Content-Workflow: Wie KI und Spezifität der Schlüssel zu großartigen Kampagnen sind

Schaut mal, wir schreiben das Jahr 2025. Die Zeiten, in denen KI das Marketing revolutionieren sollte, sind längst vorbei. ChatGPT wurde schließlich schon 2022 eingeführt. Der Zug ist abgefahren.

Die Realität? Die meisten Content-Marketer produzieren mit einem KI-Tool in der Hand nur noch mehr belanglose Inhalte im Eiltempo.

Erfolgreiche Marketer haben nicht die größten Redaktionspläne. Sie sind die Klugen, die spezielle KI-gestützte Workflows entwickelt haben, um bessere Inhalte zu erstellen.

In diesem Beitrag verzichten wir auf unnötiges Gerede. Kein Unsinn wie „KI verändert alles“, sondern praktische Anwendungen, Beispiele aus der Praxis und konkrete Schritte, die Sie noch heute umsetzen können.

Was ist ein Content-Workflow?

(und warum es wichtig ist)

Ich glaube, es gibt einen Grund dafür, dass die Szene mit Pepe Silvia aus „It’s Always Sunny in Philadelphia“ so ein fester Bestandteil der Popkultur ist. Charlie Day steht vor einer chaotischen Pinnwand, fuchtelt wild mit den Händen und versucht, den Weg zurück zur Wahrheit zu finden.

Als Content-Marketer fühlen wir diese Szene instinktiv. Denn auch wenn sie schon lange zurückliegt, haben wir mit einem Content-Marketing-Workflow gearbeitet, der uns genau so fühlen (und uns sogar so handeln lässt).

„Können wir über den Content-Erstellungsprozess sprechen? Ich würde den ganzen Tag schon gern mit Ihnen darüber reden.“

Doch ohne einen funktionierenden Workflow passiert genau das, wenn jemand nach einem Status-Update fragt. Dies führt zu Folgendem:

• Unkontrollierte Engpässe: Inhalte wandern unkontrolliert von Team zu Team, insbesondere bei langwierigen Genehmigungsprozessen.
• Mangelnde Geschwindigkeit: Haben Sie schon einmal fünf Blogbeiträge gleichzeitig veröffentlicht, obwohl Sie mit Monaten Abstand damit begonnen haben? Genau das passiert, wenn Status, Verantwortlichkeiten und Dokumente verloren gehen.
• Verschwendete Ressourcen: Zeitkritische Inhalte verzögern sich oder gehen aufgrund schlechten Projektmanagements verloren. So entstehen Inhalte, die Sie nicht verwenden können oder die nicht mehr relevant sind.

Mit KI-gestützten Workflows können Sie Ihre Prozesse so optimieren, dass sie echten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen. Zwei Arten von Content-Workflows:

• Aufgabenbasierte Workflows: Beschreiben Sie jeden relevanten Schritt von der Ideenfindung bis zur Analyse und weisen Sie ihn der zuständigen Person zu.
• Statusbasierte Workflows: Nutzen Sie Ihren Redaktionskalender und weisen Sie jedem Inhalt einen definierten Status zu. Es ist eine praktische Übersicht, damit jeder weiß, wo der Content steht.

Alle Content-Workflows umfassen eine Reihe von Aufgaben, die von einem Team von der Ideenfindung bis zur Auslieferung der Inhalte erledigt werden:

• Erstellungsschritte planen (einschließlich kurzfristiger Anfragen)
• Verantwortlichkeiten festlegen (keine Genehmigungen mehr einholen)
• Tools und Ressourcen integrieren
• KI für die Content-Erstellung nutzen
• RAG zur Wahrung der Markenkonsistenz nutzen

Bildquelle: Optimizely

Die Rolle der KI nimmt täglich zu. Eine Umfrage von DEPT aus dem September 2024 ergab, dass 78 % der Marketingteams planen, ihre KI-Fähigkeiten zu verbessern oder auszubauen. Hier erfahren Sie, wie auch Sie das schaffen können.

8 Möglichkeiten, KI in Ihren Content-Workflow zu integrieren

Ihr Content-Workflow lässt sich in jedem Schritt durch KI optimieren. So implementieren Sie KI in Ihren Workflow-Phasen:

