du kan också aktivera tidsspårning för att ge ditt team möjlighet att logga tid som lagts på varje uppgift. Att samla in data som detta kan hjälpa dig att planera mer effektivt i framtiden för att finjustera dina deadlines och budgetar.

Du vill också hålla ett vakande öga på din budget. Mjukvara för marknadsföringsprojektledning kan hjälpa dig att övervaka hälsan hos dina kampanjbudgetar med robust rapportering, spårning och analys.

Att sätta budgetar och spåra dem i realtid gör det enkelt att justera och omfördela i farten. Om en högprioriterad kampanj slukar mer pengar än du förväntade dig kan du analysera en helhetsbild av dina marknadsföringsutgifter för att se vilka lågprioriterade initiativ du kan skära ned för att balansera budgeten.

Många marknadsföringsplaner misslyckas eftersom projektledare godtyckligt kastar omkring uppgifter, ansvariga och deadlines med föga rim och reson. Detta leder till underutnyttjande, utbrändhet, sena lanseringar och i slutändan misslyckade kampanjer.

Inte bra. Inte bra alls.

En orkestrerad projektledningsplattform som Optimizely Content Marketing Platform (CMP) ger dig möjlighet att bygga verkliga arbetsflöden som är logiska. Du kan se kalendrar, skapa bakåtplaneringsscheman, tilldela budget till specifika uppgifter och bygga beroenden som driver ett projekt sömlöst från början till slut.

Den här typen av projektledning förvandlar slumpmässiga val till databaserade beslut. Varje deadline har ett syfte. Varje ansvarig väljs av en anledning. Och varje uppgift har en historiskt testad budget.

Allt fungerar tillsammans, och allt är logiskt.

Låt mjukvara göra det mjukvara kan göra så att din mänskliga talang kan göra det bara mänsklig talang kan göra.

Bara ditt briljanta kreativa team kan skapa förstklassiga digitala tillgångar. Få ut dem ur det administrativa snåret och in i deras ”happy place” så att de fokuserar på att göra det de gör bäst: att vara kreativa.

Samma sak med ditt content marketing-team. Låt mjukvara hantera inkommande förfrågningar och intelligent göra tilldelningar så att de kan komma tillbaka till att skriva.

Marketing Automation hos Optimizely Content Marketing Platform (CMP) tar bort triviala marknadsföringsuppgifter från dina att-göra-listor så att du kan fokusera på högprioriterade uppgifter. Automatisera arbetsflöden, korrekturläsning, godkännanden, rapportering, inkommande förfrågningar och till och med tilldelningar.

En sak mindre att göra betyder mer tid att fokusera på det som betyder något.

Mjukvara för marknadsföringsprojektledning ger dig ett centralt nav för att samla in, lagra och återanvända alla dina digitala tillgångar – inget mer grävande genom dina e-postmeddelanden eller din Google Drive-mapp för att hitta rätt fil.

Marknadsteam slösar bort alltför mycket resurser på att återskapa innehåll och duplicera arbete. Ett enkelt Digital Asset Management-system i din projektledningsplattform är allt som krävs för att spara värdefull tid och pengar.

Här är några sätt som en mjukvarulösning som Optimizely Content Marketing Platform (CMP) kan hjälpa till på:

Sammanställ dina digitala tillgångar med intuitiv taggning och organisering för att göra dem enkla att hitta senare. Avancerad sökning, filter och mappstruktur gör det enkelt för vilken samarbetspartner som helst att hitta det specifika innehåll de behöver.

Digital Asset Management hjälper till att förhindra att den nya PR-anställda använder ditt varumärkes föråldrade logotyp i det viktiga pressmeddelandet.

Du får styra och övervaka vilket innehåll som används, när det laddas ner, vem som använder det och var det distribueras. Detta ger dig fullständig kontroll över ditt digitala varumärke.

Inget mer frågande till din lead-designer (för den miljardte gången den här veckan) om en länk till de nya produktillustrationerna.

Ett Digital Asset Management-system gör allt innehåll sökbart så att varje marknadsteammedlem kan hitta exakt det de letar efter utan att spränga allas Slack.

Spara värdefull tid och resurser genom att återanvända och bruka befintligt innehåll på nytt. En projektledningsplattform gör alla dina gamla tillgångar enkla att hitta och komma åt.

Minns du den dyra YouTube-annonsen som byrån skapade åt dig för flera år sedan? Varför inte återuppliva och fräscha upp den i stället för att lägga ytterligare 50 000 dollar på en helt ny kampanj?

