Digital Asset Management

Was ist Digital Asset Management (DAM)?

Digital Asset Management hilft Unternehmen, den Wert ihrer digitalen Inhalte durch Versionskontrolle, Organisationstools, Hosting und Verteilung dieser Assets zu steigern. Die meiste DAM-Software zentralisiert all diese Assets an einem Ort, sodass es einfacher ist, Dateien mit anderen zu teilen und sie in Echtzeit zu aktualisieren.

Navigiere schnell zu den einzelnen Bereichen:

• Was wird dort gemacht?
• Gängige Asset-Typen
• Verwaltung des Lebenszyklus eines Assets
• Vorteile der Nutzung eines DAM
• Worauf sollte man bei einem DAM achten?
• Wie man anfängt

Was macht eine Software zur Verwaltung digitaler Assets?

Digital Asset Management Software (DAM) steuert alle Aspekte des Lebenszyklus von digitalen Assets. Mit DAM-Systemen können Unternehmen den vollen Nutzen aus ihren digitalen Assets ziehen. Es ist viel harte Arbeit, gute Inhalte zu erstellen, und ein DAM sollte dabei helfen, die Assets einfacher zu verwalten und zu organisieren.

Als erstes solltest du eine Strategie für das Digital Asset Management aufstellen. Erkundige dich bei den Beteiligten nach den spezifischen Bedürfnissen deiner Organisation, lege fest, welche digitalen Assets in dein DAM-System aufgenommen werden sollen, und erstelle Vorlagen für die Arbeitsabläufe und den Besitz von Assets. Sobald die Strategie feststeht, kannst du eine Plattform für die Verwaltung digitaler Assets auswählen, die deinen Anforderungen am besten entspricht.

DAM-Software kann unterschiedliche Funktionen haben, je nachdem, wonach Unternehmen suchen. Größere Unternehmen brauchen vielleicht bessere Möglichkeiten, um die Arbeitsabläufe in mehreren Marketingteams zu verwalten und die Markenidentität der Assets zu wahren. Kleinere Unternehmen hingegen wollen vor allem den Verwaltungsaufwand reduzieren und den Prozess der Inhaltserstellung rationalisieren. Eine gute DAM-Plattform vereint beides und ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Inhalten und eine Skalierung über Marketingteams hinweg.

Im folgenden Video werden DAM-Systeme im Detail vorgestellt, von der Erstellung von Inhalten bis zur Langzeitspeicherung:

Was sind übliche digitale Assets?

Ein digitales Asset ist jede Datei, die in verschiedenen Formaten erstellt und digital gespeichert werden kann, z. B:

• Textdokumente - wie Briefingvorlagen und Artikel

• Arbeitsdokumente - Tabellenkalkulationen, Präsentationen, PDFs und Word-Dateien

• Bilder und bearbeitbare Adobe Photoshop-Dokumente - für die Verwendung in Print-, Online- oder sozialen Medien

• Videos und andere Mediendateien - zum Hochladen auf YouTube oder Hosten auf deiner Website

• Audiodateien - Podcasts, Aufnahmen oder andere lange und kurze Clips.

Bildquelle: openasset.com

Große und kleine Unternehmen erstellen und teilen jeden Tag Tausende von digitalen Assets. Teammitglieder arbeiten oft gemeinsam an digitalen Assets und kombinieren verschiedene Arten, um neue zu erstellen, z. B. digitale Fotos, Grafiken und Textdateien, um Webseiten und Marketingmaterialien zu erstellen.

Was ist der Lebenszyklus digitaler Assets?

Alle digitalen Assets haben einen bestimmten Lebenszyklus, der mit der Erstellung des Assets beginnt und endet, wenn das Asset aus dem Verkehr gezogen wird.

1. Erstellen

   Der Lebenszyklus digitaler Assets beginnt mit der Ideenfindung und Erstellung des digitalen Assets. Wenn ein Workflow verwendet wird, können Kreativdateien von Anfang an gemeinsam genutzt werden, so dass es später einfacher ist, zu sehen, wie ein Asset erstellt wurde und es bei Bedarf zu aktualisieren.

2. Zusammenarbeiten

   Die Erstellung von Inhalten erfordert oft die Zusammenarbeit mehrerer Personen und Teams. Die Teammitglieder müssen Änderungen in Echtzeit überprüfen, bearbeiten und genehmigen. Fortschrittlichere DAM-Software bietet Funktionen für das Projektmanagement, um die Erstellung in verschiedenen Teams zu verwalten.

3. Verteilen

   Nachdem das digitale Asset fertiggestellt ist, kann es intern und extern verteilt werden. Extern können sie an Kunden, Klienten oder die Öffentlichkeit über Websites und soziale Medien verteilt werden.

