Vad är hantering av digitalt innehåll?
Hantering av digitalt innehåll (DCM) är en uppsättning processer som gör det möjligt för företag att effektivisera produktion, fördelning och distribution av digitalt innehåll.
Effektiv hantering av ett företags digitala innehåll är avgörande för framgångsrik affärsverksamhet. Du och dina teammedlemmar bör tänka på DCM ungefär som en superhjältebibliotekarie som hanterar och skyddar ditt digitala kapital. 🦸
Vad är digitalt innehåll och hur kan det hanteras?
Det finns två generiska typer av system för hantering av digitalt innehåll att välja bland idag: Digital Asset Management (DAM)-system och innehållshanteringssystem (CMS).
Digital Asset Management-system
Internt digitalt innehåll behöver organiseras och indexeras för att bidra till effektiv affärsverksamhet. Det behöver också vara säkert.
DAM-system används ofta för intern digital datahantering, särskilt för att hantera innehåll i dess renaste former – ritningar, råvideo, ljudfiler, utkast.
Här är några exempel på de olika typerna av innehåll som digitala innehålls- eller DAM-system används för:
- HR-filer och varumärkesmallar
- Affärskontrakt och presentationer
- Utbildningsmanualer och -videor för anställda
- Råforskningsdata
- Proprietära designfiler
Kolla in vår snabba demo av Optimizely Digital Asset Management för att se det i aktion.
Digitala innehållshanteringssystem (CMS)
Innehållshanteringssystem används allmänt för att kontrollera externt, offentligt riktat innehåll (t.ex. webbplats-, sociala medier- och mobilapp-tillgångar). Du kanske redan är bekant med flera innehållshanteringssystem utan att inse det – t.ex. är WordPress ett CMS som bygger över 43 % av alla webbplatser.
CMS är mycket effektiva för att organisera digitala tillgångar för offentlig delning – nu eller i framtiden. CMS-innehåll inkluderar vanligtvis digitala tillgångar relaterade till marknadsföringsteam, försäljning och kundsupport.
Offentligt riktat digitalt media eller innehåll som vanligtvis finns i ett CMS inkluderar:
- Produktinformation
- Foton och videor
- Innehåll i sociala medier
- Bloggar, e-böcker, vitböcker
- Webbplatstillgångar
Ett CMS kan även hantera internt innehåll. Många företagsintranät är utformade med ett CMS istället för ett DAM.
Processerna bakom hantering av digitalt innehåll
Hantering av digitalt innehåll är mer än en programvarulösning; det är en cykel av automatiserade processer för att underlätta multimedia- och dokumenthantering. Programvaran du väljer för att hantera ditt digitala innehåll underlättar bara effektiviteten i denna cykel.
Olika modeller har utvecklats av forskare och företag för att beskriva cykeln för hantering av digitalt innehåll. Alla parallelliserar innehållslivscykeln, med liten variation.
-
Importera eller skapa digitalt innehåll
Digitalt innehåll börjar med skapande. Innehållshanteraren antingen skapar innehåll eller förvärvar det. Oavsett börjar processen för hantering av digitalt innehåll när innehållet först instansieras och sparas i hanteringssystemets databas.
Du kan klassificera innehåll baserat på en mängd attribut som kommer att spela roll senare. Det är god praxis att ställa in vissa namnkonventioner och protokoll för innehållsskapande innan du börjar importera eller skapa nya digitala tillgångar. -
Identifiera användare och roller
Vem kommer att vara dina olika användare av innehållsskapande – både internt och på den offentliga sidan?
Hantering av digitalt innehåll är alltid en samarbetsprocess, med människor som interagerar med innehållet under hela dess livscykel – från videograf till videoströmmande användare.
