Hva er digital innholdsadministrasjon?
Digital innholdsadministrasjon (DCM) er et sett med prosesser som gjør det mulig for bedrifter å effektivisere produksjon, tildeling og distribusjon av digitalt innhold.
Effektiv administrasjon av et selskaps digitale innhold er avgjørende for vellykket forretningsdrift. Du og teammedlemmene dine bør tenke på DCM litt som en superhelts bibliotekar som administrerer og beskytter din digitale kapital. 🦸
Hva er digitalt innhold og hvordan kan det administreres?
Det finnes to generiske typer systemer for digital innholdsadministrasjon å velge mellom i dag: Digital Asset Management (DAM)-systemer og innholdsadministrasjonssystemer (CMS).
Digital Asset Management-systemer
Internt digitalt innhold må organiseres og indekseres for å bidra til effektiv forretningsdrift. Det må også være sikkert.
DAM-systemer brukes ofte til intern digital dataadministrasjon, særlig for å administrere innhold i sine reneste former – tegninger, råvideo, lydfiler, utkast.
Her er noen eksempler på de ulike typene innhold som digitale innholds- eller DAM-systemer brukes til:
- HR-filer og merkevare-maler
- Forretningskontrakter og presentasjoner
- Opplæringsmanualer og -videoer for ansatte
- Råforskningsdata
- Proprietære designfiler
Sjekk ut vår raske demo av Optimizely Digital Asset Management for å se det i aksjon.
Digitale innholdsadministrasjonssystemer (CMS)
Innholdsadministrasjonssystemer brukes allment for å kontrollere eksternt, offentlig vendt innhold (f.eks. nettsted-, sosiale medier- og mobilapp-ressurser). Du er kanskje kjent med flere innholdsadministrasjonssystemer allerede uten å være klar over det – f.eks. er WordPress et CMS som bygger over 43 % av alle nettsteder.
CMS er svært effektive til å organisere digitale ressurser for offentlig deling – nå eller i fremtiden. CMS-innhold inkluderer typisk digitale ressurser relatert til markedsføringsteam, salg og kundestøtte.
Offentlig vendt digitalt media eller innhold som typisk finnes i et CMS inkluderer:
- Produktinformasjon
- Bilder og videoer
- Innhold i sosiale medier
- Blogger, e-bøker, hvitbøker
- Nettstedressurser
Et CMS kan også administrere internt innhold. Mange bedriftsintranett er utformet ved hjelp av et CMS i stedet for et DAM.
Prosessene bak digital innholdsadministrasjon
Digital innholdsadministrasjon er mer enn en programvareløsning; det er en syklus av automatiserte prosesser for å hjelpe med multimedia- og dokumentadministrasjon. Programvaren du velger for å administrere ditt digitale innhold, tilrettelegger kun for effektiviteten i denne syklusen.
Ulike modeller har blitt utviklet av forskere og selskaper for å beskrive syklusen for digital innholdsadministrasjon. Alle parallelliserer innholdslivssyklusen, med liten variasjon.
-
Importer eller opprett digitalt innhold
Digitalt innhold starter med opprettelse. Innholdsforvalteren enten oppretter innhold eller anskaffer det. Uansett begynner prosessen for digital innholdsadministrasjon når innholdet først instansieres og lagres i administrasjonssystemets database.
Du kan klassifisere innhold basert på en rekke attributter som vil komme i spill senere. Det er god praksis å sette opp visse navnekonvensjoner og protokoller for innholdsproduksjon før du begynner å importere eller opprette nye digitale ressurser. -
Identifiser brukere og roller
Hvem vil være de ulike brukerne av innholdsproduksjon – både internt og på den offentlige siden?
Digital innholdsadministrasjon er alltid en samarbeidsprosess, med folk som interagerer med innholdet gjennom hele dets livssyklus – fra videograf til videostrømmer.
