Was ist ein virtuelles Event?
Ein virtuelles Event, auch bekannt als Online-Event, virtuelle Konferenz oder Livestream-Erlebnis, ist eine Veranstaltung, bei der Menschen in einer Online-Umgebung im Web miteinander interagieren, anstatt sich an einem physischen Ort zu treffen.
Beliebte Nutzungsformen von virtuellen Events sind Webinare, Live-Streams, virtuelle Fachmessen, Online-Kurse, Online-Touren und Unternehmensveranstaltungen. Hybride Events sind in den letzten Jahren ebenfalls populär geworden und verbinden Präsenzveranstaltungen mit virtuellen Inhalten, die online abgerufen werden können.
„Virtuelles Event“ kann auch auf Online-Events verweisen, die in einem Virtual-Reality- (VR) oder Augmented-Reality- (AR) Setting stattfinden.
Wie funktionieren virtuelle Events?
Virtuelle Events funktionieren mithilfe von Technologien, die speziell dafür entwickelt wurden, das Event-Erlebnis online zu replizieren. Der minimal erforderliche Technologie-Stack umfasst ein mit dem Internet verbundenes Gerät (Computer/Telefon/Tablet) mit Kamera, Mikrofon und entsprechender Software.
Es gibt Dutzende von Unternehmen, die heute Software für virtuelle Events anbieten, jeweils mit einzigartigen Funktionen und Vorteilen. Gemeinsam ist virtuellen Konferenz-Tools die Möglichkeit, einen Host per Videoverbindung mit dem Publikum zu verbinden – kombiniert mit Anwendungs-/Desktop-Sharing sowie interaktiven Funktionen wie Umfragen und Messaging.
Fortgeschrittenere Plattformen für virtuelle Events bieten virtuelle Erlebnisse, die Präsenzkonferenzen nachahmen, etwa eine virtuelle Lobby, virtuelle Ausstellungshallen, in denen Aussteller ihre Produkte und Dienstleistungen präsentieren können, sowie virtuelle Meetingräume, die Networking-Möglichkeiten für Teilnehmer bieten.
In der Regel werden virtuelle Konferenzumgebungen vorab mit Grafiken, Navigation und Sessions auf der Plattform für virtuelle Events eingerichtet, um das Online-Erlebnis zu gestalten. Sessions werden typischerweise vorab aufgezeichnet, obwohl einige Plattformen auch das Live-Streaming von Keynotes und Sessions ermöglichen.
Virtuelle Teilnehmer registrieren sich für die Konferenz und erhalten einen Link, mit dem sie am virtuellen Event-Erlebnis teilnehmen können. Da Event-Sessions aufgezeichnet werden, können Nutzer Online-Konferenzen häufig auch nach deren Durchführung besuchen und das gleiche Erlebnis wie Live-Teilnehmer haben – ohne Echtzeit-Funktionen wie Live-Q&As und Networking.
Vorteile virtueller Events
Virtuelle Events haben seit der Rezession und zuletzt während COVID-19 an Beliebtheit gewonnen, da sie eine kosteneffiziente und effektive Möglichkeit bieten, Menschen zu verbinden.
Größere Reichweite
Durch den Abbau geografischer Barrieren bei der Veranstaltungsteilnahme erschließen virtuelle Events ein deutlich größeres Publikum. So hatte beispielsweise Saastr, eine führende Veranstaltung für die Technologiebranche, bei ihrer Konferenz 2019 10.000 Präsenzteilnehmer. Im Jahr 2020 gingen sie virtuell und verzeichneten 50.000+ Event-Teilnehmer aus aller Welt.
Geringere Kosten
Die Produktionskosten für Präsenzveranstaltungen können sehr hoch sein. Raummiete, Catering und Produktionskosten können von Tausenden bis Millionen von Dollar reichen. Durch den Wegfall dieser Gemeinkosten können Event-Organisatoren Geld sparen oder das Budget in andere Bereiche umleiten, beispielsweise um hochkarätigere Speaker zu gewinnen.
Da virtuelle Event-Inhalte voraufgezeichnet sind, können dieselben Inhalte für Schwesterveranstaltungen in anderen Zeitzonen und Regionen wiederverwendet werden, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt, die dann an die Teilnehmer weitergegeben werden und/oder die Rentabilität des Events verbessern können.
