Optimizely CMP stärker Xerox digitala ledarskap inom innehållshantering

Med en rik historia som sträcker sig över 100 år har Xerox kontinuerligt omdefinierat upplevelsen på arbetsplatsen genom att erbjuda innovativ teknik som ökar produktiviteten för sina kunder. Xerox var ursprungligen känt för sitt ledarskap inom kontors- och produktionsutskriftsteknik, men har utvecklats till en heltäckande leverantör av programvara och tjänster som tillgodoser behoven på den hybrida arbetsplatsen och förser kunderna med de lösningar som krävs för att navigera sin pågående digital transformation. Med ett kundcentrerat tillvägagångssätt förblir Xerox engagerat i innovation och levererar digitalt drivna tekniklösningar för att möta kraven från dagens globala och distribuerade arbetskraft.

Från traditionella kontorsmiljöer till industriella miljöer erbjuder Xerox ett brett utbud av affärs- och tekniklösningar, kompletterade med finansiella tjänster, för att driva framgång för sina kunder.  I takt med att Xerox fortsätter sin omvandling bygger man vidare på sin solida kärnverksamhet med IT- och digitala tjänster för att driva kund- och partnerframgång. Denna expertis används även för att skapa AI-drivna lösningar som förbättrar produktiviteten, stärker beslutsfattandet och driver innovation inom branscher för att stärka sina kunder och partners, och säkerställer att Xerox förblir en nyckelaktör i att forma framtidens arbetsplatser.

För att effektivt kommunicera sitt omvandlade varumärke och sitt utbud av erbjudanden insåg Xerox behovet av en robust digital plattform kapabel att leverera engagerande och relevant innehåll till en global publik. Målet var att effektivisera processer för innehållsskapande och hantering som involverade flera team och intressenter i olika regioner och språk.

Xerox använde sedan tidigare Optimizelys molnbaserade Content Management System (CMS) för sin SMART Centre-plattform för säljstöd, och var redo att lyfta sin innehållsstrategi. Med ett organisationsövergripande fokus på högkvalitativt innehållsskapande, förbättrad innehållsdistribution och förbättrad arbetsflödeshantering valde Xerox Optimizelys Content Marketing Platform (CMP). Detta strategiska val erbjöd den robusta och skalbara lösning som behövdes för att hantera Xerox komplexa innehållsutmaningar och säkerställa konsekvent och slagkraftig kommunikation i alla kanaler.

Xerox resa med Optimizelys Orchestrate-plattform: Från CMS till CMP

Xerox, en långvarig partner till Optimizely, uppgraderade sin SMART Centre-webbplats från ett lokalt installerat Ektron CMS till Optimizelys molnbaserade lösning 2017. Denna övergång syftade till att effektivisera verksamheten och förbättra användarupplevelsen. Flytten ledde till minskade serverkostnader, snabbare laddningstider och ökad webbplatstillgänglighet. Den molnbaserade plattformen möjliggjorde även utökad funktionalitet och förvandlade webbplatsen till en dynamisk plattform med förbättrade vyer och uppmaningar till handling.

År 2019 inledde Xerox en större och mer ambitiös omvandling av sin globala marknadsföringsverksamhet med fokus på standardisering och att utnyttja teknik för att skapa mer högkvalitativt "kundcentrerat" innehåll och effektivt få ut det till säljteamen genom digitala plattformar. Som Rickin Hindocha, Content Operations & Technology (Global Marketing Services) på Xerox förklarade, stod Xerox inför utmaningen att centralisera marknadsföringsinsatser från spridd regional styrning och samtidigt konsolidera flera byråer och etablera ett internt produktionsnav för att minska kostnaderna i hela den globala marknadsföringsverksamheten.

För att hantera detta integrerade Xerox interna och externa byråresurser i sitt arbetsflöde, vilket krävde en robust Content Marketing Platform (CMP). Denna plattform skulle effektivisera samarbete, kommunikation och arbetsflödeshantering mellan team globalt.

För att uppnå en sömlös integration av interna och externa byråresurser behövde Xerox en robust Content Marketing Platform (CMP) som skulle förbättra globalt samarbete, kommunikation och arbetsflödeshantering. Efter en grundlig utvärdering valde Xerox Optimizelys CMP (tidigare NewsCred och Welcome) tack vare dess omfattande funktioner och potential för sömlös integration med befintliga digitala verktyg. Beslutet stöddes starkt av den solida relationen med Optimizelys högsta ledning och överensstämmelsen mellan Optimizelys globala närvaro och Xerox företagskontor, vilket säkerställde effektiv implementering och löpande samarbete mellan teamen. Xerox upplever en mängd fördelar med Optimizelys Content Marketing Platform

Xerox upplever en mängd fördelar med Optimizelys Content Marketing Platform

Sedan implementeringen av Optimizelys Content Marketing Platform har Xerox realiserat betydande fördelar i sin globala marknadsföringsverksamhet. Plattformens centraliseringsfunktion har förändrat hur team samarbetar och kommunicerar – från ett fragmenterat system med ad hoc-e-post och arbetsflöden till en enhetlig och effektiv miljö. Denna förändring har avsevärt förbättrat synligheten och hanteringen av prioriteringar och standardiserat processer i hela organisationen.