De beste digitale CMS-løsningene styrker alle fem brukerrollene: -
Innholdsskapere og content marketing-ledere:
Ansvarlig for å opprette, importere og redigere digitalt innhold. -
Redaktører:
Ikke ansvarlig for råklipping, men overvåker budskapet og leveringsstilen for å møte ulike behov for ulike innholdsforbrukere (f.eks. oversettelse, lokalisering). -
Utgivere:
Bestemmer når og til hvem innholdet skal frigis for bruk. -
Administratorer:
Administrerer brukere, grupper, roller og tilgang til digitalt innhold. Portvakt for alt digitalt innhold, eller i mange tilfeller, bestemte områder av digitalt innhold (f.eks. videoer, blogger, bilder). -
Forbrukere:
Personen som konsumerer det digitale innholdet når det er delt. Dette er typisk noen fra utenfor selskapet – et nettsted i e-handelsbransjen eller en appbruker. Det kan også være en ansatt når systemet er satt opp for å administrere internt digitalt innhold. -
Tildel roller og ansvar
Administratorer kan opprette grupper for å gi tillatelser til brukere som overvåker de samme oppgavene. Roller vil bli tildelt brukere for å sikre at digitalt innhold administreres gjennom hele livssyklusen. Innholdsansvar må beskrives for brukere i ulike roller for å sikre dataintegritet og -sikkerhet. -
Definer arbeidsflytprosesser
Innholdsadministrasjon blir prosjektledelse i denne fasen. Arbeidsflyt vil bli automatisert ved hjelp av et CMS eller DAM. Prosessene for å administrere, følge og tilrettelegge digitalt innhold må imidlertid beskrives. Ulike CMS kan settes opp for prosjektovervåking. -
Versjonssporing og -administrasjon
Digitalt innhold går nesten alltid gjennom en iterativ utviklingsprosess. Versjonssporing og administrasjon av innholdsendringer er kritiske deler av innholdsadministrasjon. CMS-er og DAM-er bør gjøre dette som standard. Ikke glem å sette opp et system for sporing av endringer hvis du bygger ditt eget CMS fra bunnen av. -
Publiser for å gi tilgang
Utgiveren må kunne publisere når digitalt innhold er klart for deling med verden – eller selskapet ditt. Publisering er den ultimate fasen av generisk innholdsproduksjon. I disse dager ønsker imidlertid kunder og nettstedbesøkende personalisering. -
Personaliser innhold basert på bruker
Kundereiser og personalisering av digitalt innhold blir viktigere enn noen gang for å rekruttere kunder og bygge merkevaretroskap. De beste CMS-ene vil la deg tilpasse og personalisere hvilket innhold ulike brukere ser. Vet du for eksempel at besøkende er en mann som er interessert i hanggliding? Du kan ha CMS-et velge et headerbilde fra alle bildene i databasen din med blå himmel i dem. -
Arkiver eller slett digitalt innhold
Muligheten til å arkivere gammelt innhold er nøkkelen. Det sparer på dataplass og gjør CMS- og DAM-behandling mer effektivt. Noen ganger vil du kanskje slette innhold – ofte av grunner som er best å la forbli ustoppede (f.eks. brudd på opphavsrett, negativ reaksjon i sosiale medier på en video). Ethvert digitalt innholdsadministrasjonssystem må kunne gjøre begge disse tingene.
Serverbasert vs. skybasert digital innholdsadministrasjon
Digital innholdsadministrasjon er et must for alle selskaper som leverer innhold på nettet, i sosiale medier eller i mobilappform. Innholdsadministrasjonssystemer kjører på to ulike installasjonstyper, og installasjonen du velger vil påvirke hvor mye digitalt innhold du effektivt kan levere.
On-premises-installasjoner kjøres fra servere – enten lokalt i selskapet eller via en hostingleverandør. Plassen og effektiviteten til disse administrasjonssystemene er begrenset av og avhengig av kvaliteten på serversoftware.
Skybaserte CMS-tjenester tilbyr utrolig rask behandling, kan skaleres opp ved behov og er motstandsdyktige mot strømbrudd og andre serverrelaterte problemer. Dette kan forbedre den digitale markedsføringsopplevelsen, og som vi alltid sier: Jo bedre markedsførerens opplevelse, jo bedre kundeopplevelse. Det stråler gjennom alt.
Velge riktig digitalt innholdsadministrasjonssystem for deg
Pass på å vurdere hvilken installasjon som vil være mest effektiv og kostnadseffektiv for deg før du bestemmer deg for det digitale innholdsadministrasjonssystemet du vil bruke.
For å hjelpe din beslutning, sjekk ut vår guide om hvordan du velger et CMS.