Zeitersparnis
Das Virtuelle birgt viele zeitliche Vorteile. Die Anreise von Teilnehmern und Organisatoren sowie verkürzte Produktionsvorlaufzeiten und der reduzierte Aufbauaufwand summieren sich zu erheblichen Zeitersparnissen. Diese Zeitersparnisse können auch als Kostenfaktoren für die Events berücksichtigt werden.
Bessere Daten und Tracking
Online-Events bieten einzigartige Möglichkeiten zur Generierung von First-Party-Daten durch Registrierungen und das Engagement der Teilnehmer während des Events und über Social Media. Einige Event-Plattformen liefern detaillierte Einblicke in das Engagement und die Zufriedenheit der Teilnehmer und ermöglichen es den Organisatoren, diese Informationen zu nutzen, um Erlebnisse zu iterieren und zu verbessern.
Erfolgsmethoden für virtuelle Events
Es gibt eine Reihe von Erfolgsmethoden, die bei der Organisation virtueller Events verfolgt werden sollten:
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Technologie an die Strategie anpassen
Für virtuelle Events gibt es eine breite Palette an nutzbaren Plattformen. Von kostenlosen Diensten wie YouTube und Social-Streaming auf Facebook oder Instagram Live bis hin zu privateren Plattformen wie Zoom – der Host Ihres Events kann erheblichen Einfluss auf seine Ergebnisse haben.
Zudem sollte die Plattform, die Sie für Ihr Event nutzen, mit der Position Ihrer Veranstaltung im Marketing-Funnel übereinstimmen. Für ein Top-of-Funnel-Event zur Markenbekanntheit kann eine offene und kostenlose Plattform wie Facebook Live effektiv und einladend sein. -
Proben priorisieren
Aufgrund der geringen Hürden bei der Organisation virtueller Events (d. h. Technologie und Aufbau lassen sich relativ einfach umsetzen) überspringen viele Organisatoren häufig Proben und bringen Risiken in ihren Event-Planungsprozess. Viele der erfolgreichsten Veranstalter und Plattformen für virtuelle Events empfehlen ausgiebige Proben im Voraus. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Risiken von Live-Präsentationen ganz zu vermeiden und Sessions vorab aufzuzeichnen. -
In Audio-Visual (AV) investieren
Es gibt gute Gründe, in hochwertige AV-Ausstattung zu investieren und sogar eine Produktionsagentur zu engagieren, um die Qualität der Events zu gewährleisten. Zu dieser Ausstattung gehören Beleuchtung, Mikrofone, Green Screens, Kameras und Bildschirme. All diese Elemente tragen zur Qualität des Erlebnisses bei.
Ein hervorragendes Beispiel für hochwertige Produktion stammt von einem virtuellen Event von Anthony Robbins namens Unleash the Power Within, bei dem er ein maßgeschneidertes Studio mit Hunderten von Bildschirmen nutzte, um sein Publikum zu begeistern. -
Präzise Messstrategie vorab festlegen
Eine der drängendsten Herausforderungen bei virtuellen Events war der Zugang zu Daten zur Erfolgsmessung. Engagement-Metriken wie Registrierungen und Teilnahme sind nützlich, zeigen aber nicht die tatsächliche Wirkung.
Viele Marken setzen auf Metriken wie den Net Promoter Score (NPS) und die Markenkonversion als Frühindikatoren für den Erfolg und blicken weiter unten im Funnel auf Kaufabsicht und Umsatzwirkung. Es ist unerlässlich, dass Sie Ihre Ziele festlegen und einen Messansatz etablieren, bevor Sie ein virtuelles Event durchführen. -
Multisensorisch gestalten
Ein multisensorischer Ansatz bei virtuellen Events macht diese wirkungsvoller und einprägsamer. Um multisensorisch zu sein, sollte das Event mindestens drei Sinne ansprechen. Sehen und Hören sind bei virtuellen Events standardmäßig abgedeckt, aber um wirklich multisensorisch zu sein, müssen Marken kreativ mit den anderen Sinnen umgehen.
