Vad är ett virtuellt event?
Ett virtuellt event, även känt som ett onlineevent, en virtuell konferens eller en livestream-upplevelse, är ett evenemang där människor interagerar i en onlinemiljö på webben, i stället för att mötas på en fysisk plats.
Populära användningsområden för virtuella event inkluderar webinarer, livestreams, virtuella mässor, onlinekurser, onlineturer och företagsevent. Hybridevent har också blivit populärt de senaste åren och blandar fysiska evenemang med virtuellt innehåll som kan nås online.
"Virtuellt event" kan också syfta på onlineevent som hålls i en virtual reality- (VR) eller augmented reality- (AR) miljö.
Hur fungerar virtuella event?
Virtuella event fungerar med hjälp av teknik som är speciellt utformad för att replikera eventupplevelsen online. Den minimala teknikstack som krävs inkluderar en internetansluten enhet (dator/telefon/surfplatta) med kamera, mikrofon och specialiserad programvara installerad.
Det finns dussintals företag som erbjuder programvara för virtuella event i dag, var och en med unika funktioner och fördelar. Gemensamt för virtuella konferensverktyg är möjligheten att ansluta en värd med en publik via en videolänk kombinerat med applikations-/skärmdelning, samt interaktiva funktioner som omröstningar och meddelanden.
Mer avancerade plattformar för virtuella event erbjuder virtuella upplevelser som efterliknar fysiska konferenser, till exempel en virtuell lobby, virtuella mässhallar där utställare kan marknadsföra sina produkter och tjänster, och virtuella mötesrum som erbjuder nätverksmöjligheter för deltagare.
Virtuella konferensmiljöer sätts vanligtvis upp i förväg med bilder, navigering och sessioner tillagda på plattformen för virtuella event för att skapa onlineupplevelsen. Sessioner är vanligtvis förinspelede i förväg, även om vissa plattformar också tillåter livestreaming av keynotes och sessioner.
Virtuella deltagare registrerar sig för konferensen och skickas en länk som de kan använda för att delta i det virtuella eventupplevelsen. Eftersom eventsessioner är inspelade kan användare ofta delta i onlinekonferenser efter att de redan har ägt rum och ha samma upplevelse som de som deltog live – minus realtidsfunktioner som live-Q&A:s och nätverkande.
Fördelar med virtuella event
Virtuella event har blivit mer populära sedan lågkonjunkturen och mer nyligen under COVID-19 som ett kostnadseffektivt och effektivt sätt att sammankoppla människor.
Ökad räckvidd
Genom att ta bort geografiska hinder för eventdeltagande öppnar virtuella event upp för en mycket större publik. Till exempel hade Saastr, ett ledande event för teknikbranschen, 10 000 fysiska deltagare på sin konferens 2019. År 2020 gick de virtuellt och hade 50 000+ eventdeltagare från hela världen.
Lägre kostnader
Produktionskostnaderna för fysiska evenemang kan vara mycket höga. Lokalhyra, catering och produktionskostnader kan variera från tusentals till miljontals dollar. Genom att eliminera en del av dessa omkostnader kan eventarrangörer spara pengar eller omfördela budgeten till andra områden, till exempel att attrahera mer profilerade talare.
Eftersom virtuellt eventinnehåll är förinspelat kan samma innehåll återanvändas för systerevents i andra tidszoner och regioner, vilket leder till betydande kostnadsbesparingar som sedan kan föras vidare till deltagarna och/eller förbättra eventets lönsamhet.
Tidsbesparingar
Det finns många tidsbesparande fördelar med att gå virtuellt. Deltagarnas och arrangörernas resor kombinerat med kortare produktionsledtider och minskad uppbyggnad summerar till betydande tidsbesparingar. Dessa tidsbesparingar kan också vägas in i kostnaderna för eventen.
Bättre data och spårning
Onlineevent ger unika möjligheter att generera förstapartsdata genom registreringar och deltagarnas engagemang under eventen och via sociala medier. Vissa eventplattformar ger detaljerade insikter om deltagarnas engagemang och tillfredsställelse och låter arrangörerna använda denna information för att iterera och förbättra upplevelserna.
Bästa praxis för virtuella event
Det finns ett antal bästa praxis att följa när man organiserar virtuella event:
-
Matcha tekniken med strategin
För virtuella event finns det ett brett utbud av plattformar som kan användas. Från gratistjänster, inklusive YouTube och social streaming på Facebook eller Instagram Live, till mer privata plattformar som Zoom, där värden för ditt event kan ha en enorm inverkan på dess resultat.
Dessutom bör plattformen du väljer för ditt event stämma överens med var ditt event befinner sig i marknadsföringstratten. För ett event i toppen av tratten med fokus på varumärkeskännedom kan en öppen och gratis plattform som Facebook Live vara effektiv och inbjudande. -
Prioritera repetitioner
På grund av den låga tröskeln för att organisera virtuella event (dvs. teknik och installation kan vara relativt enkelt att genomföra) hoppar många arrangörer ofta över repetitioner och introducerar risker i sin eventplaneringsprocess. Många av de mest framgångsrika arrangörerna och plattformarna för virtuella event rekommenderar grundliga repetitioner i förväg. Ett annat alternativ är att undvika riskerna med livepresentationer helt och hållet och spela in sessioner i förväg. -
Investera i ljud och bild (AV)
Det finns starka skäl att investera i kvalitativ ljud- och bildutrustning och till och med anlita ett produktionsbolag för att säkerställa att eventen håller hög kvalitet. Denna utrustning inkluderar belysning, mikrofoner, greenscreens, kameror och skärmar. Alla dessa element bidrar till upplevelsens kvalitet.
