Was ist digitales Content Management?
Digitales Content Management (DCM) ist eine Reihe von Prozessen, die Unternehmen dabei helfen, die Produktion, Zuteilung und Verteilung digitaler Inhalte zu optimieren.
Effizientes Management des digitalen Inhalts eines Unternehmens ist für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb unerlässlich. Sie und Ihre Teammitglieder sollten DCM ungefähr wie einen Superhelden-Bibliothekar betrachten, der Ihr digitales Kapital verwaltet und schützt. 🦸
Was ist digitaler Inhalt und wie kann er verwaltet werden?
Es gibt zwei generische Arten von digitalen Content-Management-Systemen, aus denen Sie heute wählen können: Digital Asset Management (DAM)-Systeme und Content-Management-Systeme (CMS).
Digital Asset Management-Systeme
Interner digitaler Inhalt muss organisiert und indiziert werden, um effiziente Geschäftsabläufe zu unterstützen. Er muss auch sicher sein.
DAM-Systeme werden häufig für das interne digitale Datenmanagement eingesetzt, insbesondere für die Verwaltung von Inhalten in ihren reinsten Formen – Blaupausen, Rohvideos, Audiodateien, Entwürfe.
Hier sind einige Beispiele für die verschiedenen Arten von Inhalten, für die digitale Content- oder DAM-Systeme eingesetzt werden:
- HR-Dateien und Marken-Vorlagen
- Geschäftsverträge und Präsentationen
- Schulungshandbücher und -videos für Mitarbeiter
- Rohe Forschungsdaten
- Proprietäre Designdateien
Sehen Sie sich unsere kurze Demo von Optimizely Digital Asset Management an, um es in Aktion zu erleben.
Digitale Content-Management-Systeme (CMS)
Content-Management-Systeme werden allgemein eingesetzt, um externe, öffentlich zugängliche Inhalte zu steuern (z. B. Website-, Social-Media- und Mobile-App-Assets). Sie sind vielleicht bereits mit mehreren Content-Management-Systemen vertraut, ohne es zu wissen – z. B. ist WordPress ein CMS, das über 43 % aller Websites aufbaut.
CMS sind sehr effizient bei der Organisation digitaler Assets für die öffentliche Freigabe – jetzt oder in der Zukunft. CMS-Inhalte umfassen typischerweise digitale Assets im Zusammenhang mit Marketing-Teams, Vertrieb und Kundensupport.
Öffentlich zugängliche digitale Medien oder Inhalte, die typischerweise in einem CMS zu finden sind, umfassen:
- Produktinformationen
- Fotos und Videos
- Social-Media-Inhalte
- Blogs, eBooks, White Papers
- Website-Assets
Ein CMS kann auch interne Inhalte verwalten. Viele Unternehmens-Intranets werden mit einem CMS statt einem DAM gestaltet.
Die Prozesse hinter dem digitalen Content Management
Digitales Content Management ist mehr als eine Softwarelösung; es ist ein Zyklus automatisierter Prozesse zur Unterstützung des Multimedia- und Dokumentenmanagements. Die Software, die Sie für die Verwaltung Ihres digitalen Inhalts wählen, erleichtert lediglich die Effizienz dieses Zyklus.
Verschiedene Modelle wurden von Forschern und Unternehmen entwickelt, um den Zyklus des digitalen Content Managements zu beschreiben. Alle verlaufen parallel zum Content Lifecycle, mit leichten Abweichungen.
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Digitalen Inhalt importieren oder erstellen
Digitaler Inhalt beginnt mit der Erstellung. Der Content Manager erstellt entweder Inhalte oder erwirbt sie. Unabhängig davon beginnt der digitale Content-Management-Prozess , wenn der Inhalt zum ersten Mal instanziiert und in der Datenbank des Verwaltungssystems gespeichert wird.
Sie können Inhalte anhand einer Vielzahl von Attributen klassifizieren, die später eine Rolle spielen werden. Es ist eine gute Praxis, bestimmte Namenskonventionen und Inhaltserstellungsprotokolle einzurichten, bevor Sie mit dem Importieren oder Erstellen neuer digitaler Assets beginnen. -
Nutzer und Rollen identifizieren
Wer werden Ihre verschiedenen Inhaltserstellungs-Nutzer sein – sowohl intern als auch auf der öffentlichen Seite?
Digitales Content Management ist immer ein kollaborativer Prozess, bei dem Menschen während des gesamten Lebenszyklus mit dem Inhalt interagieren – vom Videografen bis zum Video-Streamer.