1. Zielgruppenanalyse in der Planungsphase:Beginnen Sie Ihren Workflow mit der KI-gestützten Persona-Entwicklung. Generieren Sie detaillierte psychografische Profile, die über grundlegende demografische Daten hinausgehen, um alle nachfolgenden Content-Entscheidungen in Ihrem Workflow zu fundieren.
2. Keyword-Recherche in der Strategiephase:Integrieren Sie die KI-Analyse von Suchmustern, Wettbewerbsrankings und Content-Lücken direkt in Ihren Content-Planungs-Workflow, um für breitere Suchanfragen zu optimieren und Lücken in Ihrer Strategie zu identifizieren.
3. KI-Briefings:Die Content-Erstellung wird oft durch ein unzureichendes und inkonsistentes Briefing verlangsamt. Sie können KI-Tools nutzen, um mit wenigen Eingaben Briefings zu generieren. Das spart Ihnen Zeit und Aufwand bei der Briefing-Erstellung und gibt Ihnen die Möglichkeit, in wenigen Minuten eine persönliche Note hinzuzufügen.
4. Automatisierte Recherche in Ihrer Content-Vorbereitung:Integrieren Sie KI-Recherche in Ihren Content-Workflow, um schnell umfassende Informationen zu unbekannten Themen zu sammeln. So beschleunigen Sie die oft langwierige Vorbereitungsphase.
5. Kalenderoptimierung in Ihrer Planung:Nutzen Sie KI, um Interaktionsmuster über verschiedene Content-Typen hinweg zu analysieren und optimale Veröffentlichungspläne in Ihrem Workflow zu empfehlen. So stellen Sie sicher, dass die richtigen Inhalte zum richtigen Zeitpunkt erscheinen.
6. Gliederungserstellung in Ihrer Content-Entwicklung:Fügen Sie die KI-Gliederungserstellung zwischen Planungs- und Schreibphase ein, um eine umfassende Abdeckung und eine konsistente Struktur für alle Content-Typen in Ihrem Workflow zu gewährleisten.
7. Erstellung des ersten Entwurfs in der Produktionsphase: Briefen Sie Ihre KI wie ein Teammitglied – mit konkreten Angaben zu Rolle, Format, Tonfall, Zielgruppe und Kontext –, um überzeugende erste Entwürfe zu generieren. die reibungslos in die Bearbeitungsphase übergehen.
8. Inhaltsaktualisierung in Ihrem Wartungs-Workflow: Richten Sie automatisierte Inhaltsprüfungen in Ihrem Workflow ein, um veraltete Inhalte zu identifizieren, die aktualisiert werden müssen. So bleiben Ihre Inhalte stets aktuell, ohne dass Sie sie manuell überwachen müssen.

Möchten Sie mehr erfahren? Hier ist das KI-Playbook, das Ihnen hilft, mit Ihrem KI-Wissen vom Generalisten zum Experten zu werden.

Wie wir bei Optimizely KI in Content-Workflows einsetzen

Optimizely Opal dient Ihnen als KI-Assistent im gesamten Marketing-Lebenszyklus. Hier sind die wichtigsten Möglichkeiten, wie wir und unsere Kunden die Funktionen von Opal heute nutzen:

1. KI-Kampagnen-Kits

Sie können in nur wenigen Minuten komplette Marketingkampagnen mit Content-Briefings, Aufgaben, Landingpages, Social-Media-Posts und mehr erstellen. Keine unnötige Arbeit, kein Hin und Her. Mit KI-Kampagnen-Kits generieren Sie:

• Sofortige Kampagnenbriefings basierend auf Ihren spezifischen Markenrichtlinien
• Automatisierte Aufgabenerstellung für Social-Media-Posts, Landingpages und E-Mail-Kampagnen
• Markenkonforme Content-Generierung – von Landingpage-Texten bis hin zu Werbebeiträgen

So funktioniert's:

Quelle: Optimizely

2. Branchenspezifischer Marketing-Agent

Erstellen Sie in Sekundenschnelle vollständig ausgearbeitete Kampagnen, die auf spezifische Zielgruppen zugeschnitten sind. Wenn Sie beispielsweise eine Kampagne speziell für den Gesundheitssektor mit HIPAA-konformen Lösungen erstellen, übernimmt der Agent Folgendes:

• Branchenspezifische Botschaften – ohne stundenlange Recherche
• Markengerechte Inhalte, die Ihren Ton und Stil beibehalten
• Sofort startbereite Kampagnen mit nur wenigen Klicks

So funktioniert's:

Quelle:Optimizely

3. Sofortige Testzusammenfassungen

Warum Zeit mit der manuellen Zusammenfassung der Ergebnisse jedes einzelnen Experiments verschwenden? Opal verwandelt Rohdaten aus Experimenten mit nur einem Klick in sofortige Erkenntnisse:

• Fasst die Ergebnisse des Experiments in verständlicher Sprache zusammen
• Interpretiert die Leistung anhand primärer und sekundärer Metriken
• Gibt auf Basis datengestützter Erkenntnisse Empfehlungen für das weitere Vorgehen

So funktioniert's:

Quelle: Optimizely

4. Automatisierte Workflows und Übersetzungen

Sie können autonome Workflows ausführen und speichern – einmal eingerichtet, läuft der Workflow automatisch. Dies umfasst:

• Aufgabengenerierung basierend auf dem Briefing, die die erforderlichen Schritte antizipiert
• Textgenerierung für den ersten Entwurf, an dem Sie arbeiten können
• Vorgeschlagene Segmente für die gezielte Kampagnenauslieferung
• KI-Übersetzungen

So funktioniert es:

Quelle: Optimizely

Die entscheidende Entwicklung: Von KI-Assistenten zu KI-Agenten

Die Diskussion geht über die grundlegende KI hinaus. Die eigentliche Transformation, die sich gerade vollzieht, ist die Evolution von Assistenten zu Agenten, und sie verändert die Funktionsweise von Content-Workflows grundlegend.