Ett utmärkt exempel på högkvalitativ produktion är från ett virtuellt event av Anthony Robbins kallat Unleash the Power Within, där han använde ett specialbyggt studio med hundratals skärmar för att engagera sin publik. -
Fastställ en korrekt mätstrategi i förväg
En av de mest angelägna utmaningarna för virtuella event har varit att få tillgång till data för att mäta framgång eller misslyckande. Engagemangsmått som registreringar och närvaro är användbara men visar inte den verkliga effekten.
Många varumärken anammar mätvärden som Net Promoter Score (NPS) och varumärkeskonvertering som ledande indikatorer för framgång och tittar längre ned i tratten på köpintention och intäktspåverkan. Det är avgörande att du sätter dina mål och fastställer en mätningsmetod innan du kör ett virtuellt event. -
Gå för multisensorisk upplevelse
Ett multisensoriskt tillvägagångssätt för virtuella event gör dem mer effektfulla och minnesvärda. För att vara multisensoriskt bör eventen stimulera minst tre sinnen för att vara effektivt. Syn och hörsel är som standard täckt av virtuella event, men för att vara multisensoriska måste varumärken vara kreativa med de andra sinnena.
En vanlig taktik är att säkerställa att deltagarna har fysiska produkter i händerna medan de deltar. Till exempel körde Olive and June ett Mani Bootcamp som erbjöd en "Everything Box" inklusive allt du behöver för en hemmamanikyr. Dessa typer av multisensoriska upplevelsemarknadsföringskampanjer har mer effekt än event som bara utforskar en enda kanal. -
Uppföljning efter eventen
Ett vanligt misstag för arrangörer av virtuella event är att inte tänka bortom själva eventdatumet. Smarta marknadsförare fortsätter att återanvända innehåll från virtuella konferenser efter eventen och omvandlar eventsessioner till fristående videoinnehåll, blogginlägg, poddar och e-postmarknadsföringsmaterial.
Personer som deltog i eventen bör förses med uppföljningsmarknadsföring som bygger på eventupplevelsen, och registrerade som uteblev kan kontaktas med höjdpunkter från eventen och uppmuntras att engagera sig med innehåll efter eventen.
Fallgropar med virtuella event
Det finns vissa utmaningar och fallgropar förknippade med virtuella event som är viktiga att notera.
Zoom-trötthet
Att sitta framför en dator i timmar i sträck är utmattande. Känd som "Zoom-trötthet" orsakas den mentala och fysiska utmattningen av maratonvideosamtal av flera faktorer – från multitasking under möten till distraktioner från familjen vid hemarbete.
Val av teknik
Utbudet av tillgängliga plattformar på marknaden är överväldigande. När du börjar är det ofta bäst att välja ett av de mest populära eller billigaste alternativen för ditt första event och sedan tala med flera leverantörer innan du skalar upp.
AV-kostnader och fjärrstudior
Att säkerställa högt produktionsvärde kan vara kostsamt. För att komma igång är bästa praxis att välja event som inte kräver högt produktionsvärde, till exempel kurser. Men om högre produktionsvärde krävs kan en internetsökning avslöja många byråpartners som kan stödja virtuella event.
Närvaro/bortfall
Ett vanligt problem för virtuella event är låga närvaro vid liveupplevelsen. Det är vanligt att 75 % av deltagarna inte dyker upp till liveeventen. Detta kan övervinnas genom att ta betalt för eventen och minskas genom att erbjuda inspelat innehåll på begäran efteråt.
Exempel och användningsfall för virtuella event
Matlagningskurser och guidade provningar visar sig vara mycket populära. Ett exempel på detta var inför Cinco de Mayo, där Mario Lopez samarbetade med Uber Eats och Chipotle för att visa hur man lagar några av hans favoritrecept till Cinco de Mayo. Detta gav folk chansen att njuta av en semestertradition i hemmets bekvämlighet medan de lärde sig nya tips och tricks från en kändis.
Ett annat populärt användningsfall är onlinekonserter. Budweiser arrangerade en konsert med Black Eyed Peas på YouTube Live.
Slutligen lanserade BMW sin i4-modell via en livestream i stället för en bilmässlansering.
För fler användningsfall för virtuella event, se den här listan med 50 idéer för virtuella event.
Virtuella event och experimentering
Det nuvarande affärsklimatet kräver att företag rör sig snabbt och innoverar. För att göra detta är det avgörande att behandla dina upplevelser som experiment för att minska mängden beslutsfattande och påskynda framsteg.
Experimentering kan användas för att skapa nya eventkoncept eller tillämpas på vilken del som helst av eventlivscykeln. Nyckelområden för testning kan inkludera landningssidor för virtuella event, registreringsformulär, event-e-postmeddelanden och eventteknik.
