Diligent byter tusentals kronor i byråkostnader mot Opal AI

När John Habibs sjupersonsteam för innehåll på Diligent började använda AI-verktyg för två år sedan jagade de ett enkelt mål: göra mer med mindre. Spola fram till idag, och de hänger inte bara med – de lanserar poddar, bygger 100 anpassade AI-instruktioner och sparar tiotusentals kronor i byråkostnader.

På Opticon New York satte vi oss ner med John, Director of Content Strategy på Diligent, för att prata om hur hans team gick från innehållskaos (tänk: SharePoint-filer, Slack-trådar och oändliga e-postkedjor) till en strömlinjeformad, AI-driven verksamhet. Som en ledande leverantör av programvara för styrning, risk och regelefterlevnad betjänar Diligent flera affärsområden på globala marknader, vilket innebär att Johns lilla men slagkraftiga team behövde bli kreativa – snabbt.

In kommer Optimizely CMP och Opal. Det som började som en projekthanteringslösning för fyra år sedan har utvecklats till nervcentret för Diligents hela innehållsverksamhet. Nu med Opal inbäddat direkt i deras arbetsflöde automatiserar teamet allt från innehållsbriefar till e-postmeddelanden för säljstöd – vilket frigör strategisk kapacitet och bevisar att AI kan hjälpa människor att frigöra mer av sin potential.

• John Habib leder ett team av innehållsskapare, strateger, redaktörer och copywriters på Diligent, den ledande leverantören av programvara för styrning, risk och regelefterlevnad
• Diligent har använt Optimizely CMP i fyra år – ursprungligen som ett projekthanteringsverktyg specifikt utformat för innehållsarbetsflöden, nu utvidgat till hela marknadsföringsorganisationen
• Teamet expanderar till experimentering för A/B-testning och använder Opal i alla delar av Optimizely One-plattformen

• Före CMP var Diligents marknadsföringsinnehåll utspritt överallt – SharePoint-filer, Slack-trådar, presentationer och e-postkedjor – vilket gjorde det omöjligt att spåra granskningar eller produktionsstatus
• Teamet använde ett generellt projekthanteringsverktyg som inte klarade av innehållsspecifika arbetsflöden eller kunde hålla jämna steg med teamets behov
• CMP centraliserade allt och blev hjärtat i deras innehållsstrategi, vilket transformerade hur de hanterade sina innehållsprocesser

• Diligent är ett globalt företag som betjänar flera affärsområden, produkter och målgrupper i alla branscher – vilket skapar enorma innehållskrav för ett sjupersoners team
• Teamet började använda externa AI-verktyg för över två år sedan för att stärka innehållsskapandet, men Opal förde AI-kapaciteten direkt in i nervcentret för deras innehållsorganisation inom CMP
• Istället för att skapa briefar och första utkast utanför Optimizely och flytta in dem, gör teamet nu allt med Opal direkt i plattformen – brainstorming, budskapsalternativ, rubriker och introduktioner – vilket minskar beroendet av byråer och frilansare
• Opal genererar inte bara innehåll – det förklarar sin logik, erbjuder rubrik­alternativ och testrekommendationer som hjälper teamet att fatta smartare beslut

• Diligent betjänar flera målgrupper över olika produktlinjer och regioner, vilket kräver konstant innehållsanpassning för olika personas och användningsområden
• Teamet har byggt nästan 100 uppsättningar individuella instruktioner i Opal – en för varje region, målgrupp och produktfunktionalitet – och skapat vad de kallar legobitar för innehållsbyggande
• Denna modulära approach låter dem tala om för Opal vilka instruktioner som ska följas eller ignoreras, och de rör sig närmare en-till-en-personalisering dag för dag
• Med blicken mot 2026 ser teamet framför sig ett helt automatiserat end-to-end-flöde där agenter hanterar hela processen – från planering och skapande av innehåll i CMP, till publicering i deras CMS, testning och iterering baserat på feedback