KI-Assistenten sind die Tools, die wir alle bisher genutzt haben:

• Sie warten auf Befehle.
• Ihre Ausgabe hängt vollständig von Ihrer Eingabe ab.

KI-Agenten sind es, die heute die Ergebnisse liefern:

• Sie bearbeiten komplexe Aufgaben autonom.
• Sie lernen kontinuierlich ohne manuelle Updates.
• Sie treffen Entscheidungen auf Basis vordefinierter Ziele.

Die Mensch-KI-Partnerschaft: Was wir bisher erreicht haben gelernt

Vergessen wir die Plattitüden wie „KI wird den Menschen nicht ersetzen“. Hier sind unsere Erkenntnisse aus der Implementierung von KI in Content-Workflows:

Was KI leisten kann:

• Emotionslosigkeit und unbegrenzte Energie für repetitive Aufgaben
• Datenverarbeitung im großen Stil
• Erste Entwürfe und Varianten
• Objektive Performance-Einblicke

Was Menschen beitragen:

• Strategisches Denken und Kreativität
• Emotionale Intelligenz
• Expertenurteil bei komplexen Fragestellungen
• Authentische Markenstimme

Ohne menschliche Aufsicht vor und nach dem Einsatz der KI riskieren Sie generische, vorgefertigte und überspringbare Inhalte, die niemand lesen möchte. Die richtige Balance liegt darin, KI die Routinearbeit erledigen zu lassen, während Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Aufbau Ihres KI-gestützten Content-Workflows

Hier ist ein praktischer Leitfaden, der Sie dorthin führt:

Schritt 1: Analyse und Grundlagen

1. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Workflow-Engpässe: Identifizieren Sie, wo Ihr Content-Prozess ins Stocken gerät. Liegt es in der Ideenfindungsphase? In den Genehmigungszyklen? Bei der Content-Distribution?
2. Segmentieren Sie nach Content-Typ: Erstellen Sie separate Workflow-Vorlagen für Ihre wichtigsten Content-Kategorien (Blogs, Social-Media-Posts, Videos usw.), da jede Kategorie unterschiedliche Prozesse und Beteiligte erfordert.
3. Rollen und Verantwortlichkeiten definieren: Legen Sie fest, wer in jeder Phase Ihres Workflows involviert sein muss – von Marketingmanagern über Content-Ersteller bis hin zu technischen Spezialisten. Wählen Sie außerdem Ihre KI-Tools.

Schritt 2: Implementierung

1. Workflow-Vorlagen erstellen: Dokumentieren Sie jeden Schritt von der Ideenfindung bis zur Messung und definieren Sie, wo KI die jeweilige Phase verbessert.
2. Pilotprojekte starten: Beginnen Sie mit einem Inhaltstyp und implementieren Sie Ihren KI-gestützten Workflow. Testen Sie, wie er sich unter realen Bedingungen bewährt.

Schritt 3: Optimierung und Skalierung

1. Optimieren: Passen Sie Ihre Workflows basierend auf den Erkenntnissen aus Ihren Pilotprojekten an und verbessern Sie die Effizienz in jeder Phase.
2. Auf weitere Inhaltstypen erweitern: Wenden Sie Ihr erfolgreiches Workflow-Modell auf andere Inhaltskategorien an und passen Sie es nach Bedarf an.
3. Speichern und automatisieren Sie Ihre Workflows Workflows: Dokumentieren Sie Ihre optimierten Prozesse in Ihrer Content-Marketing-Plattform für wiederholbaren Erfolg.

Die Content-Marketing-Plattform von Optimizely bietet eine Bibliothek mit KI-gestützten Workflow-Vorlagen, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. So starten Sie sofort durch, anstatt bei null anzufangen.

Zusammenfassend…

Content-Workflows sind unerlässlich für Marketer, die hochwertige Inhalte erstellen und bereitstellen möchten, die den Bedürfnissen ihrer Zielgruppe entsprechen.

Durch die Einhaltung eines klar definierten Workflows in Ihrer Content-Marketing-Strategie lassen sich Ineffizienzen im Genehmigungsprozess beseitigen und ein Content-Projekt kann innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens erstellt und bereitgestellt werden.

KI ist ein wertvolles Werkzeug für Content-Marketing-Teams, die die Effizienz und Effektivität ihrer Content-Workflows durch die Automatisierung von Aufgaben, die Generierung von Inhalten und die Datenanalyse verbessern möchten.

Erfahren Sie, wie Shell ihre Interne Marketingprozesse und Erfolge durch erstellte Kampagnen, bearbeitete Arbeitsanfragen und freigegebene Assets erzielen.

Mit Opal können Sie in wenigen Minuten loslegen. Hier ausprobieren.