Diligent tauscht Tausende an Agenturkosten gegen Opal AI

Als John Habibs siebenköpfiges Content-Team bei Diligent vor zwei Jahren begann, KI-Tools einzusetzen, verfolgten sie ein einfaches Ziel: mehr mit weniger erreichen. Heute halten sie nicht nur Schritt – sie starten Podcasts, erstellen 100 individuelle KI-Anweisungen und sparen Zehntausende an Agenturkosten.

Auf der Opticon in New York sprachen wir mit John, Director of Content Strategy bei Diligent, darüber, wie sein Team vom Content-Chaos (denken Sie an: SharePoint-Dateien, Slack-Threads und endlose E-Mail-Ketten) zu einem optimierten, KI-gestützten Betrieb gelangte. Als führender Anbieter von Software für Governance, Risiko und Compliance bedient Diligent mehrere Geschäftsbereiche auf globalen Märkten – was bedeutet, dass Johns kleines, aber schlagkräftiges Team schnell kreativ werden musste.

Hier kommen Optimizely CMP und Opal ins Spiel. Was vor vier Jahren als Projektmanagement-Lösung begann, hat sich zum Nervenzentrum des gesamten Content-Betriebs von Diligent entwickelt. Mit Opal, das jetzt direkt in ihren Workflow eingebettet ist, automatisiert das Team alles – von Content-Briefings bis hin zu Verkaufsförderungs-E-Mails – und schafft so strategische Kapazitäten frei, während es beweist, dass KI Menschen befähigen kann, mehr ihres Potenzials zu entfalten.

• John Habib leitet ein Team aus Content-Erstellern, Strategen, Redakteuren und Textern bei Diligent, dem führenden Anbieter von Software für Governance, Risiko und Compliance
• Diligent nutzt Optimizely CMP seit vier Jahren – ursprünglich als Projektmanagement-Tool eingeführt, das speziell für Content-Workflows entwickelt wurde, inzwischen auf die gesamte Marketingorganisation ausgeweitet
• Das Team expandiert in Richtung Experimentieren für A/B-Testing und nutzt Opal in allen Bereichen der Optimizely One Plattform

• Vor dem CMP war der Marketing-Content von Diligent überall verstreut – SharePoint-Dateien, Slack-Threads, Folienpräsentationen und E-Mail-Ketten – was es unmöglich machte, Reviews oder den Produktionsstatus zu verfolgen
• Das Team nutzte ein universelles Projektmanagement-Tool, das mit content-spezifischen Workflows nicht umgehen konnte und den Anforderungen des Teams nicht gerecht wurde
• CMP zentralisierte alles und wurde zum Herzstück ihrer Content-Strategie – es transformierte die Art und Weise, wie sie den Content-Betrieb managten

• Diligent ist ein globales Unternehmen, das mehrere Geschäftsbereiche, Produkte und Zielgruppen in jeder Branche bedient – was enorme Content-Anforderungen für ein siebenköpfiges Team schafft
• Das Team begann vor über zwei Jahren, externe KI-Tools zur Unterstützung der Content-Erstellung einzusetzen, doch Opal brachte KI-Fähigkeiten direkt in das Nervenzentrum ihrer Content-Organisation innerhalb des CMP
• Anstatt Briefings und erste Entwürfe außerhalb von Optimizely zu erstellen und sie dann zu übertragen, erledigt das Team jetzt alles mit Opal direkt in der Plattform – Brainstorming, Messaging-Optionen, Headlines und Einleitungen – und reduziert so die Abhängigkeit von Agenturen und Freelancern
• Opal generiert nicht nur Content – es erklärt seine Begründung, bietet Headline-Alternativen und Testempfehlungen, die dem Team helfen, klügere Entscheidungen zu treffen

• Diligent bedient verschiedene Zielgruppen über verschiedene Produktlinien und Regionen hinweg, was eine ständige Content-Anpassung für unterschiedliche Personas und Anwendungsfälle erfordert
• Das Team hat fast 100 individuelle Anweisungssets in Opal erstellt – eines für jede Region, Zielgruppe und Produktfunktionalität – und damit etwas geschaffen, das sie als Lego-Bausteine für die Content-Erstellung bezeichnen
• Dieser modulare Ansatz ermöglicht es ihnen, Opal mitzuteilen, welche Anweisungen befolgt oder ignoriert werden sollen, und sie kommen Tag für Tag der Eins-zu-eins-Personalisierung näher
• Mit Blick auf 2026 stellt sich das Team einen vollständig automatisierten End-to-End-Ablauf vor, bei dem Agenten den gesamten Prozess steuern – von der Planung und Erstellung von Content im CMP über die Veröffentlichung im CMS bis hin zum Testen und Iterieren auf Basis von Feedback

