Optimizely CMP stärkt Xerox' digitale Führungsrolle in den Content Operations

Mit einer über 100-jährigen Geschichte hat Xerox das Arbeitsplatzerlebnis kontinuierlich neu definiert, indem das Unternehmen innovative Technik bereitstellt, die die Produktivität seiner Kunden steigert. Ursprünglich bekannt für seine Führungsrolle in der Büro- und Produktionsdrucktechnik, hat sich Xerox zu einem umfassenden Anbieter von Software und Dienstleistungen entwickelt, der die Anforderungen des hybriden Arbeitsplatzes bedient und seinen Kunden die Lösungen bietet, die sie für ihren fortlaufenden digitalen Wandel benötigen. Mit einem kundenzentrierten Ansatz bleibt Xerox der Innovation verpflichtet und liefert digital gestützte Technologielösungen, um den Anforderungen der heutigen globalen und verteilten Belegschaft gerecht zu werden.

Von traditionellen Büroumgebungen bis hin zu industriellen Einsatzgebieten bietet Xerox ein vielfältiges Spektrum an Geschäfts- und Technologielösungen, ergänzt durch Finanzdienstleistungen, um den Erfolg seiner Kunden voranzutreiben.  Während Xerox seine Neuerfindung fortsetzt, baut das Unternehmen auf seinem soliden Kerngeschäft mit IT- und Digital Services auf, um den Erfolg von Kunden und Partnern zu fördern. Diese Expertise wird auch genutzt, um KI-gestützte Lösungen zu entwickeln, die die Produktivität steigern, die Entscheidungsfindung verbessern und branchenübergreifend Innovation vorantreiben – um Kunden und Partner zu stärken und sicherzustellen, dass Xerox ein wichtiger Akteur bei der Gestaltung der Arbeitsplätze von morgen bleibt.

Um seine transformierte Marke und sein vielfältiges Angebot effektiv zu kommunizieren, erkannte Xerox den Bedarf an einer leistungsstarken digitalen Plattform, die in der Lage ist, ansprechende, relevante Inhalte für ein globales Publikum bereitzustellen. Ziel war es, die Prozesse zur Content-Erstellung und -Verwaltung zu optimieren, an denen mehrere Teams und Stakeholder in verschiedenen Regionen und Sprachen beteiligt waren.

Xerox nutzte bereits Optimizelys cloudbasiertes Content Management System (CMS) für seine SMART Centre Verkaufsförderungsplattform und war bereit, seine Content-Strategie auf ein neues Niveau zu heben. Mit einem unternehmensweiten Fokus auf hochwertige Content-Erstellung, verbesserte Content-Syndizierung und optimiertes Workflow-Management entschied sich Xerox für Optimizelys Content Marketing Platform (CMP). Diese strategische Entscheidung bot die robuste, skalierbare Lösung, die zur Bewältigung der komplexen Content-Herausforderungen von Xerox benötigt wurde, und stellte eine konsistente und wirkungsvolle Kommunikation über alle Kanäle hinweg sicher.

Xerox' Weg mit Optimizelys Orchestrate Plattform: Vom CMS zur CMP

Xerox, ein langjähriger Partner von Optimizely, hat seine SMART Centre Website 2017 von einem On-Premises Ektron CMS auf Optimizelys cloudbasierte Lösung umgestellt. Dieser Übergang zielte darauf ab, Abläufe zu optimieren und die User Experience zu verbessern. Der Umstieg führte zu reduzierten Serverkosten, schnelleren Ladezeiten und erhöhter Site-Verfügbarkeit. Die cloudbasierte Plattform ermöglichte zudem erweiterte Funktionalität und verwandelte die Website in eine dynamische Plattform mit verbesserten Ansichten und Handlungsaufforderungen.

Im Jahr 2019 startete Xerox eine umfassendere und ambitioniertere Transformationsinitiative in seinem globalen Marketingbetrieb mit dem Fokus auf Standardisierung und dem Einsatz von Technik zur Erstellung von mehr hochwertigem, kundenzentriertem Content sowie dessen effektiver Bereitstellung für Vertriebsteams über Digital-First-Verkaufsförderungsplattformen. Wie Rickin Hindocha, Content Operations & Technology (Global Marketing Services) bei Xerox, erläuterte, stand Xerox vor der Herausforderung, Marketingaktivitäten von verteilten regionalen Zuständigkeiten zu zentralisieren und gleichzeitig mehrere Agenturen zu konsolidieren sowie einen internen Produktions-Hub aufzubauen, um die Kosten im gesamten globalen Marketingbetrieb zu senken.