De bästa digitala CMS-lösningarna stärker alla fem användarroller: -
Innehållsskapare och content marketing-chefer:
Ansvariga för att skapa, importera och redigera digitalt innehåll. -
Redaktörer:
Inte ansvariga för råklippning utan övervakar budskapet och leveransstilen för att möta olika behov hos olika innehållskonsumenter (t.ex. översättning, lokalisering). -
Utgivare:
Bestämmer när och till vem innehållet ska frisläppas för användning. -
Administratörer:
Hanterar användare, grupper, roller och åtkomst till digitalt innehåll. Portvakt för allt digitalt innehåll, eller i många fall, specifika områden av digitalt innehåll (t.ex. videor, bloggar, bilder). -
Konsumenter:
Personen som konsumerar det digitala innehållet när det delas. Detta är vanligtvis någon utanför företaget – en webbplats i e-handelsbranschen eller en appanvändare. Det kan också vara en anställd när systemet är inställt för att hantera internt digitalt innehåll. -
Tilldela roller och ansvar
Administratörer kan skapa grupper för att ge behörigheter till användare som övervakar samma uppgifter. Roller tilldelas användare för att säkerställa att digitalt innehåll hanteras under hela dess livscykel. Innehållsansvar måste beskrivas för användare i olika roller för att säkerställa dataintegritet och säkerhet. -
Definiera arbetsflödesprocesser
Innehållshantering blir projektledning i denna fas. Arbetsflöde automatiseras med hjälp av ett CMS eller DAM. Processerna för att hantera, följa och underlätta digitalt innehåll måste dock beskrivas. Olika CMS kan ställas in för projektövervakning. -
Versionsspårning och -hantering
Digitalt innehåll går nästan alltid igenom en iterativ utvecklingsprocess. Versionsspårning och hantering av innehållsändringar är kritiska delar av innehållshantering. CMS och DAM bör göra detta som standard. Glöm inte att ställa in ett system för spårning av ändringar om du bygger ditt eget CMS från grunden. -
Publicera för att ge åtkomst
Utgivaren behöver kunna publicera när digitalt innehåll är redo för delning med världen – eller ditt företag. Publicering är den ultimata fasen i generisk innehållsproduktion. Nuförtiden kräver dock kunder och webbplatsbesökare personalisering. -
Personalisera innehåll baserat på användare
Kundresor och personalisering av digitalt innehåll blir viktigare än någonsin för att rekrytera kunder och bygga varumärkeslojalitet. De bästa CMS-en låter dig anpassa och personalisera vilket innehåll olika användare ser. Vet du till exempel att besökaren är en man som gillar hängflygning? Du kan låta ditt CMS välja en headerbild från alla bilder i din databas med blå himmel i dem. -
Arkivera eller ta bort digitalt innehåll
Möjligheten att arkivera gammalt innehåll är nyckeln. Det sparar på datautrymme och gör CMS- och DAM-behandling effektivare. Ibland kanske du vill ta bort innehåll – ofta av skäl som helst inte nämns (t.ex. upphovsrättsintrång, negativ reaktion i sociala medier på en video). Varje system för hantering av digitalt innehåll måste kunna göra båda dessa saker.
Serverbaserad vs. molnbaserad hantering av digitalt innehåll
Hantering av digitalt innehåll är ett måste för alla företag som levererar innehåll på webben, i sociala medier eller i mobilappform. Innehållshanteringssystem körs på två olika installationstyper, och den installation du väljer påverkar hur mycket digitalt innehåll du effektivt kan leverera.
Lokalt installerade lösningar körs från servrar – antingen på plats i företaget eller via en hostingleverantör. Utrymmet och effektiviteten hos dessa hanteringssystem begränsas av och beror på kvaliteten på serverprogramvaran.
Molnbaserade CMS-tjänster erbjuder fantastiskt snabb behandling, kan skalas upp vid behov och är motståndskraftiga mot strömavbrott och andra serverrumsproblem. Detta kan förbättra den digitala marknadsföringsupplevelsen, och som vi alltid säger: ju bättre marknadsförarnas upplevelse, desto bättre kundupplevelse. Det lyser igenom allt.
Välja rätt system för hantering av digitalt innehåll för dig
Se till att du överväger vilken installation som är mest effektiv och kostnadseffektiv för dig innan du bestämmer dig för vilket system för hantering av digitalt innehåll du ska välja.
För att hjälpa ditt beslut, kolla in vår guide om hur man väljer ett CMS.