• Als Governance-Unternehmen behält Diligent stets den Menschen in der Schleife – nichts, was von KI produziert wird, geht ohne menschliche Prüfung hinaus – „nichts verlässt das Haus ohne menschliche Augen darauf"
• Das Team balanciert menschliche Intuition mit datengestützten Erkenntnissen und testet Alternativen, wenn die Daten unerwartete Ergebnisse zeigen, die bei Zielgruppen besser ankommen könnten
• Durch den Einsatz von Opal zur schnellen Erstellung von Content-Briefings und ersten Entwürfen beschleunigt das Team die tägliche Produktionsarbeit und schafft sich Freiräume für strategischere Aufgaben

• Ein Teammitglied gewann durch Opal so viel Zeit bei der Erstellung von Content-Briefings zurück, dass sie eine komplette Podcast-Reihe planen, produzieren und starten konnte – etwas, das nicht möglich gewesen wäre, als sie stundenlang pro Woche Briefings für Autoren schrieb
• Jede Woche verbrachte das Team fast einen ganzen Tag damit, veröffentlichten Content manuell mit Social-Media-Beiträgen und Verkaufsförderungs-E-Mails für die Vertriebsteams zusammenzustellen – eine rotierende Aufgabe, die erhebliche Kapazitäten verschlang
• Jetzt bauen sie Opal-Agenten, die alles in Minuten zusammenstellen und automatisch Vertriebs-E-Mails, Customer-Success-E-Mails und Social-Media-Posts schreiben – und den Vertriebsteams ein komplettes Paket ohne manuelle Arbeit liefern
• Das erschließt, was „unter dem Eisberg" liegt – die strategischen Projekte und Ideen, die das Team umsetzen möchte, aber für die bisher die Kapazität fehlte

• Diligent hat bereits Zehntausende an Agenturkosten eingespart, indem die Abhängigkeit von externen Dienstleistern für aufgabenbasierte Content-Erstellung reduziert wurde
• Das Team hat 65 % seiner Zeit zurückgewonnen und kann so strategische Projekte wie den Start einer Podcast-Reihe umsetzen
• Durch den Einsatz von Opal zur Definition leistungsstarker Webseiten und zum Verfassen von Texten hat das Team seine gesamten Produktseiten neu aufgesetzt – mit ersten Ergebnissen, die bereits steigende Engagement-Raten und sinkende Absprungraten zeigen
• Johns Rat an andere Führungskräfte: Beginnen Sie damit, Ihre Anwendungsfälle zu definieren, und experimentieren Sie dann, um unerwartete Einsatzmöglichkeiten zu entdecken. Bilden Sie Ihre aktuellen Prozesse ab, um Reibungspunkte zu identifizieren, bei denen KI helfen kann

• John stellt sich der Schnellrunde mit Anthony und teilt seine liebsten Alltagstools – und zeigt sich als Kreativer, der Daten der Intuition vorzieht
• Podcast-Empfehlung: „This is Strategic Marketing" von Pamela Muldoon – ein fünfminütiger Podcast mit großartigen Ideen zur Integration von KI in Content Marketing
• Karrieretipp: Lernen Sie alles über KI – sie transformiert die Arbeit in jedem Bereich, nicht nur im Marketing. John war als Texter anfangs skeptisch, erkannte aber schnell, dass er sie annehmen musste
• Recruiting verändert sich: Marketer werden nicht mehr für das eingestellt, was sie vor drei Jahren gemacht haben – sie werden eingestellt, weil sie KI nutzen können. Skills entwickeln sich weiter, aber Menschen bleiben unverzichtbar

Diligents Reise mit Optimizely zeigt, was möglich ist, wenn man die richtigen Tools mit der richtigen Denkweise kombiniert. Was als Content-Chaos begann – verstreute Dateien, universelle Tools und ein kleines Team, das in Anforderungen ertrank – wurde zu einem KI-gestützten Betrieb, der nicht nur Schritt hält, sondern vorausgeht.

Mit dem CMP als Fundament und Opal eingebettet in ihren Workflow hat Johns Team seine Arbeitsweise transformiert. Sie haben Zehntausende an Agenturkosten eingespart, 65 % ihrer Zeit zurückgewonnen und strategische Kapazitäten freigesetzt, die immer vorhanden waren, aber nie zugänglich. Ein Teammitglied startete einen Podcast. Ein anderes automatisierte eine wöchentliche Ganztagesaufgabe auf wenige Minuten. Und mit fast 100 individuellen Anweisungen in Opal bauen sie Content wie Lego-Bausteine – modular, anpassbar und jeden Tag näher an der Eins-zu-eins-Personalisierung.

Die Ergebnisse sprechen für sich: gestiegene Engagement-Raten, gesunkene Absprungraten und ein Team, das seine Fähigkeiten zukunftssicher macht und dabei den Menschen in der Schleife behält. Denn am Ende des Tages ersetzt KI keine Marketer – sie gibt ihnen die Zeit zurück, die strategische Arbeit zu erledigen, für die sie ursprünglich eingestellt wurden.

Wie John es ausdrückt: KI ist kein Allheilmittel, aber sie macht Dinge einfacher, schneller und eröffnet kreative Arbeitsweisen. Und für ein kleines, aber schlagkräftiges Team, das ein globales Unternehmen betreut? Das ist alles.