Um dem zu begegnen, integrierte Xerox interne und Agentur-Ressourcenteams in seinen Workflow, was eine robuste Content Marketing Platform (CMP) erforderte. Diese Plattform würde die Zusammenarbeit, Kommunikation und das Workflow-Management teamübergreifend und global optimieren.

Um eine nahtlose Integration interner und externer Agentur-Ressourcen zu erreichen, benötigte Xerox eine robuste Content Marketing Platform (CMP), die die globale Zusammenarbeit, Kommunikation und das Workflow-Management verbessern würde. Nach einer gründlichen Evaluierung entschied sich Xerox für Optimizelys CMP (ehemals NewsCred und Welcome) aufgrund ihrer umfassenden Funktionen und des Potenzials für eine nahtlose Integration mit bestehenden digitalen Tools. Die Entscheidung wurde maßgeblich durch die solide Beziehung zur Führungsebene von Optimizely und die Übereinstimmung von Optimizelys globaler Präsenz mit den Unternehmensstandorten von Xerox gestützt, was eine effektive Implementierung und fortlaufende Zusammenarbeit über Teams hinweg sicherstellte. Xerox profitiert von zahlreichen Vorteilen mit Optimizelys Content Marketing Platform

Xerox profitiert von zahlreichen Vorteilen mit Optimizelys Content Marketing Platform

Seit der Implementierung von Optimizelys Content Marketing Platform hat Xerox erhebliche Vorteile in seinem globalen Marketingbetrieb erzielt. Die Zentralisierungsfunktion der Plattform hat die Art und Weise transformiert, wie Teams zusammenarbeiten und kommunizieren – weg von einem fragmentierten System aus Ad-hoc-E-Mails und Workflows hin zu einer einheitlichen, effizienten Umgebung. Dieser Wandel hat die Transparenz und das Prioritätenmanagement deutlich verbessert und Prozesse in der gesamten Organisation standardisiert.

Die benutzerfreundliche Benutzeroberfläche der CMP verbessert die Interaktion und ermöglicht eine einfache Annotation und Bearbeitung von Assets. Diese Funktion, kombiniert mit der Skalierbarkeit der Plattform – sie unterstützt rund 500 aktive Nutzer, darunter interne und externe Teams von Xerox – ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit auch über geografisch verteilte Teams hinweg.

Darüber hinaus hat die Plattform erhebliche Kosteneinsparungen und betriebliche Effizienzsteigerungen erzielt, indem sie Content-Erstellung und Asset-Management zentralisiert hat. Diese Konsolidierung hat nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch die Wiederverwendung von Assets maximiert, was zu reduzierten Content-Kosten und einer höheren Rendite geführt hat – ein Beleg für die Rolle der Plattform bei der Optimierung von Xerox' Marketingstrategien.

Xerox nutzt Optimizelys Content Marketing Platform, um Arbeitsaufträge nahtlos zu verwalten. Innerhalb seines Workflow-Systems hat das Unternehmen 13 verschiedene Arbeitsauftragsabläufe sorgfältig organisiert, die jeweils auf bestimmte Teams innerhalb des Unternehmens zugeschnitten sind. Diese Teams decken eine Reihe von Funktionen ab, von der Videoproduktion über digitales Marketing und Werbung bis hin zu externen Agenturen sowie spezialisierten Bereichen wie Channel-Partner-Marketing.

Die durchdachte Konfiguration stellt sicher, dass bei jeder Aufgabenerstellung – sei es die Erstellung allgemeiner Inhalte, der Start einer Werbekampagne oder die Anforderung eines Bildzuschnitts bei einem E-Mail-Automatisierungsdienst – der Auftrag automatisch an das zuständige Team weitergeleitet wird. Dies beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern stellt auch sicher, dass Aufgaben an die am besten geeigneten Personen weitergeleitet werden, was Effizienz und Ressourcenzuweisung optimiert.

