Hva er et virtuelt event?
Et virtuelt event, også kjent som et nettbasert arrangement, virtuell konferanse eller livestream-opplevelse, er et arrangement der folk samhandler i et nettbasert miljø på nettet, i stedet for å møtes på et fysisk sted.
Populære bruksområder for virtuelle arrangementer inkluderer webinarer, direktestrømminger, virtuelle messer, nettbaserte kurs, nettbaserte omvisninger og firmaeventer. Hybride arrangementer har også blitt populære de siste årene, og blander arrangementer med fysisk oppmøte med virtuelt innhold som kan åpnes på nettet.
«Virtuelt event» kan også referere til nettbaserte arrangementer som avholdes i en virtuell virkelighet (VR) eller utvidet virkelighet (AR).
Hvordan fungerer virtuelle arrangementer?
Virtuelle arrangementer fungerer ved hjelp av teknologi som er spesielt utviklet for å gjenskape eventopplevelsen på nett. Den minimale teknologistakken som kreves, inkluderer en internett-tilkoblet enhet (datamaskin/telefon/nettbrett) med kamera, mikrofon og spesialisert programvare installert.
Det finnes dusinvis av selskaper som tilbyr programvare for virtuelle arrangementer i dag, hver med unike funksjoner og fordeler. Felles for virtuelle konferanseverktøy er muligheten til å koble en vert med et publikum via en videolenke kombinert med applikasjons-/skrivebordsdeling, samt interaktive funksjoner som avstemninger og meldinger.
Mer avanserte plattformer for virtuelle arrangementer har virtuelle opplevelser som etterligner fysiske konferanser, som en virtuell lobby, virtuelle utstillingshaller der utstillere kan markedsføre sine produkter og tjenester, og virtuelle møterom som gir nettverksmuligheter for deltakere.
Virtuelle konferansemiljøer settes vanligvis opp på forhånd med bilder, navigasjon og sesjoner lagt til plattformen for virtuelle arrangementer for å skape nettopplevelsen. Sesjoner er typisk forhåndsinnspilt, selv om noen plattformer også tillater direktestrømming av keynotes og sesjoner.
Virtuelle deltakere registrerer seg for konferansen og mottar en lenke de kan bruke for å delta i det virtuelle arrangementet. Siden eventsesjonene er innspilt, kan brukere ofte delta i nettbaserte konferanser etter at de allerede har funnet sted, og få den samme opplevelsen som de som deltok live – minus sanntidsfunksjoner som live Q&A-er og nettverksbygging.
Fordeler med virtuelle arrangementer
Virtuelle arrangementer har blitt mer populære siden lavkonjunkturen og mer nylig under COVID-19 som en kostnadseffektiv og effektiv måte å koble sammen mennesker på.
Økt rekkevidde
Ved å fjerne geografiske barrierer for oppmøte åpner virtuelle arrangementer opp for et mye større publikum. For eksempel hadde Saastr, et ledende arrangement for teknologibransjen, 10 000 fysiske deltakere på konferansen i 2019. I 2020 gikk de virtuelt og hadde 50 000+ arrangementsdeltakere fra hele verden.
Lavere kostnader
Produksjonskostnadene for fysiske arrangementer kan være svært høye. Leie av lokaler, catering og produksjonskostnader kan variere fra tusenvis til millioner av dollar. Ved å fjerne noen av disse kostnadene kan arrangørene spare penger eller omfordele budsjettet til andre områder, som å tiltrekke seg mer profilerte foredragsholdere.
Siden virtuelt innhold er forhåndsinnspilt, kan det samme innholdet gjenbrukes for søskerarrangementer i andre tidssoner og regioner, noe som fører til betydelige kostnadsbesparelser som deretter kan videreføres til deltakerne og/eller forbedre arrangementets lønnsomhet.
Tidsbesparelse
Det er mange tidsbesparende fordeler ved å gå virtuelt. Reise for deltakere og arrangører kombinert med reduserte produksjonsledetider og oppsett utgjør til sammen betydelige tidsbesparelser. Disse tidsbesparelsene kan også tas med i kostnadsberegningen for arrangementene.
Bedre data og sporing
Nettbaserte arrangementer gir unike muligheter til å generere førstepartsdata gjennom registreringer og deltakernes engasjement under arrangementet og via sosiale medier. Noen eventplattformer gir detaljert innsikt i deltakernes engasjement og tilfredshet, og lar arrangørene bruke denne informasjonen til å forbedre opplevelsene.
Anbefalte fremgangsmåter for virtuelle arrangementer
Det er en rekke anbefalte fremgangsmåter å følge når man organiserer virtuelle arrangementer:
-
Tilpass teknologien til strategien
For virtuelle arrangementer finnes det et bredt utvalg av plattformer som kan brukes. Fra gratis tjenester, inkludert YouTube og sosial strømming på Facebook eller Instagram Live, til mer private plattformer som Zoom – der verten for arrangementet ditt kan ha en enorm innvirkning på resultatene.
I tillegg bør plattformen du velger for arrangementet ditt, samsvare med hvor arrangementet befinner seg i markedsføringsfunnelen. For et arrangement øverst i funnelen med fokus på bevisstgjøring kan en åpen og gratis plattform som Facebook Live være effektiv og innbydende. -
Prioriter øvinger
På grunn av den lave terskelen for å organisere virtuelle arrangementer (dvs. teknologi og oppsett kan være relativt enkelt å gjennomføre) hopper mange arrangører over øvinger og introduserer risiko i planleggingsprosessen. Mange av de mest vellykkede arrangørene og plattformene for virtuelle arrangementer anbefaler grundige øvinger på forhånd. Et annet alternativ er å unngå risikoen ved direktepresentasjoner helt og holdt og heller innspille sesjoner på forhånd. -
Invester i lyd og bilde (AV)
Det er gode grunner til å investere i kvalitetslyd- og bildeutstyr og til og med ansette et produksjonsbyrå for å bidra til å sikre at arrangementene holder høy kvalitet. Dette utstyret inkluderer belysning, mikrofoner, greenscreens, kameraer og skjermer. Alle disse elementene bidrar til kvaliteten på opplevelsen.