Eine gängige Taktik besteht darin, sicherzustellen, dass die Teilnehmer während der Veranstaltung physische Produkte in den Händen halten. Zum Beispiel hat Olive and June ein Mani Bootcamp durchgeführt, das eine „Everything Box“ mit allem anbot, was man für eine Maniküre zu Hause benötigt. Diese Art von multisensorischen Experiential-Marketing-Kampagnen haben mehr Wirkung als Events, die nur einen einzigen Kanal erkunden. -
Nachbereitung nach dem Event
Ein häufiger Fehler von Veranstaltern virtueller Events ist, nicht über das Datum des Events selbst hinauszudenken. Clevere Marketer nutzen Inhalte aus virtuellen Konferenzen nach dem Event weiter und verwandeln Event-Sessions in eigenständige Videoinhalte, Blogbeiträge, Podcasts und E-Mail-Marketing-Material.
Menschen, die an dem Event teilgenommen haben, sollten Follow-up-Marketing erhalten, das auf dem Event-Erlebnis aufbaut, und Registrierte, die nicht erschienen sind, können mit Highlights aus dem Event angesprochen und ermutigt werden, mit den Post-Event-Inhalten zu interagieren.
Fallstricke bei virtuellen Events
Es gibt einige Herausforderungen und Fallstricke im Zusammenhang mit virtuellen Events, die es zu beachten gilt.
Zoom-Müdigkeit
Stundenlang vor einem Computer zu sitzen ist zermürbend. Die als „Zoom-Müdigkeit“ bekannte mentale und körperliche Erschöpfung durch endlose Videochats wird durch mehrere Faktoren verursacht – von Multitasking während Meetings bis hin zu Ablenkungen durch die Familie beim Homeoffice.
Technologieauswahl
Die Bandbreite der auf dem Markt verfügbaren Plattformen ist überwältigend. Beim Einstieg ist es oft am besten, für das erste Event eine der beliebtesten oder kostengünstigsten Optionen zu wählen und dann mit mehreren Anbietern zu sprechen, bevor man skaliert.
AV-Kosten und Remote-Studios
Einen hohen Produktionswert sicherzustellen kann kostspielig sein. Als Einstieg empfiehlt es sich als Erfolgsmethode, sich für Events zu entscheiden, die keinen hohen Produktionswert erfordern, wie z. B. Kurse. Aber wenn ein höherer Produktionswert erforderlich ist, werden eine Internet-Suche viele Agenturpartner aufzeigen, die virtuelle Events unterstützen können.
Teilnahmequoten/Abbruch
Ein häufiges Problem bei virtuellen Events sind niedrige Teilnahmequoten beim Live-Erlebnis. Es ist üblich, dass 75 % der Angemeldeten nicht zum Live-Event erscheinen. Dies kann durch die Erhebung einer Gebühr für das Event überwunden und durch das Angebot aufgezeichneter Inhalte auf Abruf danach gemindert werden.
Beispiele und Anwendungsfälle für virtuelle Events
Kochkurse und geführte Verkostungen erweisen sich als sehr beliebt. Ein Beispiel dafür war zum Cinco de Mayo, bei dem Mario Lopez mit Uber Eats und Chipotle zusammenarbeitete, um zu zeigen, wie man einige seiner Lieblingsrezepte zum Cinco de Mayo zubereitet. Dies bot den Menschen die Möglichkeit, eine Feiertagstradition im eigenen Zuhause zu genießen und dabei neue Tipps und Tricks von einem Prominenten zu lernen.
Ein weiterer beliebter Anwendungsfall sind Online-Konzerte. Budweiser veranstaltete ein Konzert mit den Black Eyed Peas auf YouTube Live.
Schließlich launchte BMW anstelle einer Motorshow sein i4-Modell per Live-Stream.
Weitere Anwendungsfälle für virtuelle Events finden Sie in dieser Liste mit 50 Ideen für virtuelle Events.
Virtuelle Events und Experimentieren
Das aktuelle Geschäftsumfeld erfordert von Unternehmen schnelles Handeln und Innovation. Dazu ist es entscheidend, Ihre Erlebnisse als Experimente zu behandeln, um die Entscheidungsfindung zu reduzieren und den Fortschritt zu beschleunigen.
Experimentieren kann genutzt werden, um neue Event-Konzepte zu entwickeln oder auf jeden Teil des Event-Lebenszyklus angewendet werden. Wichtige Testbereiche können Landing Pages für virtuelle Events, Anmeldeformulare, Event-E-Mails und Event-Technologie umfassen.