Xerox' Aufgaben-Workflows

Zuvor war die Verwaltung von Arbeitsaufträgen ein fragmentierter und potenziell chaotischer Prozess, der oft auf ineffiziente Kommunikationsmethoden wie E-Mail oder veraltete Formulare angewiesen war. Durch den Einsatz von Optimizelys Plattform hat Xerox seine Arbeitsauftragsverwaltung zentralisiert und optimiert und die Notwendigkeit umständlicher manueller Eingriffe beseitigt. Das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Gesamtqualität und Konsistenz der Arbeitsergebnisse in verschiedenen Abteilungen.

Xerox' Arbeitsauftrags-Workflows

Xerox setzt Optimizelys Content Marketing Platform ein, um seine Kampagnen effektiv zu verwalten, und demonstriert dabei einen hochgradig organisierten und optimierten Ansatz. Alle Kampagnen sind sorgfältig innerhalb der CMP organisiert und bieten einen zentralen Hub für alle zugehörigen Aktivitäten. Beispielsweise koordiniert Xerox innerhalb einer Kampagne mit dem Titel „Capture and Content" eine Vielzahl von Aktivitäten wie Aufgabenerstellung, Präsentationsaktualisierungen und Eventplanung, wobei derzeit insgesamt 68 einzelne Aktivitäten laufen.

Diese Organisation erstreckt sich auf das Asset-Management, da alle erstellten Assets übersichtlich unter ihren jeweiligen Kampagnen gebündelt werden. Dies gewährleistet einen einfachen Zugang und Transparenz für Teammitglieder, die so den Fortschritt verfolgen und effizient auf Ressourcen zugreifen können. Der strukturierte Ansatz des Systems erleichtert nicht nur das aktuelle Kampagnenmanagement, sondern ermöglicht auch zukünftige Vorhaben. Teammitglieder können vergangene Kampagnen als Vorlagen nutzen, Prozesse optimieren und die Abhängigkeit von externen Agenturen reduzieren.

Ein wesentlicher Vorteil dieses Systems ist die Zugänglichkeit von Quelldateien. Xerox hat einen Prozess implementiert, bei dem alle Quelldateien – einschließlich Videos, InDesign-Dateien und PSD-Dateien – hochgeladen und mit ihren jeweiligen Aufgaben verknüpft werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, externe Agenturen zur Dateibeschaffung zu kontaktieren, was Zeit und die damit verbundenen Kosten spart. Stattdessen können Xerox' interne Kreativteams direkt auf diese Dateien zugreifen und sie nutzen, was sie befähigt, notwendige Bearbeitungen vorzunehmen oder Assets ohne zusätzliche Kosten wiederzuverwenden.

Ein Beispiel, das Xerox' Kampagne „Capture and Content Services" hervorhebt

Xerox nutzt Optimizelys Content Marketing Platform, um robuste Freigabeprozesse durchzusetzen, die für die Zentralisierung der Content-Verantwortung und die Sicherstellung der Markenintegrität unerlässlich sind. Innerhalb der Plattform sind strenge Freigabe-Workflows implementiert, die erfordern, dass alle Inhalte vor der Veröffentlichung Marken- und Kundenzentrierung-Prüfpunkte durchlaufen. Dieses strenge System schützt die Stärke der Marke Xerox, da alle Inhalte als integraler Bestandteil des Workflows einer gründlichen Markenprüfung unterzogen werden.

Fazit: Xerox und Optimizelys CMP – eine zentrale Plattform für Content Marketing

Xerox nutzt Optimizelys CMP weiterhin als seine zentrale Plattform für Content Marketing und setzt dessen Features und Funktionalitäten ein, um hochwertige und wirkungsvolle Inhalte für Kunden und Interessenten zu erstellen und bereitzustellen.

Xerox erkundet zudem ständig neue Wege zur Verbesserung und Weiterentwicklung seiner Content-Strategie und -Umsetzung. Das Unternehmen konzentriert sich strategisch darauf, KI in den kommenden Jahren in seine Marketingabläufe zu integrieren, und hat einen KI-Rat eingerichtet, um diesen Prozess zu steuern. Unter Priorisierung regulatorischer Compliance und sorgfältiger Implementierung zielt Xerox darauf ab, KI zur Steigerung der Marketingeffektivität zu nutzen – mit Optimizely als vertrauenswürdigem und zuverlässigem Anbieter.