Et godt eksempel på høykvalitetsproduksjon er fra et virtuelt arrangement av Anthony Robbins kalt Unleash the Power Within, der han brukte et spesialbygd studio med hundrevis av skjermer for å engasjere publikumet sitt. -
Etabler en nøyaktig målestrategi på forhånd
En av de mest presserende utfordringene for virtuelle arrangementer har vært å få tilgang til data for å måle suksess eller fiasko. Engasjementsmålinger som registreringer og oppmøte er nyttige, men viser ikke den reelle effekten.
Mange merkevarer tar i bruk målinger som Net Promoter Score (NPS) og merkekonvertering som ledende indikatorer for suksess, og ser lenger ned i funnelen på kjøpsintensjon og inntektseffekt. Det er avgjørende at du setter dine mål og etablerer en målestrategi før du kjører et virtuelt arrangement. -
Gå for multisensorisk opplevelse
En multisensorisk tilnærming til virtuelle arrangementer vil gjøre dem mer virkningsfulle og minneverdige. For å være multisensorisk bør arrangementet stimulere minst tre sanser for å være effektivt. Syn og hørsel er som standard dekket med virtuelle arrangementer, men for å være multisensoriske må merkevarer være kreative med de andre sansene.
En vanlig taktikk er å sørge for at deltakerne har fysiske produkter i hendene mens de deltar. For eksempel kjørte Olive and June et Mani Bootcamp som tilbød en «Everything Box» med alt du trenger for en hjemmemannikyr. Disse typene multisensoriske opplevelsesmarkedsføring-kampanjer har større effekt enn arrangementer som bare utforsker én enkelt kanal. -
Oppfølging etter arrangementet
En vanlig feil for arrangører av virtuelle arrangementer er å ikke tenke utover selve arrangementsdatoen. Smarte markedsførere fortsetter å gjenbruke innhold fra virtuelle konferanser etter arrangementet og gjør eventsesjonene om til frittstående videoinnhold, blogginnlegg, podcaster og e-postmarkedsføringmateriell.
Folk som deltok på arrangementet, bør motta oppfølgingsmarkedsføring som bygger på eventopplevelsen, og registrerte som ikke møtte opp kan kontaktes med høydepunkter fra arrangementet og oppmuntres til å engasjere seg med innhold etter arrangementet.
Fallgruver ved virtuelle arrangementer
Det er noen utfordringer og fallgruver knyttet til virtuelle arrangementer som er viktig å merke seg.
Zoom-tretthet
Å sitte foran en datamaskin i timevis er utmattende. Kjent som «Zoom-tretthet», skyldes den mentale og fysiske utmattelsen forårsaket av maratonvideosamtaler flere faktorer, fra multitasking under møter til distraksjoner fra familien ved hjemmekontor.
Valg av teknologi
Utvalget av tilgjengelige plattformer på markedet er overveldende. Når du begynner, er det ofte best å velge ett av de mest populære eller billigste alternativene til ditt første arrangement og deretter snakke med flere leverandører før du skalerer.
AV-kostnader og fjernstudioer
Å sikre høy produksjonsverdi kan være kostbart. For å komme i gang er det anbefalt å velge arrangementer som ikke krever høy produksjonsverdi, for eksempel kurs. Men hvis høyere produksjonsverdi er nødvendig, vil et nettsøk avdekke mange byråpartnere som kan støtte virtuelle arrangementer.
Oppmøterater/frafall
Et vanlig problem for virtuelle arrangementer er lave oppmøterater for direkteopplevelsen. Det er vanlig å se at 75 % av deltakerne ikke møter opp til direktearrangementet. Dette kan overvinnes ved å ta betalt for arrangementet og reduseres ved å tilby innspilt innhold på forespørsel etterpå.
Eksempler og brukstilfeller for virtuelle arrangementer
Matkurs og guidede smaksprøver viser seg å være svært populære. Ett eksempel på dette var til Cinco de Mayo, der Mario Lopez samarbeidet med Uber Eats og Chipotle for å vise hvordan man lager noen av hans favorittoppskrifter til Cinco de Mayo. Dette ga folk sjansen til å nyte en ferietradisjon i hjemmets komfort mens de lærte nye tips og triks fra en kjendis.
Et annet populært brukstilfelle er nettkonserter. Budweiser arrangerte en konsert med Black Eyed Peas på YouTube Live.
Til slutt lanserte BMW sin i4-modell via en direktestrøm i stedet for en bilmesselansering.
For flere brukstilfeller for virtuelle arrangementer, se denne listen over 50 ideer til virtuelle arrangementer.
Virtuelle arrangementer og experimentering
Det nåværende forretningsmiljøet krever at bedrifter handler raskt og innoverer. For å gjøre dette er det avgjørende å behandle opplevelsene dine som eksperimenter for å redusere mengden beslutningstaking og øke fremdriften.
Experimentering kan brukes til å skape nye eventkonsepter eller anvendes på enhver del av eventlivssyklusen. Nøkkelområder for testing kan inkludere landingssider for virtuelle arrangementer, påmeldingsskjemaer, event-e-poster og eventteknologi.
