Webinare sind ein wichtiger Werbeweg für die VNR Group. Jährlich werden über 100 Webinare veranstaltet, die inklusive aller Mails, die zum Thema verschickt werden, manuell erstellt wurden.
Von manuellen Workflows zu automatisierten Customer Journeys
In 20 Jahren Zusammenarbeit hat die VNR Group ihr E-Mail-Marketing von Einzellösungen zu einer integrierten Plattform weiterentwickelt. Mit rund 90 kostenlosen E-Mail-Newslettern und vier Millionen DOIs ist E-Mail-Marketing ihr stärkster digitaler Absatzkanal. Dabei sind Webinare einer der wichtigsten Werbeansätze. Die Case Study zeigt, wie die Unternehmensgruppe mit Optimizely Campaign ihr E-Mail-Marketing und ihre Webinar-Prozesse automatisiert hat.
Über die VNR Group
Die VNR Group ist eine international tätige Unternehmensgruppe, die ihre Wurzeln im klassischen Verlagswesen hat. Das Geschäftsmodell basiert stark auf Abonnements und wiederkehrenden Erlösen aus Print- und digitalen Angeboten für B2B- und B2C-Zielgruppen. Innerhalb der VNR Group wurde die plattform X gegründet. Sie erbringt zentrale Marketing-, Aboservice- und Datendienstleistungen für die internen Fachverlage sowie für externe Partner.
E-Mail-Marketing ist der mit Abstand größte digitale Absatzkanal:
- 14 Festangestellte im E-Mail-Marketing
- Rund 90 kostenlose Newsletter
- 4 Millionen Double-Opt-Ins
- Hohe Versandvolumina über Optimizely
Das Besondere: Die VNR Group nutzt Optimizely zu 80 Prozent über die API und nicht über das Frontend. Die Kampagnenlogik, Segmentierung und Steuerung erfolgen über eigene Systeme, die nahtlos mit Optimizely orchestriert werden.
Die Herausforderungen
1
Keine automatische Selektion: Alle Angemeldeten erhielten dieselbe Kommunikation – unabhängig davon, ob sie teilgenommen hatten oder nicht, ob sie ein Produkt gekauft hatten oder nicht.
2
Manueller Aufwand: Kampagnen mussten jedes Mal neu erstellt werden
3
Begrenzte Steuerung: Keine differenzierte Nachbereitung nach Verhalten
4
Wochenendarbeit: Follow-up-Mails nach Webinaren am Wochenende mussten am selben Tag manuell versendet werden
Die Lösung
Webinar Flow
Webinar Flow ist eine selbst entwickelte Workflow-Lösung, die automatisch Kampagnen in Optimizely erstellt, Teilnehmer segmentiert und ereignisbasiert nachfasst.
So funktioniert es:
Einfache Kampagnenerstellung
Über Templates für Webinare werden automatisch Kampagnen für Einladungen, Erinnerungen und Follow-ups per API in Optimizely angelegt.
Automatische Segmentierung
Nach dem Webinar werden sofort die relevanten Segmente für die Nachfasse bereitgestellt: No-Shows, Teilnehmer, Nicht-Käufer, Angebot gesehen, Angebot geklickt, Käufer.
Omnichannel-Integration
E-Mail, SMS und Transaktionsmails laufen über dieselbe Schnittstelle.
Skalierung & Workflows
Neue Webinare werden mit wenigen Klicks angelegt und bearbeitet. Durch den Fokus auf vorkonfigurierte Vorlagen und automatisierte API-gestützte Prozesse sinkt das Fehlerpotenzial und die Umsetzungsgeschwindigkeit wird spürbar erhöht.
Vier zentrale Funktionen
Die Rolle von Optimizely
Optimizely übernimmt im Webinar Flow vier zentrale Funktionen:
Versand
Zuverlässiger Versand von E-Mails und SMS mit hohen Zustellraten.
Datenintegration
Userverhalten (Events) wird per API zur Profilanreicherung als Merkmal in Empfängerlistenfelder übermittelt.
Segmentierung
Bereitstellung der Zielgruppen für die Segmentierung der Kampagnen.
Live-Daten
Webhooks melden Ereignisse in Echtzeit zurück, die neue Kampagnen triggern.
Customer Journey: Dynamisch statt linear
Die Customer Journey bei der VNR Group folgt keinem starren Pfad, sondern einem ereignisbasierten System. Optimizely steuert Kampagnen aus, verwaltet Segmente und setzt Trigger um. Die Intelligenz liegt in den eigenen Systemen wie Webinar Flow oder auch Advance (Adserver für E-Mails).