Die besten digitalen CMS-Lösungen ermöglichen alle fünf Nutzerrollen: -
Content Creator und Content-Marketing-Manager:
Verantwortlich für das Erstellen, Importieren und Bearbeiten von digitalem Inhalt. -
Redakteure:
Nicht für den Rohschnitt zuständig, sondern für die Überwachung der Botschaft und des Bereitstellungsstils, um unterschiedliche Bedürfnisse verschiedener Inhaltsverbraucher zu erfüllen (z. B. Übersetzung, Lokalisierung). -
Publisher:
Bestimmt, wann und an wen der Inhalt zur Nutzung freigegeben wird. -
Administratoren:
Verwaltet Nutzer, Gruppen, Rollen und Zugriff auf digitale Inhalte. Der Gatekeeper aller digitalen Inhalte oder in vielen Fällen bestimmter Bereiche digitaler Inhalte (z. B. Videos, Blogs, Bilder). -
Verbraucher:
Die Person, die den digitalen Inhalt konsumiert, sobald er geteilt wurde. Dies ist typischerweise jemand von außerhalb des Unternehmens – eine Online-Website im E-Commerce-Bereich oder ein App-Nutzer. Es kann auch ein Mitarbeiter sein, wenn das System für die Verwaltung interner digitaler Inhalte eingerichtet ist. -
Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen
Administratoren können Gruppen erstellen, um Nutzern, die dieselben Aufgaben überwachen, Berechtigungen zu erteilen. Rollen werden Nutzern zugewiesen, um sicherzustellen, dass digitaler Inhalt während seines gesamten Lebenszyklus verwaltet wird. Inhaltliche Verantwortlichkeiten müssen für Nutzer in verschiedenen Rollen umrissen werden, um die Datenintegrität und -sicherheit zu gewährleisten. -
Workflow-Prozesse definieren
Content-Management wird in dieser Phase zu Projektmanagement. Workflows werden mithilfe eines CMS oder DAM automatisiert. Die Prozesse für die Verwaltung, Nachverfolgung und Erleichterung digitaler Inhalte müssen jedoch umrissen werden. Verschiedene CMS können für die Projektüberwachung eingerichtet werden. -
Versionsverfolgung und -management
Digitaler Inhalt durchläuft fast immer einen iterativen Entwicklungsprozess. Versionsverfolgung und das Management von Inhaltsänderungen sind kritische Teile des Content-Managements. CMS und DAM sollten dies standardmäßig tun. Vergessen Sie nicht, ein System zur Verfolgung von Änderungen einzurichten, wenn Sie Ihr eigenes CMS von Grund auf aufbauen. -
Veröffentlichen, um Zugang zu ermöglichen
Der Publisher muss veröffentlichen können, sobald der digitale Inhalt bereit ist, der Welt – oder Ihrem Unternehmen – zur Verfügung gestellt zu werden. Veröffentlichung ist die ultimative Phase der generischen Inhaltsproduktion. Heutzutage jedoch verlangen Kunden und Website-Besucher Personalisierung. -
Inhalt basierend auf dem Nutzer personalisieren
Kundenreisen und Personalisierung digitaler Inhalte werden immer wichtiger, um Kunden zu gewinnen und Markentreue aufzubauen. Die besten CMS erlauben es Ihnen, anzupassen und zu personalisieren, welche Inhalte verschiedene Nutzer sehen. Wissen Sie zum Beispiel, dass der Besucher ein Mann ist, der Gleitschirmfliegen mag? Sie können Ihr CMS ein Headerbild aus allen Bildern in Ihrer Datenbank mit blauem Himmel auswählen lassen. -
Digitalen Inhalt archivieren oder löschen
Die Möglichkeit, alte Inhalte zu archivieren, ist entscheidend. Es spart Datenspeicherplatz und macht die CMS- und DAM-Verarbeitung effizienter. Manchmal möchten Sie möglicherweise Inhalte löschen – oft aus Gründen, die am besten unerwähnt bleiben (z. B. Urheberrechtsverletzung, negative Reaktionen in sozialen Medien auf ein Video). Jedes digitale Content-Management-System muss in der Lage sein, beides zu tun.
Serverbasiertes vs. cloudbasiertes digitales Content Management
Digitales Content Management ist ein Muss für jedes Unternehmen, das Inhalte im Web, in sozialen Medien oder in Form von Mobile Apps bereitstellt. Content-Management-Systeme laufen auf zwei verschiedenen Installationstypen, und die von Ihnen gewählte Installation beeinflusst, wie viel digitalen Inhalt Sie effizient bereitstellen können.
On-Premises-Installationen laufen auf Servern – entweder vor Ort im Unternehmen oder über einen Hosting-Anbieter. Der Speicherplatz und die Effizienz dieser Verwaltungssysteme ist durch die Qualität der Serversoftware begrenzt und von ihr abhängig.
Cloudbasierte CMS-Dienste bieten erstaunlich schnelle Verarbeitung, können bei Bedarf skaliert werden und sind widerstandsfähig gegen Stromausfälle und andere Server-Alpträume. Dies kann das digitale Marketing-Erlebnis verbessern, und wie wir immer sagen: Je besser das Erlebnis der Vermarkter, desto besser das Kundenerlebnis. Es strahlt alles durch.
Das richtige digitale Content-Management-System für Sie auswählen
Stellen Sie sicher, dass Sie überlegen, welche Installation für Sie am effizientesten und kosteneffektivsten ist, bevor Sie sich für das digitale Content-Management-System entscheiden.
Um Ihre Entscheidung zu erleichtern, schauen Sie sich unseren Leitfaden an, wie man ein CMS auswählt.