4. Hosten und organisieren

   Nachdem das digitale Asset im Digital Asset Management System veröffentlicht wurde, muss es gespeichert werden, damit andere es in Zukunft finden und wiederverwenden können. Das Hinzufügen von Metadaten, Filtern und einem hilfreichen Namen kann helfen, deine Inhalte später wiederzufinden. Dies ist auch eine gute Möglichkeit für das Markenmanagement, da du genau festlegen kannst, wie das Asset verwendet werden kann und soll.

5. Wiederverwendung

   Viele digitale Assets haben eine lange Lebensdauer und können in anderen Medien und für andere Zwecke wiederverwendet und neu eingesetzt werden. So kannst du den größtmöglichen Nutzen aus ihnen ziehen.

6. Aktualisieren

   Die Zeiten ändern sich, und die Assets müssen mit der Zeit aktualisiert werden, um die neuesten Informationen wiederzugeben. Mit der Versionskontrolle kannst du sehen, wer was wann geändert hat. Und nachdem die Änderung vorgenommen wurde, kannst du sie direkt auf allen angeschlossenen Marketingkanälen veröffentlichen.

7. Stilllegen

   Sobald ein digitales Asset das Ende seines Lebenszyklus erreicht hat, kann es aus dem Asset Management Programm ausscheiden und aus dem Speicher entfernt werden. Da du genau weißt, wo dieses Asset verwendet wird, ist es einfacher, es außer Betrieb zu nehmen.

Was sind die Vorteile von DAM-Software?

Ein DAM hilft Unternehmen, digitale Assets in den gängigsten Dateiformaten zu verfolgen, zu speichern und zu verwalten. Es bietet einen 24/7-Zugang zu allen digitalen Inhalten des Unternehmens und einfache Möglichkeiten, sie zur Überprüfung oder Werbung freizugeben. Mit zentralisierten Assets haben die Marketingteams eine zentrale Übersicht über die vorhandenen Inhalte und können sie leichter auf dem neuesten Stand halten.

Die Software für Digital Asset Management bietet Unternehmen aller Art viele Vorteile, darunter die folgenden:

Vorbeugung von verlorener oder verlegter Arbeit

Die Funktionen zur Nachverfolgung, die in den meisten DAM-Lösungen enthalten sind, helfen dabei, den Standort jedes digitalen Assets innerhalb des gesamten Lebenszyklus zu bestimmen. Laut Demand Metric verfügt die Hälfte aller Vermarkter über digitale Assets, die ungenutzt bleiben, weil die Mitarbeiter/innen sie entweder nicht finden können oder nicht wissen, dass sie existieren. Mit DAM gehen nur wenige Dateien verloren und das System lässt nicht zu, dass Mitarbeiter/innen Assets in Bearbeitung verlegen. In jedem Fall sind Nicht-Text-Assets oft schwer zu finden , da es im eigentlichen Inhalt wenig zu suchen gibt. Ein DAM ermöglicht es dir, Metadaten hinzuzufügen, um die Suche in allen Dateitypen zu erleichtern.

Verbesserte Remote-Zusammenarbeit

MarCom Central stellt fest, dass ein System zur Verwaltung digitaler Assets für die wachsende Zahl von Außendienstmitarbeitern von entscheidender Bedeutung ist. DAM-Lösungen bieten eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter/innen, um auf Dokumente, Fotos, Videos und andere digitale Assets zuzugreifen, die sie für die Zusammenarbeit aus der Ferne benötigen.

Verbesserte Markenkonsistenz

Der Aufbau eines einzigen Inhaltsspeichers zwingt alle Akteure dazu, sich an Markenstandards zu halten, was die Markenkonsistenz und -integrität verbessert. Assets, die nicht der Marke entsprechen, werden abgelehnt oder verboten, und veraltetes Branding wird eliminiert. Markenrichtlinien können auch mit anderen Teams geteilt werden, um die Erstellung markengerechter Assets und das Markenmanagement im gesamten Unternehmen zu erleichtern.

Rationalisierte Verteilung

Das Self-Service-DAM-System ermöglicht allen Beteiligten den sofortigen Zugriff auf autorisierte digitale Assets. Das macht es einfach, Inhalte auf digitalen Kanälen zu verbreiten. Deshalb ist es wichtig, dass du dich für eine Plattform entscheidest, die über direkte Integrationen oder eine offene API verfügt, die du nutzen kannst.

Verbessertes Erlebnis für Kunden

Digitale Dateien haben nicht dieselben Beschränkungen wie physische Medien. Rich Media kann unbegrenzt verbreitet, wiederverwendet, kopiert und verändert werden. Ohne ein DAM ist die Rechteverwaltung oft schwierig, die Skalierbarkeit deines Content Marketings gering und die Berücksichtigung deiner aktuellen Geschäftsprioritäten nahezu unmöglich. Wenn du den Lebenszyklus von Inhalten und die Medienverwaltung an einem Ort zusammenfasst, kannst du das Engagement für deine Kunden verbessern.