CMP:s användarvänliga gränssnitt förbättrar interaktionen och möjliggör enkel annotering och redigering av innehåll. Denna funktion, i kombination med plattformens skalbarhet – som stöder cirka 500 aktiva användare inklusive Xerox interna och externa team – möjliggör effektivt samarbete även mellan geografiskt spridda team.

Dessutom har plattformen drivit betydande kostnadsbesparingar och operativ effektivitet genom att centralisera innehållsskapande och hantering av innehåll. Denna konsolidering har inte bara effektiviserat processer utan även maximerat återanvändningen av innehåll, vilket lett till minskade innehållskostnader och högre avkastning på investeringen, och belyser plattformens roll i att optimera Xerox marknadsföringsstrategier.

Xerox använder Optimizelys Content Marketing Platform för att smidigt hantera arbetsförfrågningar. Inom sitt arbetsflödessystem har de noggrant organiserat 13 distinkta arbetsförfrågningsflöden, var och en anpassad för specifika team inom företaget. Dessa team täcker en rad funktioner, från videoproduktion till digital marknadsföring, annonsering och externa byråer, samt specialiserade områden som kanalpartnermarknadsföring.

Den genomarbetade strukturen säkerställer att när en uppgift skapas – oavsett om det handlar om att skapa generellt innehåll, lansera en annonskampanj eller begära en bildbeskärning från en e-postautomationstjänst – dirigeras förfrågan automatiskt till rätt team. Detta påskyndar inte bara processen utan säkerställer också att uppgifter riktas till de individer som är bäst lämpade att hantera dem, vilket optimerar effektivitet och resursallokering.

Xerox uppgiftsarbetsflöden

Tidigare var hanteringen av arbetsförfrågningar en fragmenterad och potentiellt kaotisk process, ofta beroende av ineffektiva kommunikationsmetoder som e-post eller föråldrade formulär. Genom att använda Optimizelys plattform har Xerox centraliserat och effektiviserat sin hantering av arbetsförfrågningar och eliminerat behovet av omständliga manuella insatser. Detta sparar inte bara tid utan förbättrar även den övergripande kvaliteten och konsekvensen i arbetsresultatet mellan olika avdelningar.

Xerox arbetsflöden för arbetsförfrågningar

Xerox använder Optimizelys Content Marketing Platform för att hantera sina kampanjer effektivt, med ett mycket organiserat och strömlinjeformat tillvägagångssätt. Alla kampanjer är noggrant organiserade i CMP, vilket ger ett centraliserat nav för alla relaterade aktiviteter. Exempelvis koordinerar Xerox inom en kampanj med titeln "Capture and Content" en mängd aktiviteter, såsom uppgiftsskapande, presentationsuppdateringar och evenemangsplanering, med totalt 68 distinkta aktiviteter som för närvarande pågår.

Denna organisering sträcker sig till hantering av innehåll, där allt skapat innehåll samlas under sina respektive kampanjer. Detta säkerställer enkel åtkomst och synlighet för teammedlemmar, vilket gör det möjligt att följa framsteg och få tillgång till resurser på ett effektivt sätt. Systemets strukturerade tillvägagångssätt underlättar inte bara pågående kampanjhantering utan möjliggör även framtida initiativ. Teammedlemmar kan använda tidigare kampanjer som mallar, effektivisera processer och minska beroendet av externa byråer.

En betydande fördel med detta system är tillgängligheten till källfiler. Xerox har implementerat en process där alla källfiler, inklusive videor, InDesign-filer och PSD-filer, laddas upp och kopplas till sina respektive uppgifter. Detta eliminerar behovet av att kontakta externa byråer för att hämta filer, vilket sparar tid och kostnader förknippade med sådana förfrågningar. Istället kan Xerox interna kreativa team få tillgång till och använda dessa filer direkt, vilket ger dem möjlighet att göra nödvändiga redigeringar eller återanvända innehåll utan extra kostnader.

Ett exempel som belyser Xerox kampanj "Capture and Content Services"

Xerox använder Optimizelys Content Marketing Platform för att upprätthålla robusta godkännandeprocesser, som är avgörande för att centralisera innehållsägandet och säkerställa varumärkesintegriteten. Inom plattformen finns strikta godkännandearbetsflöden som kräver att allt innehåll passerar genom kontrollpunkter för varumärke och kundcentrering innan publicering. Detta rigorösa system skyddar styrkan i Xerox varumärke, då allt innehåll genomgår grundliga varumärkesgranskningar som en integrerad del av arbetsflödet.

Slutsats: Xerox och Optimizelys CMP – en kärnplattform för content marketing

Xerox fortsätter att använda Optimizelys CMP som sin kärnplattform för content marketing och utnyttjar dess funktioner för att skapa och leverera högkvalitativt innehåll med stor genomslagskraft till sina kunder och prospects.

Xerox utforskar också ständigt nya sätt att förbättra och utveckla sin innehållsstrategi och sitt genomförande. Xerox har ett strategiskt fokus på att integrera AI i sin marknadsföringsverksamhet under de kommande åren och har inrättat ett AI-råd för att övervaka denna process. Med prioritering av regelefterlevnad och noggrann implementering strävar Xerox efter att utnyttja AI för att förbättra marknadsföringseffektiviteten med Optimizely som sin betrodda och pålitliga leverantör.