Der typische Ablauf:
- Einstieg über Google-Kampagnen zu Lead Magnets oder Webinar-Anmeldungen
- Automatisierte Willkommensstrecken, abhängig vom Einstiegspunkt
- Segmentierung nach Klickverhalten, Öffnungsraten, Themeninteressen
- Trigger-Kommunikation: Follow-ups nach Klicks, Webinar-Teilnahme, Inaktivität
- Dynamische Inhaltsaussteuerung nach Interessen statt festen Zeitplänen
- Übergang in Regelkommunikation mit automatisch ausgespielten personalisierten Newslettern
- Conversionpfade über Anzeigen, Sales Mailings oder Webinare
Mit Webinar-Flow haben wir ein zentrales Problem gelöst: Früher musste am Wochenende jemand die Follow-up-Mails für Webinare, die samstags stattfanden, manuell verschicken. Heute läuft das komplett automatisiert. Gleichzeitig können wir genau unterscheiden, wer teilgenommen hat, wer nicht und wer auf das Sales-Angebot reagiert hat. Das erhöht die Relevanz unserer Kommunikation deutlich.
Tamara Trappe|Teamlead E-Mail-Marketing, platform x GmbH
Die Ergebnisse
Die Einführung von Webinar Flow und die API-basierte Integration mit Optimizely haben messbare Ergebnisse gebracht:
- +29 Prozent mehr Umsatz über Webinare im Jahr 2025 im Vergleich zum Vorjahr
- Effizienzgewinne: Wegfall manueller Prozesse und Wochenendarbeit durch vollständige Automatisierung
- Bessere Zielgruppensteuerung: Ereignisbasierte Segmentierung ermöglicht präziseres Targeting
- Höhere Relevanz: Personalisierte Follow-ups nach Verhalten statt generische Massenmails
- Skalierbare Omnichannel-Kommunikation: E-Mail und SMS aus einer Plattform, perspektivisch RCS
29%
mehr Umsatz im Jahr 2025
„An Optimizely schätzen wir vor allem die Flexibilität. Über unsere Lösung ‚Webinar Flow‘ steuern wir Transaktionsmails, SMS und reguläre Mailings zentral und automatisiert. So können wir genau die Logik abbilden, die wir für unsere Prozesse brauchen.“
Ronnie Drach, Senior Marketing Automation Experte, platform X GmbH
Learnings & Fazit
Die VNR Group zeigt, wie E-Mail-Marketing-Plattformen nicht als geschlossene Systeme, sondern als Infrastruktur funktionieren können. Optimizely ist der zentrale Knotenpunkt, der eigene Systeme, Datenflüsse und Kampagnenlogik miteinander verbindet. Vor allem der Webinar Flow ist der Beweis dafür, dass Skalierung und Personalisierung kein Widerspruch sein müssen.
Die zentralen Erfolgsfaktoren:
1
API-first Ansatz
Die Flexibilität der Optimizely API ermöglicht vollständige Integration eigener Systeme. Ohne API-Integration wäre die Skalierung nicht möglich gewesen.
2
Datengetriebene Entscheidungen
Segmentierung und Targeting basieren auf Echtzeitdaten, nicht auf statischen Listen. Das macht den Unterschied zwischen Relevanz und Massenmails.
3
Partnerschaft statt Vendor-Beziehung
Die 20-jährige Zusammenarbeit ist geprägt von gemeinsamer Weiterentwicklung. Keine One-size-fits-all-Lösung, sondern maßgeschneiderte Innovation.
4
Eigene Systeme als Schlüssel
Frontend-Tools sind wichtig, aber die wirkliche Skalierung erreicht man über eigene Systeme, die nahtlos mit der Plattform orchestriert werden.
Interview: „KI ist ein Effizienz-Tool, kein Ersatz für redaktionelle Arbeit“
Warum nutzt ihr Optimizely zu 80 Prozent über die API?
Ronnie Drach: Wir haben sehr spezifische Anforderungen an Segmentierung, Kampagnenlogik und Datenintegration. Diese lassen sich über eigene Systeme wie Advanced und Webinar Flow präziser steuern. Optimizely übernimmt Versand, Tracking und Webhook-Integration – die perfekte Arbeitsteilung.
Welche Rolle spielt KI in eurer Content-Produktion?
Tamara Trappe: KI unterstützt uns bei der Skalierung – gerade bei hohen Versandvolumina. Wir nutzen sie für Newsletter-Texte, Betreffzeilen und Follow-up-Inhalte. Wichtig ist uns zu betonen, dass die finale Qualitätskontrolle immer manuell erfolgt. KI ist ein Effizienz-Tool, kein Ersatz für redaktionelle Arbeit.
Was sind eure nächsten Schritte?
Ronnie Drach: Das ist vor allem die Integration von RCS als weiteren Kanal. Außerdem arbeiten wir an feinerer Personalisierung durch erweiterte Verhaltensanalyse und dynamische Content-Aussteuerung.
Welchen Rat würdet ihr anderen Unternehmen geben?
Tamara Trappe: Sucht euch einen Partner, der bereit ist, gemeinsame Prozesse zu entwickeln und sich von Standardlösungen abzuwenden.