Stärkere Sicherheit

Die Zentralisierung aller Marketing Assets ermöglicht eine Optimierung der digitalen Sicherheit. Berechtigter Zugriff verhindert unbefugten Zugriff. SaaS (Cloud-basierte) Anbieter haben sich in diesem Bereich als besonders stark erwiesen, da sie viele Medien-Assets unternehmensübergreifend mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen verwalten, wodurch ihre Funktionalität oft ausgereifter ist als bei On-Premise-Lösungen.

Detaillierte Berichte und Analysen

DAM-Lösungen enthalten oft robuste Berichts- und Analysetools, mit denen die Nutzung der Assets verfolgt und analysiert werden kann - wer wann und wie auf welche Assets zugreift. Diese Tools liefern verwertbare Erkenntnisse, die als Grundlage für Entscheidungen über das Asset-Management in Echtzeit und die künftige Content-Strategie dienen.

Welche Funktionen sollte eine gute Digital Asset Management Software haben?

Auch wenn sich die Merkmale und Funktionen von Softwareanbieter zu Softwareanbieter unterscheiden können, gibt es einige gemeinsame Merkmale, die wir festgestellt haben. Diese können sich je nach den Bedürfnissen eines Unternehmens ändern, aber die Kernkomponenten bleiben gleich.

Asset-Erstellung

In kreativen Umgebungen hilft die DAM-Software den Mitarbeitern, neue digitale Assets zu erstellen. Neue Assets können erstellt werden, und die Software kann auf der Grundlage bereits aktualisierter Inhalte Vorschläge machen, um den Erstellungsprozess zu vereinfachen. Einige gängige Arbeitsabläufe, wie das Ändern der Bildgröße oder das Speichern von Bildern in verschiedenen Formaten, können mit einem guten DAM ebenfalls automatisiert werden.

Bearbeitung und Überprüfung

Viele digitale Assets werden als Gruppenprojekte von verschiedenen Teams erstellt. DAM-Software hilft bei der Bearbeitung und Überprüfung in Echtzeit mithilfe eines Workflows. So kannst du Inhalte mit internen Stakeholdern besprechen und sie bei Bedarf mit externen Zielgruppen (wie Agenturen oder Auftragnehmern) teilen.

Nachverfolgung und Organisation

DAM-Lösungen behalten den Überblick über jedes einzelne digitale Asset, das im System erstellt wird. Die meisten Systeme ordnen die Assets auch nach Typ oder Verwendung, um sie leichter wiederzufinden. Einige Digital Asset Manager bieten zusätzlich Funktionen zum Sortieren, Filtern und Suchen auf der Grundlage von benutzerdefinierten Tags und Filtern. Dies kann für größere Organisationen, die mehr Inhalte zu verwalten haben, wichtig sein, da man so schneller das gesuchte Asset findet.

Freigabe und Verteilung

Während einige Assets nur für die interne Weitergabe erstellt werden, z. B. für Enablement oder interne Kommunikation, sind die meisten für die Öffentlichkeit bestimmt. Ein DAM-System hilft dir, sie über verschiedene Kanäle mit einem breiten Publikum zu teilen, indem es Integratoren einsetzt und sicherstellt, dass die Inhalte gehostet werden und bei Bedarf verfügbar sind.

Sichere Dateiablage

Die Online-Speicherung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Digital Asset Management-Lösung. Da die Dateien an einem zentralen Ort gespeichert werden, ist es einfacher zu kontrollieren, wer darauf zugreifen und Aktualisierungen vornehmen kann. Ein gutes Tool zur Verwaltung digitaler Assets hilft dir außerdem, diese Änderungen so weit wie möglich zu automatisieren.

Suche und Abruf

Da digitale Assets von mehreren Parteien wiederverwendet werden können, ist ein schnelles und einfaches Suchen und Abrufen bestimmter Assets unerlässlich. Die Wiederverwendung digitaler Assets trägt dazu bei, ihre Nutzungsdauer zu verlängern und den Wert für das Unternehmen zu steigern.

Optimizely ist die beste Software für das Digital Asset Management

Optimizely Digital Asset Management ist ein cloudbasiertes DAM, das sich nahtlos in mehrere führende Content-Management-Systeme integrieren lässt, darunter Optimizely CMS. Über ein zentrales Asset-Repository kannst du ganz einfach Ressourcen hochladen, verwalten, prüfen und teilen. Digitale Dateien werden immer an einem Ort gespeichert, sodass es einfach ist, sie zu aktualisieren und den Zugriff zu verwalten. Sieh dir an, wie einfach das DAM von Optimizely zu bedienen ist.