Och ta den lead-gen-PDF du byggde förra året och återanvänd den till en månads värde av blogginnehåll.

Projektledare kan inte förlita sig på en enda vy för att övervaka kampanjer. Du behöver möjligheten att fokusera, zooma ut och filtrera dashboards efter dina specifika behov.

Ibland vill du övervaka kampanjens övergripande hälsa från ett fågelperspektiv – och andra gånger vill du borra ned för att se exakt vad enskilda medlemmar i ditt team har på sina att-göra-listor.

Det globala kampanj-dashboarden hos Optimizely Content Marketing Platform (CMP) är utrustad med alla funktioner du behöver för att ta fullständig kontroll över även de mest komplexa projekt:

När du överväger ett ramverk för marknadsföringsprojektledning är det bäst att tänka på det som en livscykel i fyra faser. Denna livscykel inkluderar:

Det första stadiet i livscykeln är början på marknadsföringsprojektet. Detta är den tidpunkt då nyckelpersonerna i marknadsteamet bestämmer projektets mål.

Dessa mål överförs i allmänhet till projektmål, och dessa mål skapar grunden för ett projektdirektiv. Ett projektdirektiv är ett kort dokument som beskriver detaljerna kring projektets kärnmål och förväntningar.

Att fastställa dina mål är nyckeln till framgångsrik marknadsföring. Det lägger också grunden för hur väl du effektiviserar din marknadsföringsprocess.

Det andra stadiet i projektledningens livscykel är planeringsstadiet. Detta är den tidpunkt då ditt marknadsteam sätter en projektbudget och fokuserar på leveranser.

Till exempel kan dina teammedlemmar besluta att en marknadsföringskampanj eller datainsamling är en lämplig leverans. Dessa leveranser är vad som hjälper ditt team att odla fram en marknadsföringsplan som är uppdelad i flera uppgifter.

Teamet hos Optimizely Content Marketing Platform (CMP) är dedikerat till att hjälpa marknadsteam att planera bättre. Marknadsförarnas näst största utmaning är avsaknaden av en enda, samlad kalender för att visualisera innehållsutveckling, kampanjer och andra projekt (intern undersökning med Sirkin, januari 2021). Vi hjälper företag att visualisera kampanjplaner och marknadsföringsaktivitet bättre genom content kalendrar, strategiska briefer och budgetallokering.

Tänk på att ju mer komplex din marknadsföringsplan är, desto fler uppgifter behöver din marknadsavdelning utföra. Se till att uppskatta projektets fulla omfattning. Vet vem som ska utföra vilken uppgift för ett framgångsrikt resultat.

Den tredje fasen i livscykeln är den punkt då ditt team förväntas implementera projektplanen. Vid det här laget bör du ha teamledare som hjälper till att se marknadsföringsprojektet i hamn.

Dina teamledare kommer att vara ansvariga för att spåra och rapportera framsteg, utveckla nya uppgifter vid behov och ta bort allt som inte stöder slutförandet av uppgifter.

Dina teamledare behöver också ha en tydlig förståelse av kärnmålen när de spårar framsteg. Om målet till exempel är att öka varumärkesmedvetenheten måste det finnas lämpliga mätvärden på plats som kan analysera och spåra processen.

Det sista stadiet i marknadsföringsprojektledningens livscykel är utvärderingsstadiet. Detta är punkten för projektslutförande och är också den tidpunkt då ditt marknadsteam avgör om ett projekt var framgångsrikt, om det behöver justeras, eller om teamet behöver experimentera med något helt nytt.

I slutändan är utvärderingsstadiet ett viktigt steg som främjar den kontinuerliga förbättringen av marknadsföringsinsatserna.

Hänger du fortfarande med? Bra. Är du redo att hantera dina marknadsföringsprojekt bättre? Vi ska visa dig några tips som kan omsättas i praktiken med en gång.

Marknadsföring känns ofta som en bred arena. Som sådan kämpar många företag med vilka marknadsföringstaktiker de bör fokusera på först. Men om du vill locka rätt kunder och växa ditt företag kommer det att vara viktigt att först definiera dina marknadsföringsmål.

Som tur är, är den här delen enkel. Allt du behöver göra är att tänka på vad du förväntar dig av dina marknadsföringsinsatser. Här är några frågor att ställa dig själv för att hjälpa dig att identifiera dina marknadsföringsmål.