• Som ett bolag inom styrning och regelefterlevnad har Diligent alltid människor i loopen – inget AI-producerat material publiceras utan mänsklig granskning – "ingenting går ut genom dörren utan att mänskliga ögon har sett det"
• Teamet balanserar mänsklig intuition med datainsikter och testar alternativ när datan avslöjar oväntade resultat som kan resonera bättre med målgrupper
• Genom att använda Opal för att snabbt skapa innehållsbriefar och första utkast snabbar teamet upp det dagliga produktionsarbetet och frigör sig för mer strategiska uppgifter

• En teammedlem frigjorde så mycket tid med Opal som hanterade innehållsbriefar att hon planerade, producerade och lanserade en hel poddserie – något som inte hade varit möjligt när hon lade timmar varje vecka på att skriva briefar åt skribenter
• Varje vecka brukade teamet ägna nästan en hel dag åt att manuellt sammanställa publicerat innehåll med sociala medier-texter och e-postmeddelanden för säljstöd till kommersiella team – en roterande uppgift som tog betydande kapacitet i anspråk
• Nu bygger de Opal-agenter som sammanställer allt på minuter och automatiskt skriver säljmejl, kundframgångsmejl och inlägg på sociala medier – och ger kommersiella team ett komplett paket utan det manuella arbetet
• Detta låser upp det som finns "under isberget" – de strategiska projekten och idéerna som teamet vet att de vill genomföra men inte har haft kapacitet att driva

• Diligent har redan sparat tiotusentals kronor i byråkostnader genom att minska beroendet av externa parter för uppgiftsbaserat innehållsskapande
• Teamet har frigjort 65 % av sin tid, vilket möjliggjort strategiska projekt som att lansera en poddserie
• Med Opal för att definiera högpresterande webbsidor och skriva copy omarbetade de hela sin uppsättning produktsidor – och ser redan ökad engagemangsgrad och minskad avvisningsfrekvens i de tidiga resultaten
• Johns råd till andra ledare: Börja med att definiera dina användningsområden, experimentera sedan för att upptäcka oväntade tillämpningar. Kartlägg dina nuvarande processer för att identifiera friktionspunkter där AI kan hjälpa

• John tar sig an snabbrundan med Anthony och delar med sig av alla sina favoritverktyg i vardagen, samt avslöjar att han är en kreativ person som väljer data framför intuition
• Poddrekommendation: "This is Strategic Marketing" av Pamela Muldoon – en femminuterspodd med bra idéer om hur man integrerar AI i content marketing
• Karriärråd: Lär dig allt du kan om AI – det transformerar arbetet i alla branscher, inte bara marknadsföring. John var till en början motvillig som skribent, men insåg snabbt att han behövde omfamna det
• Rekryteringen förändras: Marknadsförare kommer inte att anställas för det de gjorde för tre år sedan – de anställs för att de kan använda AI. Kompetenserna utvecklas, men människor är fortfarande avgörande

Diligents resa med Optimizely visar vad som är möjligt när man kombinerar rätt verktyg med rätt mindset. Det som började som ett innehållskaosproblem – utspridda filer, generella verktyg och ett litet team som dränktes i krav – blev en AI-driven verksamhet som inte bara hänger med, utan ligger steget före.

Med CMP som grund och Opal inbäddat i sitt arbetsflöde har Johns team transformerat sitt arbetssätt. De har sparat tiotusentals kronor i byråkostnader, frigjort 65 % av sin tid och låst upp strategisk kapacitet som alltid funnits men aldrig varit tillgänglig. En teammedlem lanserade en podd. En annan automatiserade en heldagsuppgift varje vecka ner till minuter. Och med nästan 100 anpassade instruktioner inbyggda i Opal bygger de innehåll som legobitar – modulärt, anpassningsbart och med steg varje dag närmare en-till-en-personalisering.

Resultaten talar för sig själva: ökat engagemang, minskad avvisningsfrekvens och ett team som framtidssäkrar sina kompetenser samtidigt som de behåller människan i loopen. För i slutändan ersätter inte AI marknadsförare – det ger dem tillbaka tiden att göra det strategiska arbete de anställdes för från början.

Som John uttrycker det: AI är ingen magisk lösning, men det gör saker enklare, snabbare och öppnar upp kreativa sätt att arbeta. Och för ett litet men slagkraftigt team som betjänar ett globalt företag? Det är allt.