Att besvara den här typen av frågor säkerställer att dina marknadsföringsprojekt arbetar sammanhängande mot ett gemensamt mål. Detta förbättrar inte bara dina övergripande marknadsföringsinsatser utan leder till bättre resultat.

Tänk på att du vill hålla dina marknadsföringsmål så minimala som möjligt. Ju fler mål du har, desto svårare blir det för ditt team att framgångsrikt möta deadlines.

När du har definierat dina mål är det dags att prioritera vilka projekt som är viktigast. Prioritering är nyckeln när det gäller den digitala marknadsföringsprocessen.

Alltför ofta har företag en lista över projekt som de vill slutföra och slutar med att göra dem i slumpmässig ordning. Men det är alltid viktigt att prioritera dina projekt baserat på ditt övergripande mål för att förbättra dina marknadsföringsresultat.

Detta innebär att det är dags att plocka fram penna och papper och skriva en omfattande lista över de marknadsföringsprojekt du vill slutföra samt ditt nuvarande projektschema. Se till att du också vet hur du kommer att mäta framgång med varje projekt.

När du har gjort det är det dags att tänka på var dessa projekt rangordnas i fråga om tillväxt. Projekten som ger dig mest tillväxt bör rangordnas högt på din prioriteringslista. Medan andra projekt bör sparas till senare.

Du kommer inte att kunna hantera ett marknadsföringsprojekt verkligt effektivt utan att förstå alla projektkrav. Det sista du vill att ditt marknadsteam ska göra är att starta ett projekt. Bara för att upptäcka att de inte har allt de behöver för att lyckas med lanseringen.

Detta kan vara en enorm tids- och pengaslukare, och det är bättre att undvika detta när det är möjligt. Ett utmärkt sätt att snabbt få en förståelse av projektkrav är genom en process som kallas agil projektledning.

Detta gör i grunden marknadsteam i stånd att tänka och agera snabbt för att fastställa vad som krävs i ett projekt. Agil projektledning låter team justera efter hand. Så att teammedlemmar aldrig slösar tid och alltid vet vad de behöver för att genomföra ett visst projekt.

Vet du vilka projekt som behöver tas itu med? Det är dags att bedöma alla dina resurser och säkerställa att du har allt du behöver för att genomföra ditt marknadsföringsprojekt.

När du bedömer dina resurser behöver du tänka på den talang du har tillgänglig i ditt marknadsteam, din nuvarande marknadsföringsbudget, samt de verktyg som hjälper till att accelerera din marknadsföring.

Dessa resurser är nyckeln till att genomföra din marknadsföringsstrategi. Det är dags att titta på målen för vart och ett av dina marknadsföringsmål. Och sedan sammanställa en lista över de resurser du har och vad du kommer att behöva för att uppnå dina önskade resultat.

Till exempel kan du upptäcka att du behöver inkludera fler teammedlemmar med tekniska färdigheter som har en djup förståelse av SEO och anpassning av webbplats. Eller så kan du upptäcka att du behöver content marketing automation för att hjälpa dig att konsekvent nå din målgrupp.

Här hos Optimizely Content Marketing Platform (CMP) hjälper vi teammedlemmar att optimera processen för innehållsproduktion genom personaliserade lösningar. Vi gör företag i stånd att skapa snabbare och anta repeterbara processer för att leverera innehåll av hög kvalitet till sin målgrupp.

Marknadsföringsprojektledning är nyckeln till långsiktig tillväxt och hållbarhet. I slutändan gör marknadsföringsprojektledning marknadsteam i stånd att organisera sig och arbeta mer samarbetsinriktat. Detta förbättrar effektiviteten i varje marknadsföringsprojekt. Det gör också företag i stånd att se kraftfulla resultat som tar deras företag till nästa nivå.

Även om du redan har automatiserat en aspekt av din marknadsföringsprojektledningsverksamhet är chansen stor att det finns något som skulle kunna löpa smidigare.

Trello, Wrike, Brightpod, Workamajig, Basecamp, Monday.com, Clarizen och Asana är alla värdefulla alternativ när det gäller effektiv hantering av dina marknadsföringsprojekt.

Men de är inte i närheten av allt-i-ett-mjukvaran för marknadsföringsprojektledning hos Optimizely Content Marketing Platform (CMP).

Japp, det stämmer.

Och vi ska illustrera detta faktum med hjälp av dessa fyra användningsfall: